StaffLogger - монитор рабочего времени

Автор: Алексей Таченков
Опубликовано: 21.07.2011
Источник: SoftKey.info

Есть такая офисная мудрость – если ты не распланируешь свой день, то его обязательно распланируют за тебя. И, наверное, слава богу, что эта мудрость есть и вполне себе работает, и каждый выбирает себе более удобный режим: планировать или быть распланированным.

О планировании и перепланировании написано и издано много чего хорошего, но вот есть во всем этом один нюансик, часто упускаемый и руководителями, которые координируют и расписывают время своих сотрудников, и самими специалистами, разрывающимися между работой и процедурами тайм-менеджмента.

Между тем об этом самом нюансе писал еще в одной из первых своих книг, кажется, это была книга «Тайм-драйв», гуру российского тайм-менеджмента Глеб Архангельский. А писал он примерно следующее (специально не приводится дословная формулировка, поскольку описанное является переработанным опытом автора статьи). Человеческий мозг устроен таким образом, что ему, во-первых, необходимы исходные данные, для того чтобы хоть что-то планировать и без которых получается не планирование, а, скорее, метод прогнозирования при помощи левой пятки, а во-вторых, если у нас есть поглотители времени (а они есть почти всегда), то при их фиксации, даже если с ними ничего не делать специально, их количество уменьшается. Поглотители времени - это такие отвлечения, которые частенько рушат все наши планы. И правда, ответить в ICQ, посмотреть новости в Интернете, среагировать на телефонный звонок или ответить на устный вопрос от соратника по работе вроде бы не занимает много времени. А вдруг много? И сколько этого «много» на самом деле?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, в книге предлагался метод мониторинга своего времени при помощи простой таблички, в которой человек мог отмечать все дела, которые он делал в течение дня, с фиксацией по минутам (часам), и отдельно галочками все переключения на поглотителе времени. Потом все галочки умножались на некоторое количество минут, например на 3 минуты, и получался бюджет времени, который тратился на поглотителе. Метод забавный, но только вот уж муторный очень. Меня хватило примерно на месяц такого мониторинга; сотрудников, которые тогда работали со мной, и того меньше, хотя много любопытного о себе мы всё-таки узнали.

Однако мысль о нормировании собственного времени и отслеживании реальных затрат, видимо, была не только у нас, поскольку обнаружилось, что существует такая компания, как «Альмеза», которая переложила контроль за временем с хрупких плеч руководителей на плечи аналитического аппарата компьютерного оборудования.

Компания специализируется на разработке программных продуктов для менеджмента в области времени, и одним из ее решений является продукт StaffLogger. Программа - простенькая до ужаса, но при этом нужный функционал, о ручном применении которого писалось выше, реализуется на ура. Другими словами, программа просто учитывает время, которое тратил пользователь компьютера на то или иное приложение, посещение определенных сайтов (я с удивлением обнаружил, что зашкаливающее количество времени у меня уходит на развлекательный ресурс bash.org.ru, на который заглядываешь в течение дня, казалось бы, буквально «на минуточку») и которое компьютер простоял без дела.

На самом деле анализ по сайтам, конечно, можно получить и при помощи специального серверного программного обеспечения, но, во-первых, не у всех оно есть, а во-вторых, чем проще реализовано получение аналитики и чем ее больше (серверное, «файрволовое» ПО вряд ли отслеживает активность программ, а не только посещаемые сайты, на компьютерах пользователей), тем лучше. С простотой же и объемом получения отчетов у StaffLogger полный порядок.

Чем порадовал StaffLogger? Да, собственно, этим самым и порадовал. Отслеживанием и представлением информации о моей активности в течение дня, а затем недели и месяца, в табличном и графическом виде. Графические отчеты наглядны и сразу показывают, кто виноват и что делать, табличные же отчеты можно выгрузить в другое ПО и там с ними провести дополнительные манипуляции, если в этом, конечно, есть необходимость.

Топ-10

Сам StaffLogger ресурсы почти не потребляет, висит незаметно в углу, но в нужный момент его можно вызвать и визуально, в том числе в процентах от общего количества времени, посмотреть, чем был занят человек, работающий за компьютером. Как по приложениям, так и по посещенным сайтам.

Удобно, в том числе, посмотреть и время на простой компьютера, когда никаких действий за ним не производилось. StaffLogger к тому же ранжирует отсутствие активности по нескольким параметрам – сколько времени был запущен хранитель экрана, либо компьютер был заблокирован, либо просто пользователь спал, говорил по телефону, курил, то есть к компьютеру не прикасался.

Впрочем, система позволяет разнести по категориям не только отсутствие действий пользователя компьютера, но и любые активности пользователя по подгруппам: приложения для развлечений (например, аудио- или видеоплееры), для общения (ICQ, Scype, прочие мессенджеры), для работы (а это уже смотря у кого какая работа), другие группы. Затем все это можно вывести в различных разрезах на экран с детализацией по дням, месяцам или годам. Очень уж красиво и четко видно, в какие дни больше времени ушло на болтовню, а в какие и правда пришлось напряженно потрудиться.

