Финансы под контролем

Автор: Марат Давлетханов
Опубликовано: 01.11.2008
Источник: SoftKey.info

Сегодня, когда мировой финансовый кризис активно набирает обороты, все стараются оптимизировать свои расходы. Это касается как физических лиц, так и предпринимателей. Причем речь идет не о простом урезании затрат, а об изменении структуры таким образом, чтобы это не нанесло ущерба бизнесу или качеству жизни. Однако сделать это не так-то и просто. Для эффективной оптимизации расходов необходимо наглядно представлять их структуру. Между тем подавляющее большинство домашних пользователей, да и, чего греха таить, частных предпринимателей не задумываются об этом. Они просто тратят наличные по необходимости, в результате чего возникает проблема неэффективного использования денежных средств. Для ее решения необходимо приучить себя вести бухгалтерию, записывать все свои доходы и расходы. Удобнее всего это делать с помощью специальной программы, например с помощью утилиты "Домашние финансы" от компании Lab-1M.

Программа "Домашние финансы" - это достаточно мощный продукт, отличающийся от многих конкурентов большим количеством функций. Его главное назначение - учет доходов и расходов физических лиц и частных предпринимателей. Интерфейс "Домашних финансов" нельзя назвать очень уж простым. Однако благодаря русскому языку и наличию достаточно подробной справки сложностей с его освоением возникнуть не должно. Главное - запомнить основные понятия, используемые в процессе учета.

Разработчики из компании Lab-1M говорят о рассматриваемой программе как об инструменте для многосчетной и многовалютной организации финансовых потоков. Можно сказать проще. "Домашние финансы" позволяют работать с любым количеством счетов, каждый из которых может быть в своей валюте. Это позволяет учитывать все необходимые объекты: деньги на руках, на пластиковых карточках, на банковских счетах, в электронных платежных системах и т. п. Примечательно, что система счетов иерархическая. То есть пользователь может создавать в ней разделы и подразделы, внутри которых и будут размещаться нужные записи. Можно, в частности, создавать группы, состоящие из нескольких счетов в разных валютах (например, рубли на руках, доллары на руках и т. п.) с возможностью вычисления суммы по всем ним.

Главное окно программы

Следующее важное понятие в системе учета "Домашних финансов" - статьи. Это также иерархический список, который может состоять из любого количества групп и подгрупп. Статьи, по сути, позволяют подразделять доходы и расходы пользователя на категории. С их помощью можно, например, выделить различные источники получения денег: собственная зарплата, зарплата жены или продажа товаров в магазине номер 1, продажа товаров в магазине номер 2, оптовая торговля и т. п. Также и по расходам. Статьи позволяют определить, на что расходуются средства. Например, можно завести группу "Автомобиль" и создать в ней такие записи, как "Страховка", "Парковка", "Бензин", "Ремонт", "Расходные материалы" и т. п. Интересной особенностью рассматриваемой программы является возможность использования шаблонов (например, текущий месяц и год) в названии статей. При этом в будущем, при создании записи, в наименование будет автоматически подставляться конкретное значение. В результате могут получаться такие статьи, как "Оклад - Октябрь. 2008", что весьма удобно. К созданию списка статей стоит подходить максимально внимательно. Дело в том, что только по ним можно определить структуру доходов и расходов, а поэтому они должны быть хорошо проработаны.

Для людей, занимающихся предпринимательством, наверняка покажутся интересными так называемые проекты. Суть их заключается в следующем. Пользователь может создать любое количество бизнес-проектов и завести в каждом из них статьи, которые помогут разбить доходы и расходы на категории. Это позволит в будущем точно учитывать средства, вложенные в ведение бизнеса или отданные в долг, а также в любой момент наглядно увидеть прибыль или убытки от того или иного проекта.

Ну и в завершение остается настроить еще один справочник. Речь идет о так называемых клиентах, то есть людях, которые могут получать доходы или совершать расходы. В обычной семье это супруги и, возможно, их дети. Примечательно, что список клиентов также может быть иерархическим, что достаточно удобно при большом количестве записей.

Работа со списком статей

После настройки всех основных списков базы данных программы "Домашние финансы" можно переходить непосредственно к работе с ней. Суть ее очень проста. Пользователь должен сохранять все совершаемые операции, связанные с получением или расходованием денег. Каждая запись состоит из большого количества параметров. В первую очередь это счет, по которому будет проводиться операция, а также дата, метка сделки (иконка-смайлик, которую можно выбрать из стандартного набора), проект, к которому относятся доход или расход, сумма, валюта и текстовый комментарий.

