Добро пожаловать в Small Hotel!

Автор: Илья Данилов
Опубликовано: 01.08.2008
Источник: SoftKey.info

Программа Small Hotel от компании "Линксофт" – незаменимый помощник администратора небольшой гостиницы. Она ведет электронный журнал регистраций клиентов, поддерживая базу данных по номерам и постояльцам. На удивление управляться с этой программой достаточно просто, особенно человеку, обладающему минимальными знаниями в компьютерной отрасли.

Перед началом работы надо занести в базу данных номерного фонда все комнаты вашего отеля.

Список комнат

Запись состоит из номера комнаты, количества мест и примечания, в котором вы можете в произвольной форме указать любые особенности, например наличие вида на море.

Ввод данных о комнате

Теперь можно приступить к приему звонков от клиентов, которые, конечно же, будут просить забронировать номер на определенную дату. Например, диалог может выглядеть так:

- Здравствуйте, я хотел бы остановиться в вашей гостинице с 16 по 22 августа, у вас есть свободные одноместные номера?

- Здравствуйте, одну минутку!

Администратор нажимает экранную кнопку "Номерной фонд", изменяет начальную дату на 16.08.2008 и сразу видит диаграмму бронирования с количеством свободных номеров, расписанных на каждый день (начиная с указанной даты плюс тридцать дней).

Номерной фонд

Если отель и вправду небольшой, никаких проблем не возникает – свободный номер можно визуально определить по пустым клеточкам в сетке. Однако если номеров достаточно много и становится сложно ориентироваться, то можно использовать другой способ.

Возвращаемся в основное окно, выбираем команду "Добавить", чтобы ввести данные о новом постояльце. Сразу устанавливаем диапазон дат проживания, а затем нажимаем на кнопку выбора комнаты, опять попадаем на экран "Номерного фонда", однако теперь ошибиться уже невозможно: если конкретная комната в выбранный диапазон дат занята, на экране появится предупреждение.

Предупреждение о том, что номер занят

Как только администратор находит подходящую свободную комнату, он сообщает клиенту условия бронирования и стоимость и, если все стороны пришли к согласию, записывает данные в форму добавления клиента, уже открытую ранее.

Введение записи о клиенте

Каждая запись хранит ФИО клиента и один номер его телефона. Номер комнаты и диапазон дат уже введен, поэтому можно установить состояние в значение "Бронь" и на этом закончить добавление записи. Впрочем, если вы общаетесь с клиентом лицом к лицу, это может быть состояние "Оплачен" или даже "Занято". Ну а если клиент по каким-то причинам решил съехать раньше назначенного срока, то для этого существует состояние "Свободно".

Главное окно программы отображает список постояльцев и имеет несколько вкладок для ускорения поиска.

Главное окно программы

Например, щелкнув по вкладке "Только эта комната", вы получите на экран только тех клиентов, которые останавливались, проживают или будут проживать в одном и том же номере.

Фильтр по комнате

Таким образом, можно, например, переназначить им другие комнаты, если вы затеяли в этом номере капитальный ремонт.

Вкладки "Поиск по ФИО" и "Дата приезда" сортируют список по алфавиту и дате заезда соответственно.

Существует и чуть более сложный, сетевой вариант этой программы: Small Hotel Net. Как можно догадаться из названия, этот вариант работает по сети. Внешне программа очень похожа на Small Hotel, но в номерном фонде кроме номера комнаты и количества мест можно дополнительно указать номер корпуса, а также вид номера ("Стандарт", "Люкс", "Полулюкс" и тому подобное). Cетевой доступ имеет два традиционных уровня привилегий: полный и пользовательский ("шеф" и "сотрудник"). Small Hotel Net способна, кроме всего прочего, формировать отчеты - "Список вынужденных переселенцев" (если в базе пометить клиента как прибывшего по направлению ФМС) и "Список размещенных лиц".

Несмотря на мелкие недочеты (например, если попытаться удалить комнату из номерного фонда, которая числится занятой, то будет выдано предупреждение, но отменить удаление после этого уже невозможно), Small Hotel проста и логична в использовании, элементы управления выполнены достаточно крупно, что повышает удобство использования оператором. Программе определенно еще есть куда совершенствоваться: для начала, например, просится фильтр по числу мест в комнатах, чтобы администратор мог легко получать хронологию бронирования не по всем номерам, а только по двухместным. Да и, кроме количества мест в номере, неплохо было бы иметь возможность добавлять собственные категории – например, "Холодильник", "ТВ". С другой стороны, для небольших отелей с десятком комнат (а именно для них создана эта программа) это выглядит излишним. В любом случае выбор за вами!