"Учет клиентов": полезная программа для бизнеса

Автор: Артем Левичев
Опубликовано: 17.12.2013
Источник: SoftKey.info

Возможность самостоятельного гибкого управления базой данных – вот только один из плюсов проектов от "Простого софта". Мы можем не только добавлять поля к таблицам или создавать выпадающие списки, но и создавать абсолютно новые ветки и генерировать из них офисные документы. В БД можно хранить картинки и ссылки. Мы можем фильтровать и сортировать их по любому удобному нам полю, экспортировать информацию в Excel, Word или формат HTML. Пользователя не зажимают в узкие рамки. Поэтому программа "Учет клиентов" на деле подойдет практически любому бизнесу. И это только начало!

Установка

Системные требования у утилиты, как и ожидалось, крайне невысокие. Ей нужен процессор с частотой от 400 МГц, 12 Мб пространства на жестком диске, оперативная память на 128 Мб, локальная сеть для многопользовательской работы, а также ОС Windows (информация взята из самого "Учета клиентов", на Softkey.ru отображаются другие данные). К сожалению, другие операционные системы программой не поддерживаются. Файл установки весит 8,43 Мб, так что скачать его – дело пары секунд. Инсталляция проходит довольно типично: мы вводим имя пользователя и своей организации, в довольно стареньком меню выбираем подходящую папку, жмем "Далее" и замираем на пару секунд.

Возможности выбирать, помещать ли ярлыки на рабочий стол и в папку "Пуск", в программе не предусмотрено (и туда, и туда они ставятся по умолчанию). Язык установки – только один, русский. Программа, очевидно, предназначена только для российских пользователей. Еще немного жаль, что "Учет клиентов" не любит локальные сети, построенные на базе Wi-Fi. Утилита предупреждает, что в этом случае работа программы в многопользовательском режиме может оказаться замедленной.

Интерфейс

Дизайн главного окна и основных меню в "Учете клиентов" выглядит не слишком современно: здесь всё квадратное, подчеркнуто отделенное друг от друга, с множеством кнопок и иконок. Почти все новые программы предпочитают "веб-сайтовый" стиль, следуя по пути популярных интернет-ресурсов, добившихся максимального взаимодействия с пользователем. Они, как могут, стараются уменьшить количество кликов, необходимых для произведения любой операции. Однако фирма "Простой софт" сознательно идет по другому пути – по тому, который выбрала компания "1С". Она делает так, чтобы, используя утилиту, оператор испытывал знакомые чувства. На широкий круг людей программа не ориентирована, но зато она должна быть понятна для тех, кто уже долгое время задействован в сфере торговли.

Различных таблиц и вкладок здесь очень-очень много. Десятки. Утилита позволяет создать очень подробную базу данных по любым операциям вашего предприятия. Сделки, документы, договоры, контакты, прошедшие и еще только намечающиеся события, расходы и доходы, баланс, сотрудники, клиенты, продукты, прайс-листы, счета, заказы, города, в которых вы работаете... Причем в каждой из таблиц есть десятки уже созданных колонок, которые только остается заполнить. Название – обманчиво: "Учет клиентов" на деле умеет гораздо больше, чем может показаться в начале.

Но главная вкладка, на которую все завязано, – это, конечно, все-таки "Клиенты". Она, как и "Сделки", состоит из четырех полей. В центре находится большая таблица со списком наших покупателей, партнеров, производителей или поставщиков. Там указываются их телефоны, адрес, электронная почта, сайт, статус, факс, город, почтовый адрес и любая другая информация, которая может вам потребоваться. Есть здесь и место для комментария, где ваш сотрудник может указать что-нибудь важное о данной фирме или о человеке.

Если мы нажимаем на какого-нибудь клиента, снизу мы можем пролистать все данные о нем, присутствующие в соседних таблицах. Здесь, например, отображаются имя, дата рождения и контактный телефон директора этой фирмы или того лица, с которым вы находитесь в контакте. Или информация о последних сделках (их сумме, статусе, скидках, времени закрытия и так далее). Подобные данные нельзя недооценить: ваши сотрудники больше никогда не будут путаться в том, какие условия вы предлагаете для каких предприятий. И даже если с фирмой вы сотрудничали несколько лет назад, вы моментально увидите, стоит ли связываться с ней еще раз.

