Запомнить все

Автор: Сергей Бобылев
Опубликовано: 29.09.2009
Источник: SoftKey.info

В наше время очень трудно усваивать и обрабатывать постоянно обновляющую информацию, касающуюся всех сфер деятельности. С увеличением потока данных растет и список дел обычного человека, не говоря уже о людях, относящихся к деловой сфере. Ведь в этой области только четко и правильно распределенное рабочее время позволяет двигаться вперед к реализации поставленной цели, не останавливаясь и не суетясь. Большинство же людей привыкли записывать свои дела на всякие бумажки, расклеивать и класть их повсюду, прицеплять на монитор, вообще оставлять в наиболее заметном для них месте. Естественно, что такой способ планирования своего дня является неэффективным и очень уязвимым из-за частых потерь бумажных источников информации. Представьте себе, что из-за утери одного листка бумаги, на котором зафиксированы дата и время важной деловой встречи, сорвется сделка на кругленькую сумму. Для компании этот срыв повлечет за собой финансовую потерю. Поэтому для любого руководителя очень важно организовать распорядок каждого сотрудника. Несомненно, в данной ситуации без хорошего органайзера не обойтись, и здесь на помощь может прийти программа LeaderTask.

Она сочетает в себе простоту и удобство в настройках и поиске нужных записей. LeaderTask объединяет в себе наиболее важные функции, необходимые для оптимального распределения своего рабочего дня. Программа обладает функциями календаря, персонального информационного менеджера, ежедневника и планировщика задач, а также менеджера контактов, включающего адресную книгу. Ее функциональность очень многогранна, и наиболее важные возможности мы сегодня и рассмотрим пошагово в данной статье.

Главное окно программы

При запуске приложения LeaderTask первостепенной задачей является внесение в программу контактной информации. Заполнение вкладок - основное, личное, место работы, аналитика, комментарий - поможет избавиться от проблем, связанных с поиском тех или иных сторон личности партнера или коллеги. Важной составляющей программы LeaderTask является календарь, в который можно перенести все планы. Исходя из специфики деятельности пользователя, можно выбрать наиболее подходящий компонент плана. Например, для студента будет актуально перенести в программу расписание курсов, секций, занятий. В календаре без труда можно создать свое недельное, месячное, а также годичное расписание. А особенно актуальной является возможность задать свой режим дня, добавить свои праздники и особые события.

Пункт "Проекты" немного сложнее и часто путается с понятиями "цель" и "задача". Дело в том, что проект может содержать в себе несколько задач. Рассмотрим это на небольшом примере. Допустим, у нас есть проект "Выполнить реферативное сообщение". Он может включать в себя следующие задачи: "Выбор темы реферата", "Отбор нужной информации", "Написание чернового варианта", "Проверка реферата рецензентом", "Корректировка реферата". Результатом выполнения проекта является сдача реферативного сообщения. В процессе его выполнения идет деление большого дела на мелкие составляющие, что, несомненно, является удобным при использовании, так как последовательно приводит к нужному результату. Кроме того, каждый проект имеет следующие свойства: наименование, группа (логическая, к которой отнесен проект), контрагенты (список участников проекта), срок реализации (время, за которое будет реализовываться проект), примечания (комментарии к проекту). По этим свойствам можно проводить фильтрацию задач в списке.

Создание проекта

Переходя к следующему шагу, следует определить категорию своей деятельности. Для комфортабельной работы в среде органайзера создайте в разделе "Категория" необходимые вам признаки, по которым вы будете группировать или фильтровать задачи. При выборе не забывайте про ваш вид деятельности, хобби или увлечения. Они могут выступать в роли категорий.