Хронометраж по категориям

Программу можно использовать не только для понимания того, сколько времени уходит на ту или иную задачу или на отслеживание затрат на поглотители времени, но и как средство контроля за вверенными в руки руководителя человеческими ресурсами.

Ее можно поставить на рабочие места сотрудников, причем есть возможность сделать это таким образом, что данные о ней не будут поступать к самому подконтрольному специалисту, он даже может о контроле и не подозревать. А вот в центральном приложении, на сервере, которым вполне может быть и компьютер директора, вся сводная информация по отделу, департаменту или предприятию в целом или по каждому сотруднику в отдельности, эти данные будут вполне видны.

Подстава? В общем, для сотрудника, наверное, да. А вот для работы предприятия в целом очень даже полезная штука. Хотя, если честно, и для сотрудника, скорее всего, тоже полезно, это его систематизирует (не все мы можем делать это самостоятельно) и позволяет рабочие задачи выполнять именно в рабочее время, а не вечером, когда пора отправляться домой.

Производитель, правда, еще обещает, что при работе в таком режиме можно будет выделить и самого эффективного или неэффективного сотрудника, но пока этого сделать не удалось, поскольку программа тестировалась скорее для локального пользователя, нежели для корпоративного режима.

Данный функционал поддерживается и в "старшем брате" StaffLogger, который называется "LeaderTask Персональный органайзер". Он также разработан "Альмезой". И о нем стоит сказать несколько слов отдельно, очень уж он интересен.

В LeaderTask реализована работа с несколькими группами бизнес-процедур: он является почтовым клиентом, системой для планирования встреч и задач, системой управления проектами, позволяет работать с контактами и заметками.

Продукт очень похож на MS Outlook, но при этом по стоимости он гораздо дешевле. Собственно с самим-то Outlook LeaderTask вполне себе неплохо синхронизируется и обменивается задачами, контактами, заметками и так далее. Однако в нем (в LeaderTask) есть несколько очень важных отличий, которые, на мой взгляд, могут быть полезными очень многим.

О том, что продукт поддерживает хронометраж времени, позволяет предоставлять информацию в различных разрезах (программы для работы, коммуникации, отдыха, группировка по посещенным сайтам), уже говорилось. Но это не все.

С точки зрения работы с задачами и встречами здесь есть такая интересная особенность, как их иерархичность, которой, собственно, вышеназванному Outlook и не хватает. Другими словами, по каждой задаче можно сформировать подчиненность (дерево) по подзадачам и отслеживать их не только по категориям, но и в разрезе вышестоящей или нижестоящей задачи. В LeaderTask есть и отдельная сущность под названием "Проекты". Внутри проектов можно создавать задачи, исполнение которых необходимо отслеживать в контексте конкретного проекта, а не независимо. Что очень удобно.

Проекты в LeaderTask

Также любую задачу можно связать с любым количеством проектов, категорий или контактов, а это, в свою очередь, позволяет увидеть дополнительную аналитику при планировании. Само собой, возможность привязывать контакты к задачам или задачи к контактам делает программу CRM системой (в определенном приближении).

Другим "нетрадиционным" свойством у задач в системе является вкладка-результат. Другими словами, мы можем не просто зафиксировать тот факт, что задача была выполнена, но и проанализировать, а что, собственно, получилось в итоге и, может быть, как именно мы к этому пришли.

Понятно, что в LeaderTask вполне себе традиционно работает и механизм напоминаний, так что как планировщик система более чем удалась.

Кроме того, в программе реализован отчет по выполненным за период задачам, который можно предоставлять руководителю или которым любоваться самому. В Outlook штатными средствами такой отчет получить гораздо сложнее.

Отдельного упоминания заслуживает интеграция программы с другими приложениями. Outlook, Google Calendar, MindManager синхронизируются с LeaderTask легко и непринужденно. К тому же для обработки данных можно установить плагин в Firefox или в Chrome, что облегчает работу с задачами и проектами на лету.

Есть еще отдельная модификация продукта: "LeaderTask Управление компанией". Если в двух словах, то она отвечает не только за работы с собственным временем, но и за распределение задач между сотрудниками, установку сроков, мониторинг выполнения работы, контроль результатов.

Собственно, согласно сайту производителя, данные программы рекомендуют к использованию ведущие специалисты по тайм-менеджменту. И, судя по всему, вполне заслуженно. Впрочем, для людей, которым не нужен серьезный планировщик (или они, как и я, привыкли использовать другой) и которым достаточно просто отслеживать свою активность (и активность своих сотрудников) по используемым на компьютере программам и сайтам, вполне достаточно простого, но эффективного StaffLogger.