Как достичь исполнительской дисциплины. Обзор LeaderTask

Автор: Майкл Демидов
Опубликовано: 07.05.2010
Источник: SoftKey.info

Проблема распределения личного времени для выполнения тех или иных задач – ключевая проблема современного человека, которому не хватает часов в сутках. Подобная ситуация образовывается преимущественно из-за неправильного распределения временных ресурсов на выполнение заданий. Помочь с этим могут или специальные тренинги по тайм-менеджменту, благодаря которым человек сможет сам в голове удерживать план своих задач и на лету пересматривать их, или специальный софт. Мы имеем в виду органайзер LeaderTask.

Традиционно процесс планирования заданий выглядит следующим образом – исполнитель получает определенную информацию, из которой он должен выделить суть задачи, требования к ней, сроки выполнения, а также уровень ее важности. После этого он вносит подобные сведения или в бумажный органайзер, или на отдельный листок, который постоянно находится перед глазами, или вообще запоминает. Первый способ относительно удобен, если у человека есть дисциплина и привычка вести именно такие записи на постоянной основе. В этом случае он еще может более-менее быстро найти нужную пометку. Тем не менее, очень часто ежедневник не ведут постоянно, поэтому поиск какой-либо информации в нем будет затруднен. Кроме того, в бумажных вариантах не очень удобно контролировать наступление тех или иных сроков подготовки – они просто расписаны по дням недели и числам без указания их приоритета. Вариант с разрозненными листками бумаги вообще в принципе не может считаться приемлемым для постоянного использования. Запоминать большой объем информации, причем с учетом того, что она носит разнородный характер, взаимосвязана между собой и может стремительно меняться, сложно. В этих случаях на помощь может прийти программа-органайзер. Подобное программное обеспечение обычно представляет собой не просто календарь с функциями внесения заметок на определенную дату, а продвинутый инструмент контроля исполнения поручений. Рассмотрим, как это реализуется в LeaderTask.

LeaderTask отличается удобным трехпанельным интерфейсом

Дистрибутив приложения (персональное издание) очень компактен – всего 4 Мб. Отметим, что в ходе работы инсталлятора не предлагает установку каких-либо дополнительных панелей инструментов для браузеров, бесплатных антивирусов и прочих преимущественно ненужных программ, из-за чего пользователю часто приходится всматриваться в экраны самого установщика и вовремя снимать отметки с компонентов. После окончания инсталляции LeaderTask сразу готов к работе. Рассмотрим внешний вид приложения.

Главное окно программы разделяется условно на три части. Основную часть занимают два блока – Навигатор (слева) и Задачи (справа), а над ними размещается панель инструментов. Заметим, что ее кнопки в меру крупные и их количество достаточное для того, чтобы не прибегать постоянно к вызову контекстного меню. Цветовое оформление и основные элементы интерфейса, на наш взгляд, сильно напоминают отечественные учетные системы, поэтому обычному офисному пользователю не составит особого труда освоить возможности LeaderTask и не потребуется переучиваться для того, чтобы быстро заполнять формы с данными в этом органайзере.

Простые и удобные меню в LeaderTask

Итак, навигатор имеет три разных типа представления информации – "планирование" (выводится календарь и древовидная структура виртуальных папок, в которые могут быть помещены задачи; количество элементов (корневых и дочерних) определяется самим пользователем), "проекты" (отображаются названия текущих проектных работ, внутри которых могут находиться вложенные задачи, присвоенные для исполнения определенным людям), "контакты" (отображается список внесенных в адресную книгу пользователей, которым можно делегировать те или иные задачи). Соответственно, при выборе того или иного пункта в правой части окна будет изменяться содержимое – оно отображается в виде цветных вкладок, разделенных на две части (само по себе описание и его месторасположение в сетке расписания). В нижней части списка присутствует активное поле, в которое пользователь может вписывать примечания и заметки, прикреплять файлы, относящиеся к прохождению дела, формировать связи с разными категориями (например, отнесение задачи к проекту, к исполнителям и к подпапке).

