Дистанционное управление бизнесомАвтор: Михаил Брод
Опубликовано: 20.01.2010
Источник: SoftKey.info  Время от времени в статьях, публикуемых в нашем издании, мы рассказываем не о программах, а о сервисах. Кое-кто, в силу модных увлечений, называет их "облачными". В некоторых случаях такое название вполне может себя оправдать, но когда работа с сервисом не требует резких изменений производительности, мощности, а лишь выделения вполне определенного объема ресурсов, такое название себя не оправдывает, и корректнее было бы назвать такие сервисы SaaS.
В этот раз рассказ пойдет о сервисе, открытом недавно компанией "Инфин". Эта компания считается одним из ведущих российских разработчиков систем автоматизированного управления финансово-экономической деятельностью предприятий. Основной их продукт - "ИНФИН-Управление". Это информационная система комплексной автоматизации управления предприятием или группой предприятий различных отраслей и сфер деятельности. Опыт, полученный за почти двадцать лет работы, позволил на основе этой системы создать сервис, который называется "ИНФИН.онлайн".
Система управления "ИНФИН.онлайн" позволяет вести всю товарную логистику от заказа на покупку до продажи. Финансовый учет позволяет подготовить вовремя всю необходимую отчетность. А простая в использовании система управления взаимоотношений с клиентами не даст забыть о готовящейся встрече и покажет всю историю заключения сделки.
Такая система, доступная из любой точки мира, может оказаться удобной тем компаниям, чьи сотрудники часто находятся в командировках, во время которых им может понадобиться подготовить договора, платежные и иные документы. Вместо того чтобы заниматься перепиской, отправлять на согласование и получать согласованные документы, счета, накладные и т. д., можно воспользоваться онлайновым сервисом и работу с документами проводить с его помощью. В этом случае отпадает необходимость постоянного обмена документами - все заинтересованные лица будут иметь к ним доступ в режиме реального времени.
С одной учетной записи имеется возможность одновременного ведения дел по нескольким предприятиям, а доступ к информации внутри них для своих сотрудников может быть разграничен в соответствии с вашими потребностями. Система в том виде, в каком она представлена на сервисе, может быть использована большинством организаций без дополнительной настройки - она содержит необходимый набор операций, требующихся для описания стандартных бизнес-процессов. В то же время имеется возможность создания дополнительных печатных документов, форм отчетов, настройки персонального меню.
Система обеспечивает работу с основными бизнес-процессами: управление персоналом, продажами, закупками, ведение складского учета и бухгалтерии. Для получения отчетов имеются унифицированные формы. Экранные формы сервиса выполнены по флеш-технологии.
Прежде чем перейти к описанию собственно сервиса, остается добавить, что работать с онлайновым сервисом "ИНФИН.онлайн" можно из-под любой операционной системы - Microsoft Windows, Linux, MacOS. И можно использовать различные браузеры - Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera.
Перейдем к сервису. После регистрации вам и вашим сотрудникам будет доступен вход в "личный кабинет" вашей компании. Для распределения прав необходимо будет занести сведения о сотрудниках и назначить им права доступа. К примеру, к аналитическому разделу должны иметь доступ только руководители, к поставкам - руководители и менеджеры отдела продаж и закупок и так далее. Поэтому все начинается с заполнения справочных данных.
В разделе "Настройки" есть несколько подразделов - данные о ваших компаниях (необходимые для использования в различных документах), данные о пользователях, группах, правах доступа, а также раздел, в котором вносятся начальные данные: наличие остатков товаров на складах, долги клиентов и поставщиков, а также сведения об отпусках сотрудников.
Для работ по кадровому учету имеется отдельный раздел - "Персонал". Здесь представлены все основные документы, связанные с движением персонала: приказы о назначении и увольнении, перемещении по работе и отпуска, трудовые договора и операция по начислению отпускных. При приеме на работу (оформлении трудового договора) по сотруднику заполняются требуемые данные: личные, должностные, семейные, знание иностранных языков и образование. Здесь же ведется и учет использованного отпуска. Все введенные документы в дальнейшем можно просматривать в соответствующих журналах.