Для того чтобы отобразить только необходимые вам записи, можно использовать фильтры: для них тут в главном окне предусмотрено место повыше таблицы. Гибкие и мощные фильтры – одна из сильных сторон утилиты: мы можем парой кликов мышки буквально написать программный код, делающий нужную нам выборку. Сложной такая система кажется только на первый взгляд: мы выбираем имя поля, условие ("больше", "меньше", "содержит", "равно"...) и значение, подходящее к этому условию. Причем, если нужно, таких полей и условий друг за другом можно добавить неограниченно много, делая выборку все более и более узкой (новые условия будут добавляться через приставку "и" или "или"). Для крупных предприятий, сотрудничающих с тысячами различных фирм, такой инструмент фильтрации окажется очень полезным.

Ненужные поля могут стираться, а их названия при необходимости легко меняются. Таким образом, "Учет клиентов" можно заточить строго под специфику вашего бизнеса. А слева здесь же, в главном окне, отображается список ваших сотрудников. Благодаря этому можно увидеть, кто с кем работал и кто какие сделки заключил. Этот список позволяет даже оценить эффективность людей в вашей команде: один клик – и вам видно, на кого пришлись самые прибыльные договоры, отношения с какими клиентами сейчас стали прохладными, какой работник принес меньше всего доходов и так далее. Сотрудники могут разбиваться по дереву в зависимости от их должностей, так что информация всегда будет доступной и актуальной.

Размеры любых полей меняются, само окно сжимается и разжимается, все узнаваемые элементы (в частности – кнопки для импорта, экспорта, обновления, перелистывания и фильтрации, что находятся сверху) остаются на своих местах. Потому интерфейс оказывается очень удобным, несмотря на всю его визуальную сложность и загруженность, как кажется поначалу. Очень приятны и маленькие нюансы, сделанные "Простым софтом" для нашего удобства, к примеру возможность добавлять фотографии сотрудников в специальные поля или возможность создавать напоминания определенным работникам на конкретную дату и время. Да что там, даже интернет- или SMS-рассылку среди своей компании или своих покупателей с "Учетом клиентов" можно организовать в один клик! Достаточно зайти в меню "Сервис", выбрать соответствующий пункт и написать сообщение.

Также стоит отметить очень понятную и подробную инструкцию, в которой рассказываются детали о работе с каждой таблицей и пунктом меню. Утилита, конечно, простая, и самостоятельно в ней можно разобраться буквально за пару часов, но какую-нибудь маленькую полезную деталь вы, как ни крути, явно упустите: функций здесь все-таки очень много и присутствие некоторых из них в такой утилите даже не заподозришь.

Получить подробные отчеты в письменном или электронном виде с данной программой тоже очень незатруднительно. Достаточно зайти в соответствующее меню и выбрать, что именно вам нужно: прайс-лист, баланс клиентов, сделки ваших менеджеров, продажи по сотрудникам за год, расходы, продажи и прибыль, контакты по различным компаниям и так далее. Можно добавлять в отчеты графики и таблицы, использовать файлы шаблонов. В отдельных местах можно даже писать SQL-выражения, так что, если у вас есть опытные специалисты, создавать наглядные отчеты им будет еще проще.

В целом в интерфейсе утилиты сложно найти недостатки. Сколько бы я с ней ни работал, никаких проблем не возникает. Обращаться с программой, несмотря на огромное количество встроенных в нее функций, оказывается достаточно удобно. Особенно радует то, что она подходит как для неопытных, так и для продвинутых пользователей. Первые смогут быстро научиться работать благодаря подробным подсказкам, а вторые – сразу начнут создавать детальные таблицы и формировать отчеты в три клика, корректируя код SQL и в автоматическом порядке связывая информацию между собой.

Работа

Взаимодействие с программой строится по довольно типичному сценарию: вы (или ваши сотрудники) время от времени заносите данные в соответствующие поля таблиц. Если у вас есть локальная сеть, делается это, разумеется, на сервере. Когда вам надо отследить, какие договора были проведены или с какими продавцами удалось договориться, вы просто заглядываете в соответствующую строку. Время от времени вы можете в пару кликов создавать понятные отчеты, которые будет полезно распечатать и рассмотреть вдалеке от компьютера, на свежую голову. Ну и если вам понадобится контакт какого-то клиента или работника, с помощью данной утилиты его можно будет найти в три секунды. Времени на работу с программой тратится очень немного (максимум пара минут в день от каждого вашего менеджера), а пользы она потенциально может принести огромное количество. Все-таки информация – это деньги.

