TeamWox для управления компанией. Часть 2

Автор: Марат Давлетханов
Опубликовано: 20.04.2010
Источник: SoftKey.info

В одной из прошлых статей мы начали говорить о программном продукте TeamWox. Он представляет собой комплексную систему, с помощью которой можно оптимизировать процесс управления предприятием, обеспечить групповую работу сотрудников с разнообразной информацией, повысить качество обслуживания клиентов, ускорить бизнес-процессы, протекающие внутри компании, а также решить целый ряд других важных для бизнеса задач. Сегодня мы продолжим этот разговор и рассмотрим еще восемь модулей, входящих в состав TeamWox.

Почта

На сегодняшний день электронная почта является одним из активно используемых инструментов как для внутреннего, так и для внешнего (с клиентами и поставщиками) общения. А поэтому нет ничего удивительного в том, что в TeamWox есть собственный почтовый сервер. Работа с ним осуществляется через веб-интерфейс и мало чем отличается от работы с почтовыми ящиками, например, на yandex.ru или mail.ru.

В чем же заключается преимущество данного модуля перед использованием для переписки внешних почтовых ящиков. Оказывается, он тесно интегрирован с системой групповой работы сотрудников компании. В чем это заключается? Во-первых, письма могут назначаться работникам в качестве заданий (при этом письма попадают в специальный служебный ящик, который есть у каждого сотрудника). Это очень удобно, если нужно, например, как-то отреагировать на электронное сообщение от партнера или клиента. При этом у ответственного лица появляется возможность проконтролировать, что, в какой форме и когда сотрудник ответил. Кстати, назначать письма можно не только отдельным людям, но и целым отделами. Во-вторых, при использовании внутренних почтовых ящиков сотрудники получают возможность быстрого прикрепления к письмам любых документов из модуля "Документооборот".

В-третьих, вся переписка сотрудников с представителями клиентов автоматически попадает в модуль "Клиенты и контакты". И любой человек, обладающий достаточными правами, может в любой момент открыть и просмотреть ее. Это очень важный момент. Ведь нередко связь с клиентом поддерживается на уровне менеджера. И если последнего по каким-то причинам нет на месте (заболел, в отпуске), то корреспонденция оказывается недоступной. Ну а при увольнении этого сотрудника вся переписка с клиентом вообще может оказаться утерянной.

Клиенты и контакты

На первый взгляд может показаться, что данный модуль представляет собой просто базу данных партнеров компании и их контактов. Но на самом деле это не совсем так. Дело в том, что в нем реализованы некоторые элементы, присущие CRM-системами. Но давайте обо все по порядку.

Основой рассматриваемого модуля действительно является база данных, в которую можно вносить данные о клиентах, поставщиках и других партнерах компании. В частности, в нее можно записать адрес, телефон, список контактных лиц и пр. Естественно, в базе данных можно прописывать права доступа к различным записям. Причем это касается не только внесения изменений, но и чтения информации. То есть можно сделать так, чтобы менеджеры могли видеть только "своих" клиентов и не имели доступа к "чужим". Это предотвратит возможность "кражи" данных нечистыми на руку сотрудниками. Чем хорош подобный подход? В первую очередь тем, что компания не рискует потерять клиентов при уходе менеджера: все контакты сохраняются несмотря ни на что. Кроме того, обеспечивается удобный доступ к информации. И даже отсутствие менеджера не помешает, например, бухгалтерии или юристу связаться с клиентом в случае возникновения проблем с договором.

Другой важной особенностью модуля "Клиенты и контакты" является возможность привязки к его записям других данных. Например, электронных писем. Часто бывает так, что переписка с клиентом раскидана по разным ящикам: менеджера, бухгалтера, юриста и пр. В результате восстановить всю картину общения с ним весьма проблематично. При использовании же TeamWox такая проблема отсутствует в принципе. Все письма, неважно кем отправленные, "прикрепляются" к клиенту. И любой ответственный сотрудник может в любой момент просмотреть всю корреспонденцию, связанную с данным контактом. Естественно, это относится не только к электронным письмам, но и другим данным, например, документам и пр.

Но и это еще не все. В модуле "Клиенты и контакты" реализован целый ряд автоматически составляемых отчетов, которые могут дать ответы на вопросы, остро интересующие любого руководителя. Например, с их помощью можно узнать, сколько в компании появилось новых клиентов за последний месяц, а сколько старых ушло, кто из менеджеров привел больше покупателей, а кто растерял имеющихся и т.п.

