Для очень занятых людейАвтор: Михаил Брод
Опубликовано: 19.10.2009
Источник: SoftKey.info  Когда-то хорошим подарком считалось подарить деловому человеку ежедневник. Считалось, что этот подарок всегда будет востребован и им будут пользоваться. Но чем шире внедряется компьютерная техника, тем все меньше и меньше людей ведут записи на бумаге, предпочитая использовать для этих целей своих электронных помощников. Но суть дела от этого не меняется - если не бумажный, то электронный ежедневник деловому человеку всегда будет нужен.
Слов нет - когда в ежедневник включено огромное количество возможностей - впечатляет. Но использовать все возможности такой программы будет редкий человек. Чаще всего пользователь выбирает для себя несколько интересующих его возможностей программы и использует их. Все остальные функции если и будут когда-либо использоваться, то очень редко. Поэтому ежедневник не обязательно должен уметь делать все. Достаточно, чтобы он умел делать то, что необходимо пользователю. Например, ежедневник "VIP organizer".
Основное назначение этой программы - помочь вам организовать свое время, свой рабочий и выходной день. Словом, помочь вам вести учет дел, которые требуется выполнить. Оттого и внешний вид с уже внесенными в органайзер данными выглядит как простой список дел, который можно сортировать по любым элементам (наименованию, сроку завершения, важности, типу и так далее). Этот список размещается в основной части окна программы. Но кроме него есть два вспомогательных окна, в одном из которых размещается дерево категорий, в другом - дополнительные параметры, служащие для отбора записей.
Дополнительные параметры постоянны и не изменяются в ходе работы. К ним относятся такие элементы, как статус задачи, приоритет, период выполнения, дата начала и дата завершения и ряд иных. Они служат, как уже отмечалось, для фильтрации (отбора) задач, соответствующих заданным параметрам. Параметры независимы друг от друга, поэтому могут назначаться комплексно.
Иное дело - категории. Вот здесь все зависит от игры вашего воображения. Самое простое, что приходит на ум, разделить все задачи на то, что необходимо сделать на работе, что требуется сделать по дому и не забыть про себя. А дальше эти основные типы можно разделить на более мелкие группы. Например, по работе надо выделить в отдельную группу совещания, переговоры, звонки и так далее - здесь все будет зависеть от вашей должности и связанных с ней обязанностей. Домашние дела можно разделить на свои группа, а для себя оставить такие группы, как спорт, хобби, машина и так далее. Любой группе можно назначить графический значок из набора, входящего в состав поставки программы.
В окне с деревом групп дополнительно отображается информация о количестве задач, отнесенных вами к той или иной группе, и число незавершенных задач - сразу становится видно, в каком направлении работ складывается наиболее сложная ситуация.
Еще о настройках. Электронный ежедневник умеет не только показывать информацию, которую вы в него ввели, но и сообщать вам о приближении событий, для которых были назначены уведомления. Уведомления могут поступать к вам несколькими способами - с помощью звукового сигнала и с помощью направляемого вам сообщения на указанный адрес электронной почты. Для использования второго варианта уведомлений требуется в настройках программы указать данные о сервере SMTP, через который будут отправляться уведомления.
А теперь пора перейти к созданию задачи. Выполнить это можно двумя способами - созданием новой задачи или копированием уже имеющейся, с последующим редактированием отдельных параметров. Понятно, что второй вариант возможен лишь для тех задач, которые вы уже выполняли ранее. Есть еще и третий вариант создания задачи, но о нем мы скажем чуть ниже.
Итак, пойдем по первому пути - созданию задачи "с нуля". В окне, где формируется задача, несколько закладок. На первой - основные сведения. Это и наименование задачи (называть ее лучше всего так, чтобы вам же было потом понятно). Это и группа задач, к которой вы ее отнесли (выборка из выпадающего списка групп). Это и статус. Первоначально задаче назначается статус Created, но вы в любой момент времени, в том числе и при создании задачи, можете статус изменить. Например, перевести задачу в режим ожидания.
Следующий параметр, который можно заполнять, а можно и оставить пустым - степень завершенности задачи. зависит от вас - как вы будете считать процесс выполнения поставленной задачи. Так же, для лучшего контроля за выполнением задач, вы можете установить отведенное для выполнения задачи время. А после того, как она будет выполнена - ввести реальные цифры. Вводимое время берется в минутах, но можно сразу определить его в часах, днях и неделях, вводя после числа соответствующие буквы - "h", "d", "w". Программа автоматически будет преобразовывать любой вводимый период, если он больше последующего периода. Например, 120 минут программа преобразует в 2 часа.
Помимо наименования поставленной задачи, вы можете добавить примечание. Это чисто текстовое поле, довольно большого размера, куда можно ввести дополнительную информацию. Также с любой задачей можно связать какой-либо файл, хранящийся на компьютере, либо ссылку на сетевой ресурс.
Напоминания. Для их настройки выделена отдельная закладка. Напоминания не являются обязательными, назначаются для каждой конкретной задачи. Уведомление пользователя можно осуществить в виде подачи звукового сигнала либо в заранее определенное время, либо за выбранный вами период времени до начала задачи. Этот период может измеряться минутами, часами, днями и неделями. Для звукового сигнала периоды в дни и недели, конечно, слишком велики, но их можно использовать для отправки уведомлений по электронной почте. Для этого в строке получателей уведомлений можно ввести несколько адресов - уведомление будет доставлено каждому.
А теперь снова возвращаемся на первую закладку - мы не рассмотрели еще одну очень интересную опцию. Любая задача может быть разовой, а может быть повторяющейся. Если задача разовая - устанавливаем время ее выполнения (например, время, на которое назначены переговоры с партнерами). А вот если задача повторяющаяся (к примеру, вы выделяете время на ответы на пришедшие письма и занимаетесь этим только в определенные время), то не имеет смысла создавать такую задачу каждый раз заново. Здесь как и в иных планировщиках задач, можно указать цикличность повторения задачи. Если вы выбираете этот вариант, то дальше проходите ряд настроек - интервал повторения, время начала выполнения задачи, ограничение на повторение задачи (например, назначать до определенного времени, определенное количество раз, назначать без каких-либо ограничений).
Использование такой возможности для формирования задачи не означает, что в список задач они будут внесены все сразу. Происходит иначе. Повторная задача заносится в список задач только после того, как будет выполнена текущая задач. Так предотвращается появление в списке "лишних" задач.
Когда в списке количество задач начинает превышать размер страницы, появляется необходимость группировать задачи, сортировать и фильтровать по определенным параметрам. Частично мы уже обсудили, как решается эта задача. Выборка по параметрам выполняется с помощью дополнительного окна. Выбираете в нем требуемый параметр, задаете его значение - и в списке остаются лишь те задачи, которые этому условию отвечают. Для отбора задач, относящихся к той или иной группе, выберите ее в дереве групп и дважды щелкните по ней. Для отмены выборки выполните повторно двойной щелчок по названию этой группы.
Можно и группировать задачи по любому из ее значений. Для этого достаточно перетащить название параметра в строку, расположенную над строкой заголовков. Отменить группировку можно путем перетаскивания заголовка обратно в общую строку.
Как видите, программа очень проста в освоении и использовании. Работает под всеми операционными системами, включая Vista. Единственный недостаток, который легко преодолевается после небольшой тренировки - отсутствие русскоязычного интерфейса и описания.
|
