TeamWox для управления компанией. Часть 1

Автор: Марат Давлетханов
Опубликовано: 15.04.2010
Источник: SoftKey.info

Наверное, ни для кого не является секретом тот факт, что использование комплексных систем управления предприятием способно решить множество проблем. В частности, с помощью подобного инструмента можно значительно повысить эффективность протекающих в компании бизнес-процессов, ускорить обмен информацией, обеспечить контроль над работой сотрудников, улучшить обслуживание клиентов и многое, многое другое. По сути, речь идет о выводе управления предприятием на принципиально иной уровень. В результате увеличивается эффективность работы компании в целом и, соответственно, ее прибыльность. К сожалению, многие комплексные системы автоматизации управления очень требовательны к вычислительным ресурсам сервера и рабочих станций, сложны в обслуживании и эксплуатации. Но, к счастью, из любого правила есть исключения. В нашем случае им является система управления предприятием под названием TeamWox. Именно о ней мы с вами, уважаемые читатели, и будем сегодня говорить.

В первую очередь давайте разберем основные принципы работы рассматриваемой системы. Начать нужно с того, что это веб-ориентированный продукт. Это значит, что сама система инсталлируется на сервер корпоративной сети или на какой-то отдельный компьютер. Пользователи же работают с ней с помощью любого браузера. Они просто открывают специальный "сайт", обращаясь к серверу, авторизуются на нем и выполняют те или иные действия. В результате такого подхода у рассматриваемого продукта есть целый ряд преимуществ. Во-первых, это низкие требования к вычислительным ресурсам рабочих станций. По большому счету использование TeamWox мало чем отличается от работы в Интернете. А уж с этой задачей справится любой офисный компьютер. Во-вторых, рассматриваемый продукт очень прост в освоении и эксплуатации. Любой человек, работающий в Интернете (а таких в офисе, согласитесь, большинство), сможет начать использовать TeamWox после минимального обучения. В-третьих, рассматриваемая система удобна тем, что доступ к ней можно организовать не только изнутри корпоративной сети, но и снаружи. А это, в свою очередь, позволяет решать целый ряд задач по удаленному использованию системы управления предприятиям. Они возникают в тех случаях, когда требуется обеспечить работу с информацией сотрудникам, находящимся в командировках, работникам иногородних офисов или отдельных точек продаж и т. п.

Другой особенностью продукта TeamWox является комплексный подход к автоматизации управления предприятием. Это выражается в весьма широком спектре возможностей, охватывающем практически все задачи, с которыми приходится сталкиваться руководству компании. TeamWox - модульная система. В ней реализовано 11 блоков, каждый из которых используется для решения различных задач. Давайте немного подробнее рассмотрим каждый из них и в ходе этого сможем ознакомиться с возможностями рассматриваемого продукта в целом.

Отдел кадров

Данный модуль предназначен для ведения списка сотрудников компании и работы с ним. Нужно отметить, что это не полноценная кадровая система. С ее помощью нельзя создавать приказы, делать тарификацию и выполнять прочие подобные действия. Она предназначена для быстрого и удобного доступа к данным, а также для поддержки других модулей. Принцип работы "Отдела кадров" очень прост. Ответственный сотрудник создает перечень подразделений компании, после чего для каждого из них заполняет список работников. На каждого человека заводится информационная карточка. В ней указываются все его личные данные (дата рождения, адрес и пр.), а также контакты (электронная почта, ICQ, телефон и т. п.). Кроме того, в систему можно загрузить отсканированные копии различных документов сотрудников: паспортов, ИНН, страховых свидетельств, медицинских книжек и т. п. Это позволяет руководителям получать к ним доступ в любой момент по мере необходимости.

Другой очень важной возможностью модуля "Отдел кадров" является учет рабочего времени. Ответственный сотрудник может записывать, кто из сотрудников сколько времени реально отработал. Эта информация суммируется и отображается в удобном виде. Она может использоваться, например, для начисления заработной платы, распределения премиальных выплат, для определения эффективности работы сотрудников разных отделов.

Задания

Название этого модуля говорит само за себя. Он предназначен для назначения заданий сотрудникам и контроля их исполнения. Причем возможности данного модуля выгодно отличаются от примитивного списка дел. Начать нужно с того, что в системе предусмотрено несколько типов заданий. Они могут быть простыми, с контролем (можно указать число, до которого задание должно быть выполнено), с уведомлением, совместными и пр. Причем на каждое задание можно назначать как одного, так и нескольких ответственных лиц (то есть исполнителей).