Форум

Собственно говоря, это самый обыкновенный форум. Пожалуй, его единственным отличием является то, что он доступен только сотрудникам компании. То есть это среда для внутреннего обсуждения любых вопросов. Для чего его можно использовать? Тут все ограничено только вашей фантазией. Но, в принципе, форум подходит для решения огромного числа задач, начиная с публикации приказов и распоряжений и заканчивая обсуждением любых вопросов.

Поисковая система

Очень важной задачей продукта TeamWox является обеспечение удобного доступа сотрудников компании к различной информации. Одним из инструментов для этого является поисковая система. Ее наличие необходимо, поскольку в процессе работы в системе скапливается огромное количество самых разнообразных данных.

Поисковая система в TeamWox обладает весьма широкими возможностями. Начать нужно с того, что в ней поддерживается морфологический поиск, что, безусловно, сильно облегчает жизнь пользователям. Также можно отметить, что она ищет информацию во всех базах данных. То есть если задать ей, к примеру, название компании-клиента, то будут найдены данные в модулях "Клиенты и контакты", "Почта", "Документооборот" и пр. Ну и, конечно же, есть в TeamWox возможность расширенного поиска с точным указанием различных параметров: автора документа, временного периода и пр.

Система отчетов

Про этот модуль можно говорить много. Или, наоборот, сказать очень кратко. В нем реализован широкий спектр отчетов, с помощью которых руководящие сотрудники могут получать всю статистическую информацию в удобном и наглядном виде.

Онлайн-консультант

Модуль "Онлайн-консультант", по сути, представляет собой корпоративный чат. По всей видимости, разработчики назвали его так, потому что с его помощью сотрудники компании могут обращаться за советом и консультациями к другим работникам. Хотя на самом деле сфера его применения гораздо шире. Ведь ни для кого не секрет, что сегодня во многих компаниях для общения сотрудников друг с другом используется ICQ. Между тем в плане безопасности гораздо лучше использовать внутренний корпоративный чат.

Впрочем, у этого названия возможна и другая причина. Дело в том, что "Онлайн-консультант" может использоваться для общения не только с сотрудниками, но и, например, представителями клиентов или партнеров. При этом все сообщения шифруются, что обеспечивает их защиту от перехвата, и сохраняются в истории ("прикрепляются к клиенту").

Сервисдеск

Данный модуль предназначен для организации технической поддержки сотрудников компании ИТ-отделом или любым другим отделом (например, юристами для решения проблем с договорами и пр.). В теории, реализовать эту задачу можно и с помощью модуля "Задания". Однако "Сервисдеск" больше подходит за счет более формализованного подхода. В частности, создаваемые в нем задания могут быть разной важности, разного типа, а также относится к разным продуктам или проектам. Кроме того, в данном модуле реализована возможность контроля над исполнением заявок. Кстати, у "Сервисдеска" есть и еще одно предназначение. С его помощью можно организовать техническую поддержку клиентов компании.

Расчеты

Ну а на этом модуле можно заострить особое внимание. Он представляет собой крайне простую и удобную систему учета денежных потоков предприятия. Если говорить простым языком, то с его помощью можно выставлять счета и регистрировать их оплату. Но не стоит путать его с бухгалтерией. По сути, "Расчеты" - это средство для руководителя контролировать поступление средств за проданные товары или оказанные услуги, не вдаваясь в дебри бухгалтерских документов. Естественно, все записи привязываются к клиентам для удобного просмотра. Таким образом, руководитель всегда может увидеть состояние взаиморасчетов с контрагентами. Также необходимо отметить, что в модуле "Расчеты" реализована возможность генерации различных отчетов как суммарных, так и по отдельным клиентам или проектам.

Подводим итоги

Ну и в завершение можно подвести небольшой итог. Рассмотрев все модули продукта TeamWox, мы можем с уверенностью сказать, что эта система является действительно комплексной. С ее помощью можно оптимизировать многие бизнес-процессы. Ну а после внедрения TeamWox руководители получают в свое распоряжение целый ряд незаменимых инструментов, позволяющих им гибко управлять компанией и надежно контролировать деятельность сотрудников и денежные потоки предприятия. В общем, рассмотренный нами продукт позволяет повысить конкурентоспособность компании и увеличить ее прибыльность.