Организационная структура - наглядноАвтор: Михаил Брод
Опубликовано: 14.04.2010
Источник: SoftKey.info  Выживаемость в рыночных условиях, вне зависимости от наличия или отсутствия кризиса, во многом зависит от существующей на предприятии системы управления. К недостаткам такой системы, которые могут привести к бедственным результатам, относят такие моменты, как слабый управленческий менеджмент, отсутствие в управлении элементарных инструментов корректировки управленческих решений (распределение ответственности и функций, четкая постановка задач, контроль и мониторинг выполнения текущих задач и процессов, способность оперативно корректировать деятельность при ухудшении рыночных и политических условий).
Разработчики системы Fox Manager ФМ считают, что их программа позволяет провести анализ существующей системы управления и оказать помощь в ее усовершенствовании. После чего система может быть востребована в дальнейшей работе. Рассмотрим, что представляет эта система и какие задачи можно решать с ее помощью.
Программа Fox Manager ФМ позволяет внести данные о текущей структуре предприятия, сотрудниках, выполняемых функциях, процессах и их взаимодействии. Все эти параметры взаимосвязаны, поэтому появляется возможность выполнить анализ, в процессе которого будут получены данные о подразделениях и их взаимодействии между собой, о подчиненности персонала и выполняемых функциях, взаимодействии с другими должностями, ответственности, имеющейся квалификации. Эти отчеты могут оказаться очень интересными - они в наглядном виде покажут повторы и дублирование выполняемых задач, функций, отчетности. Наложение требований к должности и квалификации сотрудников может показать либо недоиспользование возможностей, либо несоответствие предъявляемым требованиям к занимаемой должности.
Организационная структура предприятия в программе представлена в виде дерева должностей.
Вкладка состоит из двух основных частей: дерева организационной структуры и динамического графика организационной структуры. С помощью меню управления деревом вы можете добавлять подчиненных, удалять и переименовывать должности, а также открывать карточку на выбранную должность. График структуры строится вызовом специальной функции - "Построить орг. структуру". На каждую созданную в дереве организационной структуры должность заводится карточка "Информация о должности". Информация, хранящаяся в этой карточке, используется для разделения должностей на категории, формирования отчетов, а также для создания должностных инструкций.
К руководящей категории относятся должности имеющие подчиненных, - это менеджеры 1-го, 2-го и 3-го уровней. К производственной категории относятся должности, принимающие участие в производственном процессе или в процессе оказания услуг, которые определяют основное направление деятельности предприятия. К дополнительной категории относятся вспомогательные должности, которые помогают управлять основной деятельностью (бухгалтерия, финансы, управление персоналом и т. д.). Категория должности определяет, какие категории функций может выполнять данная должность. Информация о категориях должностей также используется для анализа процессов. После построения организационной структуры и заполнения карточек на должности вы можете проанализировать структуру на ошибки, нажав на кнопку "Анализ орг. структуры".
Вкладка "Подразделения" служит для отображения структуры подразделений предприятия. Структура подразделений строится автоматически на основании тех данных, которые вы заполнили в карточке на должность (поле "Подразделение") во вкладке "Организационная структура". Программа может строить как простые одноуровневые структуры, так и сложные структуры с многоуровневой вложенностью подразделений.
Вкладка "Сотрудники" служит для управления сотрудниками и вакансиями вашего предприятия.
В левой части окна находятся списки работающих, уволенных и сокращенных сотрудников. В правой части окна находится сводная таблица по всем сотрудникам. Вы можете применять различные фильтры на отображение сотрудников в таблице.
Вкладка "Категории процессов" предназначена для создания и задания параметров категорий и
подкатегорий бизнес-процессов предприятия. Вкладка состоит из дерева категорий процессов, а также окна просмотра категорий и подкатегорий процессов.
Одиннадцать категорий процессов 1-го уровня заданы жестко. Вы не можете добавлять новые категории, переименовывать или удалять имеющиеся категории 1-го уровня, но зато вы можете расширять любую категорию, добавляя и редактируя категории 2-го уровня (подкатегории). Все категории могут содержать подкатегории и процессы. Можно посмотреть содержание любой из 11 категорий в дереве, а можно построить график и вывести его в окно просмотра.