Шаблоны позволяют быстро и эффективно добавить задачу в LeaderTask

При добавлении задачи в органайзер пользователь заполняет небольшую форму (при желании можно выбрать шаблон), в которой указывает ее название (опционально ее суть в заметках), после чего выбирает категории, контакты, проекты, к которым она может относиться. Заметим, что это производится из уже готового набора, который, в случае его отсутствия, нужно заранее создать. После этого потребуется ввести срок исполнения задачи, выставить приоритет и статус. LeaderTask реализует во многом идею GTD, которая позволяет организовывать дела в зависимости от их значимости и отслеживает за тем, чтобы сам пользователь с пользой расходовал время на их выполнение. С этой целью она рассчитывает степень загруженности и занятости в течение определенного расчетного периода, после чего выставляет нужные параметры оповещения. Они выглядят как всплывающие в системном трее уведомления (дополнительно можно выбрать звук). Отметим, что заполнять карточки заданий надо максимально подробно, поскольку в дальнейшем пользователю может потребоваться найти нужную запись. Для этого в LeaderTask есть два инструмента – обычный поисковой механизм и специальные фильтры, которые могут быть настроены в соответствии с задачами пользователя. На фильтрации строится работа и разделов «Навигация» и «Закладки», данные из которых также включаются в область поиска, что способствует точному нахождению записей и, как результат, выполнению поручений в срок.

В LeaderTask применяются мощные фильтры поиска

Стоит подчеркнуть, что в LeaderTask присутствует расширенная адресная книга (ее данные выводятся в раздел "Контакты"), которая имеет карточки контактов с большим количеством полей. К ним относятся как основные (фамилия, имя, дата рождения, адрес и так далее), так и дополнительные (условия работы, вид деятельности и тому подобное). К ним же можно прикреплять документы в различных форматах (текст, графика, изображения). LeaderTask сохраняет в собственной базе данных нужные для работы файлы, которые можно просмотреть или по отдельности, или в соотнесении с конкретным событием. Помимо этого, модуль «Контейнер данных» органайзера позволяет хранить ссылки на внешние файлы, к которым при необходимости можно будет обращаться. Все данные, внесенные в LeaderTask, при желании можно экспортировать (импортировать к уже существующим) и защитить паролем. Для этого можно воспользоваться конвертером "родных" форматов других приложений, используемых для органайзинга – Microsoft Outlook и iCalendar. При желании можно организовать синхронизацию с Windows Mobile-устройствами – разработчик предоставляет бесплатный программный клиент для аппаратов с сенсорным (коммуникаторы и КПК) и несенсорным (смартфоны) экраном. Парольная же защита просто позволяет закрыть доступ к определенным данным, хранящимся в органайзере. Наконец, вся собственная база данных LeaderTask может быть периодически сохраняться с возможностью быстрого восстановления. В отличие от ряда аналогов она сохранятся в каталоге приложения и она не связана с операционной системой, в которой установлен органайзер. Это значит, что ее можно легко переносить с компьютера на компьютер.

В LeaderTask реализована удобная система отчетов

Подводя итоги, заметим, что LeaderTask представляет в меру удобное приложение для ведения учета заданий и проектов. Отличительная особенность продукта – объединение двух типов представления данных (древовидный для выделения приоритетных дел и деления глобальных вопросов на более мелкие задачи и календарный для оценки поля деятельности и обозначения текущих действий), что позволяет пользователю мгновенно переключаться между ними в процессе работы с информацией. Интерфейс продукта может быть настроен под нужды пользователя (месторасположение основных панелей, цвета вкладок и категорий, отображение пиктограмм, оформление дерева задач и многое другое). Разработчик помимо версии для индивидуального использования предоставляет и корпоративное издание LeaderTask, которое позволяет обмениваться данными через локальную сеть.