Название следующего шага - "Фильтры" - говорит само за себя. На нем можно настроить фильтрацию, облегчающую ведение дел. Для поиска дела, которое необходимо выполнить, не нужно долго рыться в своих записях и бумажках, нервируя себя и других. В органайзере это можно сделать двумя-тремя кликами, не затрачивая усилий и, самое главное, времени, столь ценного на сегодняшний день, особенно в сфере бизнеса. Фильтр выберет из множества задач только те, которые удовлетворяют заданному запросу или условию. Также вы можете воспользоваться настройкой своих фильтров для отображения задач, связанных конкретно с каким–либо проектом.

Настройка фильтра

Приоритеты задач являются следующим шагом на пути к освоению данного органайзера. Главным их достоинством является предоставление возможности выделять индивидуально каждую задачу по важности. Создание собственных приоритетов для группировки задач помогает в ситуации, когда неожиданно появляется проблема, требующая неотложного решения, но в то же время есть дела, которые были запланированы уже давно. И если приоритеты расставлены, то можно без труда освободить некоторый период рабочего времени для решения срочной задачи.

Свойства задачи

Функция "Задачи" предназначена для работы со списком своих дел. Задачи отображаются в древовидной форме и в сетке календаря. Существенным плюсом является то, что каждая задача может иметь подзадачи. Например, "Изучение материала" может включать в себя: "Посещение библиотеки", "Поиск информации в Интернете" и т. п. Любая задача имеет параметры (теги), по которым может осуществляться фильтрация. К ним относятся: "Проекты", "Контакты", "Категории", "Календарь". Еще одна возможность рассматриваемой программы – "Заметки". Под ними понимаются разнообразные записи, которые могут относиться как к проектам, так и к отдельным задачам. Заметки очень удобны для фиксирования отдельных мыслей, которые могут пригодиться для реализации проекта или задачи.

Часто люди в качестве органайзера используют продукт MS Outlook, входящий в пакет MS Office. Обычно это происходит либо из-за незнания других программ, разработанных и функционально оптимизированных под статус ежедневника, либо из-за страха потерять привычный рабочий интерфейс и тратить время на освоение нового программного продукта. Да, несомненно, MS Outlook - очень хороший продукт, но первично он является программой для чтения электронной почты, а уже потом органайзером и календарем. Поэтому многих важных функций, столь необходимых для нормальной работы, в нем попросту нет или они слабо выражены.

Для сравнения можно выделить наиболее сильные стороны программы LeaderTask по сравнению с MS Outlook. Естественно, затрагивая лишь те функции, которые относятся к органайзеру. LeaderTask обладает очень полезным свойством - древовидностью. Оно позволяет: видеть все задачи сразу, осуществлять сортировку - задачи могут быть отсортированы по любым признакам (личные/рабочие, важные/неважные и т. п.), а также осуществлять группировку - задачи можно сгруппировать по критериям (как по одному, так и сразу по нескольким). К критериям относятся проект, время, категория, контрагент. В MS Outlook различные виды объектов не определены: разделения на проекты, задачи, заметки отсутствуют, все задачи равноправны, задачи и заметки находятся в общем списке и затрудняют впоследствии поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо.

В одном афоризме утверждается: "Когда мы тратим время на планирование, его становится больше". Но планировать тоже можно по-разному. Можно, например, держать всю информацию в голове. Но исследования, связанные с изучением человеческой памяти, показали, что надеяться на эффективное хранение и обработку большого объема информации не стоит. В этом наверняка приходилось не раз убеждаться каждому самостоятельно. Поэтому лучше всего отдать предпочтение специальным программам, которые возьмут на себя задачу ведения учета ваших планов. Например, продукту LeaderTask, который поможет держать в порядке вашу информацию, оперативно производить поиск в ней, планировать и организовывать работу, вести контроль текущих дел и учет уже сделанных.

Также стоит отметить, что LeaderTask имеет Portable-версию. Благодаря ей этот органайзер может быть всегда с вами. Если вы хотите попробовать программу LeaderTask в действии и понять все ее преимущества и недостатки, то можете использовать ее оценочную версию. Она полнофункциональна, однако работает только в течение 30 дней.