Процедура ввода задания заслуживает отдельного описания. Во-первых, она осуществляется с помощью визуального редактора, поддерживающего форматирование текста. Пользователь может использовать разные стили и шрифты, таблицы и списки, вставлять картинки и многое другое. Это позволяет создавать наглядные задания с четко выделенными ключевыми моментами, цитатами и пр. Во-вторых, в текст можно вставлять большое количество разнообразных объектов. Это могут быть видеоролики и аудиозаписи, организации и контакты (из числа введенных в базу системы), документы (из модуля "Документооборот"), графики и диаграммы и т. п. В-третьих, к заданию можно прикреплять любые файлы и документы.

Но и это еще не все. В каждом задании можно проводить обсуждение (оно похоже на комментирование записей в блогах). Сотрудники могут оставлять свое мнение и прикреплять к нему документы или любые другие файлы. Такой обмен мыслями, по сути, превращается в совместную работу над заданием. Он удобнее, чем переписка по электронной почте или, например, ICQ. Ведь вся информация по заданию и его выполнению собирается в одном месте, и ее в любой момент можно просмотреть.

Описанные выше возможности делают модуль "Задания" крайне удобным в использовании. Только представьте себе такую ситуацию. Допустим, вам нужно, чтобы юрист связался с клиентом и объяснил, что договор, принятый менеджером, требует доработки. В обычном случае для этого нужно связаться с сотрудником и объяснить ситуацию, потом переслать ему электронный документ и контакты организации, да еще и не забыть проверить, выполнил ли он ваше поручение. Ну а с TeamWox все это делается очень просто. Создаем задание, пишем краткую записку, вставляем контакты клиента, прикрепляем договор и назначаем ответственное лицо. После этого мы в любом момент можем посмотреть, решена наша задача или нет.

Документооборот

Модуль "Документооборот" является еще одним весьма мощным инструментом для автоматизации управления компанией. На первый взгляд он очень прост и представляет собой хранилище, в которое можно записывать любые электронные договоры, акты, приказы, распоряжения и пр. Перечень документов представлен в виде древовидного списка, в котором отображаются все основные параметры с возможностью сортировки по любому из них. Все это обеспечивает весьма удобную работу с модулем. Благодаря нему любой сотрудник может быстро получить доступ к нужному документу, в том числе созданному другими работниками. И ему уже не придется искать отчет, договор или акт по всему серверу или чужим компьютерам.

Однако удобство использования - отнюдь не главное преимущество "Документооборота". Этот модуль примечателен своими возможностями. Во-первых, это касается параметров самих документов. Дело в том, что их достаточно много: название, автор, описание, тип, предназначение, номер, срок действия и др. Это позволяет очень точно описывать хранящиеся в системе документы. Однако два параметра необходимо отметить отдельно. С их помощью можно привязывать документы к определенным ответственным лицам и организациям. И в будущем они отображаются в соответствующих модулях. Это позволяет пользователям, например, быстро просматривать все документы, относящиеся к тому или иному клиенту.

Во-вторых, в "Документообороте" реализована гибкая система распределения прав пользователей. Это очень важный момент, значение которого практически невозможно переоценить. В системе существует четыре уровня прав доступа: доступ запрещен, разрешено чтение, разрешено редактирование и разрешено администрирование. Благодаря им можно четко указать, кто и что может сделать с тем или иным документом.

В-третьих, в модуле "Документооборот" реализована "версионность". Это значит, что система TeamWox позволяет хранить несколько версий одного и того же документа. Это крайне удобная возможность, которая отлично подходит для групповой работы с документами. Например, один сотрудник подготавливает проект договора и загружает его в систему. Второй вносит в него какие-то правки и загружает свой вариант и т. д. В результате получается несколько версий документа, последняя из которых и подписывается руководителем. При этом пользователям доступны все варианты, так что если какие-то изменения оказываются некорректными, всегда можно "откатиться" назад.

Подводим итоги

Сегодня мы рассмотрели всего лишь три модуля системы управления предприятием TeamWox. Однако уже понятно, что этот продукт способен действительно на многое. Он существенно облегчает выполнение целого ряда управленческих задач, делает возможным групповую работу сотрудников, упрощает и ускоряет доступ к различной информации и т. п.