Здесь можно дать пользователям один небольшой совет. Не пытайтесь записывать все, даже самые мелкие покупки типа буханки хлеба или пакета молока. Выделите отдельную статью и назовите ее, например текущие расходы. А потом просто периодически сравнивайте остаток по бухгалтерии с остатком наличных средств в реальности. Разницу списывайте по этой отдельной статье. Таким образом, вы сможете без труда организовать учет всех текущих небольших расходов, обойтись без которых все равно нельзя (если, конечно, вы не собрались экономить на хлебе и молоке).

Отдельно можно сказать о записях в разделе "Проекты". Дело в том, что при создании новой операции пользователю предлагается выбор ее типа, например вклад в дело, прибыль от дела, списание средств и т. п. Благодаря этим вариантам можно быстро и удобно оформлять различные операции.

Все созданные пользователем записи выводятся в единой сводной таблице. В ней перечислены все основные параметры: тип (доход или расход), дата, статья, сумма, валюта, счет, клиент и т. п. Записи можно сортировать по любому или группировать (то есть фактически фильтровать) по какому-то одному полю. Такой подход обеспечивает максимальное удобство просмотра информации. Также необходимо отметить возможность быстрой установки фильтра по дате. Выбрать необходимый интервал можно как вручную, так и с помощью предустановок (текущая неделя, месяц или квартал, с начала года, прошлый год и т. п.). Примечательно, что просматривать операции можно не только в сводной таблице. В главном окне программы предусмотрены отдельные вкладки для отображения всех доходов, расходов и записей по проектам.

Добавление операции

Отличительной особенностью программы "Домашние финансы" является система планирования. Она состоит из двух частей. Первая - это самый обычный планировщик. В нем можно записывать дела, указывая период их выполнения и ряд дополнительных данных. Удобное отображение информации позволяет легко находить "окна" свободного времени. Вторая часть рассматриваемого модуля более интересна. С ее помощью можно запланировать расходы или доходы. Например, вы знаете, что в следующий понедельник должны получить аванс в размере 10 тысяч рублей. Чтобы не забыть об этом, можно сразу внести соответствующую запись. Она будет отображаться в списке операций, но не будет учитываться при просмотре отчетов.

Другая интересная возможность рассматриваемого продукта - работа с бюджетами. Суть ее заключается в следующем. Пользователь может создавать бюджеты, указывая планируемые доходы и расходы по каждому из них. Затраты и прибыли могут вводиться не только в абсолютных числах, но и в процентах относительно общей суммы по всей группе. В будущем при вводе операций они будут автоматически учитываться в бюджетах. И пользователь может в любой момент увидеть, выполняются ли его планы по доходам и расходам, вовремя скорректировать затраты.

Еще одной функцией программы "Домашние финансы", о которой нельзя не рассказать, являются сценарии. С их помощью можно существенно облегчить внесение в систему сложных операций. Определяя сценарий, пользователь задает входное значение, настраивает переменные и указывает формулы для вычисления результата. В результате с их помощью можно обрабатывать такие операции, как конвертация валют или банковские переводы с автоматическим подсчетом комиссионных процентов и т. д.

Помимо этого в рассматриваемом продукте реализовано немало других возможностей. Это графическое представление отчетов в виде диаграмм, поддержка составных платежей, групповые обработки данных, построение сводного отчета в Microsoft Excel, весьма удобный кредитный калькулятор, автоматическая загрузка курса валют и многое, многое другое.

Графический отчет

Ну и в заключение давайте скажем хотя бы пару слов о лицензировании "Домашних финансов". У этой программы есть три версии. Первая из них - "Домашняя редакция". Она предназначена исключительно для физических лиц и обладает несколько урезанным функционалом (в частности, в ней отсутствует поддержка сценариев). Вторая - "Бизнес-редакция". В ней включены все возможности продукта, ее можно устанавливать на три "бизнес"-компьютера и на любое количество личных ПК покупателя. Есть также VIP-лицензия. Приобретая ее, клиент получает возможность инсталлировать программу на любое количество компьютеров, а также на бесплатное получение всех последующих версий, редакций и модификаций продукта.