С "Учетом клиентов" вы можете вести учет заявок, контактных данных сотрудников, партнеров, продавцов и поставщиков. Сводить воедино данные о договорах, заказах, финансовых операциях. Данная программа помогает вам осуществлять контроль за финансовыми операциями вашего предприятия, она формирует отчеты и документы. С ней можно анализировать эффективность работы ваших менеджеров, узнавать, какой из работников выполняет больше или меньше других. Начисление справедливых зарплат, а также анализ и увеличение эффективности маркетинговой политики с такой утилитой становятся немного проще. Для фирм, работающих по принципу сети, подобный вариант для сбора всей полезной информации является просто необходимым. В современном мире просто стыдно записывать добытые сведения на бумажку или в файлик Excel, когда рядом есть настолько мощные инструменты.

Причем, если нужно, данные в "Учет клиентов" можно импортировать из документа Excel, XML или CSV, так что вопрос перехода просто не стоит. Настройки при импорте также достаточно широкие: можно выбрать параметры таблицы, которую к вам будет заносить, определить ее тип, выбрать вариант заполнения значений в ячейках, скоординировать поля между собой...

Возможность создания SMS- или E-mail-рассылки присутствует и в EasyClients, однако возможных настроек в "Учете клиентов" опять-таки больше. Структура базы данных тут также более гибкая: сортировать одновременно по нескольким полям (вплоть до трех!), группировать, отбирать данные можно по десяткам критериев. А еще настраивать ограничения прав доступа можно по конкретным записям или полям. Для большой фирмы это будет актуально. Причем настроить панели инструментов и окна меню можно будет отдельно для каждого пользователя, несмотря на то что все они будут работать с одной базой данных.

Дублированные записи, содержащие аналогичные значения во всех своих полях, могут автоматически удаляться. Необходимые записи можно помечать в качестве избранного, тогда они станут заметны в таблице оранжевым (или любым другим, если вы его выберете) цветом. Аналогично устаревшие заметки можно помечать в качестве неинтересных, и тогда их цвет изменится на серый, почти незаметный. Такую операцию можно проводит одновременно с неограниченным количеством записей, удерживая кнопочку Shift. "Учет клиентов" отлично использует возможности клавиатуры.

Таблицы, поля и отдельные записи при необходимости можно экспортировать не только в MS Excel, но и в документ MS Word. Созданные базы данных открываются также и в MS Access. Отчеты можно распечатывать на бумагу нажатием одной кнопки, а поиск по базам оказывается более совершенным, чем внутренние инструменты Windows: тут можно выбирать не только "папки" (таблицы), но и направление, поле или маску-шаблон. Остается только поблагодарить "Простой софт" за то, что фирма смогла сделать обращение с утилитой настолько приятным и при этом оснастить свой продукт таким огромным количеством функций. Сложно даже представить, насколько непростой была задача.

Покупка

Программа стоит достаточно дешево: полная версия продается за три тысячи рублей. Для предприятия такая сумма должна быть не слишком обременительной, особенно если учесть, сколько энергии и сил сотрудников сможет экономить "Учет клиентов" и сколько более разумных и продуманных решений благодаря возможностям этого инструмента сможет принять руководитель.

Ну а если вы не уверены в необходимости приобретения подобной программы, отличной новостью станет то, что с ней можно совершенно бесплатно работать в течение тридцати дней. Демоверсию можно загрузить с сайта Softkey.ru, нажав кнопку "Скачать". Функциональных ограничений у нее не имеется: вы сможете выполнять любые операции. А когда настанет время покупки, выберите один из предложенных способов, после чего скопируйте ключ, пришедший к вам на электронную почту, в поле "Помощь" –> "Ввод лицензионного кода". После этого вы сможете использовать программу неограниченно долго.

Итоги

"Учет клиентов" обладает приятным, продуманным интерфейсом, не глючит и имеет целую массу функций. С такой утилитой приятно работать: видно, сколько труда создатели приложили к ее разработке. Учтены любые возможные пожелания фирмы или ее сотрудников. Программа пригодится и менеджерам, и рабочим, и директорам по развитию. Если самое важное в вашем бизнесе – это отношения с клиентами и партнерами, данный продукт будет очень хорошим подспорьем.