При построении категорий и подкатегорий процессов вы можете допустить логические ошибки,
противоречащие общим принципам управления. Для предотвращения таких ошибок в программу включен механизм анализа ответственности за категории и подкатегории процессов. В появившемся окне, после проведения анализа, вы увидите список несоответствий ответственных за процессы должностей и департаментов, отвечающих за категории процессов.
Вкладка "Процессы" предназначена для создания и управления процессами. Процесс (бизнес-процесс) - последовательность выполнения действий (функций), которые выполняются субъектами (ответственными за исполнение функций лицами) для достижения определенной задачи с определенным результатом. Каждый процесс входит в категорию процессов и имеет одну ответственную должность, которая отвечает за его выполнение. Процессы состоят из функций и взаимосвязаны друг с другом. Вкладка состоит из дерева процессов, а также окна просмотра процессов.
Функция - составная часть процесса, являющаяся каким-либо действием. За каждую функцию отвечает как минимум одна должность. Выполнение функции также может сопровождаться документом или записью.
Функции бывают четырех видов:
- исполнительная;
- анализа;
- руководящая;
- контролирующая.
Основная цель оптимизации функций - это разделение функций на две категории:
- функции, которые приносят прибыль или которые нужны для того, чтобы получить прибыль (в нашем случае это функции, которые нужны для поддержания трех основных бизнес-процессов: логистика, производство, сбыт);
- затратные функции (второстепенные функции).
Данные из построенных процессов переносятся в должностные инструкции, положения о
подразделениях и в другие отчетные документы. Программа может самостоятельно подсказать, какие блоки были построены правильно, а где присутствуют ошибки. Для этого во время построения процесса можно воспользоваться кнопкой "Анализировать", которая расположена внизу редактора процесса.
Вкладка "Взаимодействие процессов" предназначена для просмотра взаимодействий бизнес-процессов предприятия. Вкладка помогает понять, как взаимосвязаны между собой процессы предприятия, какую роль они играют в жизни предприятия и насколько они важны.
Вкладка "Цепочка процессов" предназначена для установления последовательности выполнения бизнес-процессов предприятия. В основе цепочки процессов лежит принцип построения диаграммы Ганта. Выстроенные цепочки процессов помогают увидеть, какие процессы выполняются параллельно относительно друг друга, а какие последовательно. Вкладка состоит из дерева последовательности выполнения процессов и окна просмотра цепочки процессов (диаграммы Ганта).
С помощью программы можно свести воедино и бизнес-процессы, и должности, которые принимают в них участие, и требование к квалификации и многое другое. Как частная задача, способствующая и оптимизации структуры предприятия, и лучшему управлению, - оптимизация численности и сокращение избыточного персонала (как бы это ни звучало, но сокращение численности происходит, особенно в условиях кризиса и реструктуризации).
Для того чтобы определить ответственность персонала, оптимизировать структуру, разобраться во внутренних взаимодействиях предприятия, получить информацию о личных качествах и достижениях сотрудников, необходимо провести работы по реструктуризации. Они выполняются в несколько этапов. На первом производится оптимизация функций, когда остаются лишь те, которые необходимы для выполнения основных задач по стабилизации предприятия и поддержания основных направлений деятельности. На втором шаге выполняется описание бизнес-процессов. Полученная на этом этапе информация позволяет приступить к третьему шагу - оптимизации организационной структуры, что приводит к следующему шагу - оценке квалификации сотрудников, соответствию их новой структуре и задачам и, как следствие, изменению в штатном расписании.
Программа позволит провести анализ функциональной модели, выявить и безболезненно сократить большое количество механических ошибок, касающихся функций и правильности построения бизнес-процессов.
Результаты анализа выдаются в виде критических ошибок и рекомендаций, отчет дается в графическом и текстовом виде с возможностью оперативной корректировки ошибок. Критические ошибки необходимо обязательно исправить, потому что они противоречат основным правилам менеджмента, как, например, отсутствие ответственности за функции в процессах. Программа анализирует и показывает управленческие ошибки и недоработки структуры процессной модели.
Результаты, полученные на этом этапе оптимизации, помогают создать полную картину по ответственности за процессы и функции среди персонала и дают обоснованные предпосылки для сокращения должностей и реструктуризации подразделений.
|