Но эта часть сервиса, хотя и необходима для работы компании, востребована больше для связки пользователя системы и реального сотрудника. Наибольшее применение должны найти разделы сервиса, связанные с товарно-денежными отношениями. Их два - "Торговля" и "Финансы". Третий раздел - "Аналитика" - предназначен для получения аналитических отчетов в различных разрезах.
Итак, что мы имеем в разделе "Торговля"? Для учета товаров есть два справочника - "Группы товаров" и "Товары". Справочник товаров позволяет установить цены поставки, розницы и опта, а также указать размер оптовой партии. Если товар не поставляется и его нельзя будет включать в счета, накладные и иные документы, можно установить для него соответствующий признак. Поскольку товары могут находиться на различных складах, то в программе предоставляется возможность ведения справочника складов, а товары связывать с ними. Как правило, у компаний формируется список постоянных партнеров и клиентов, и, безусловно, информация о них также должна находиться в справочнике.
Работа с товаром предполагает выполнение большого количества действий, начиная от оформления прихода его на склад, и далее - отпуск товара, проведение инвентаризаций, разбраковка, комплектация товара в комплекты и, наоборот, их разукомлектация. Работа с товаром предполагает учет остатков на складе и возможность формирования заявок для поставщиков для пополнения запасов. Такая возможность есть и в этой программе.
Подготовка первичных бухгалтерских документов практически ничем не отличается от работы в десктопных бухгалтерских программах - так же готовятся счета, счета-фактуры, накладные. Все операции, внесенные в систему, просматриваются через соответствующие журналы, а кроме того, можно сформировать сводные отчеты по товарам, расчетам с партнерами и клиентами, можно сформировать отчеты и в разрезе менеджеров. Интересна работа с контактами - эта часть уже не бухгалтерская, а сродни CRM - можно формировать список контактов, с которыми планируется работа на конкретный день или неделю, а затем отчитываться о выполненной работе.
Работа в разделе "Финансы" аналогична работе с товарами, только здесь выполняются финансовые операции, включая операции с кассой и банковские операции, получение различного вида отчетов, ведение дополнительных справочников по партнерам и клиентам.
Все хорошо, но насколько это удобно для пользователей? Для того чтобы у пользователя затрачивалось меньше времени на доступ к нужному пункту меню, можно настроить персональное меню, в которое будут включены лишь те пункты, с которыми ему требуется работать. При этой настройке названия пунктам можно давать собственные. Вроде бы простая операция, но почему-то у меня создание персонального меню не получилось - пункты добавлены, но не отображаются.
Несколько раздражает длительность открытия различных форм. К этому приходится приспосабливаться, а на медленных каналах эта процедура будет еще более продолжительной. Для пользователей демонстрационного доступа отсутствует какая-либо документация по работе с системой. В целом особых проблем не возникает, но некоторые операции хотелось бы разобрать более детально: что и как выполняется, какие действия требуется выполнять для корректного завершения операции и так далее. Конечно, можно постепенно освоить все и без документации, но с ней процесс был бы значительно короче.
Несколько неудобна работа с экранными формами. Если их открыто несколько, то верхнее окно закрывает собой все остальные. Возникали ситуации, когда операцию нельзя было выполнить из-за того, что какая-либо запись уже была задействована в открытой ранее форме и не допускала ее использования в другой.
Наконец, вопрос безопасности данных. С одной стороны, удобство доступа без ограничения места нахождения сотрудника, использование защищенного протокола SSL для защиты трафика от перехвата. С другой - хранение конфиденциальной информации на сторонних площадках дата-центров. Особенно непонятен вопрос, связанный с требованиями по защите персональных данных.
С технической точки зрения сохранность данных обеспечивается более чем достаточно: здесь и размещение в специализированных дата-центрах, и выполнение резервного архивирования, и возможность сохранить копию данных из своей системы CRM на локальном компьютере - все это доступно для клиентов.
Система постоянно развивается, и новые возможности добавляются в систему по мере их отладки, автоматически для всех клиентов. Оплата системы производится не за программное обеспечение, а за время его аренды как реально действующей и поддерживаемой системы.
|
