Договоры под контролем

Автор: Михаил Брод
Опубликовано: 04.09.2007
Источник: SoftKey.info

Тем, кто занимается сопровождением договоров, близка и понятна проблема их учета и, самое главное, отслеживания исполнения. Договоров может быть много, они могут иметь подчиненные договоры, в исполнении работ могут быть задействованы несколько компаний. Как не запутаться в них, своевременно выполнить работы и оплатить или получить оплату? Как отследить этапы выполнения работ, получить необходимые отчеты? Без специальных программ решать такие задачи сложно.

Программы, позволяющие решить такие задачи, могут быть как самостоятельными решениями, так и частями систем управления предприятием. Но для небольших компаний сложные системы просто не по карману. Им достаточно было бы иметь решение, которым можно легко и удобно пользоваться и для которого достаточно было бы стандартного программного обеспечения.

Такую программу, реализованную на основе популярной офисной системы Microsoft Office, разработала компания "Лидер эксэсс". Она называется "Договора и анализ", а для работы с ней достаточно, чтобы на компьютере были установлены такие компоненты офиса, как Access, Word и Excel. Основная программа выполнена на Access, а остальные компоненты требуются для вывода различного вида отчетов.

Пользователи программы разделены на две группы — администраторов и обычных пользователей. Отличие заключается в том, что у администратора есть права на настройку доступа к базе данных, прав пользователей для доступа к справочникам, на настройку отчетов. Каждый пользователь имеет свой логин (в программе в качестве логина используется ФИО сотрудника), а администратор устанавливает для него пароль доступа.

На администраторе лежит обязанность выполнять и архивирование базы данных. Для этого ему требуется указать папку, в которую будут записываться архивные копии, после чего выполнить архивирование. Название архивного файла устанавливается автоматически, с учетом даты и времени его создания. Программа предполагает возможность удаленного доступа к единой базе данных. В этом случае администратор должен на каждом рабочем месте настроить доступ к этой базе.

Для того чтобы понять, как настраиваются права доступа пользователей, вначале разберемся с их справочником. В справочнике "Сотрудники" помимо фамилии и имени для каждого сотрудника указываются головное подразделение, в котором он работает (подразделение выбирается из своего справочника), и отдел, если он есть в этом подразделении (также используется отдельный справочник). Может быть также указаны должность и телефон. Теперь в настройках доступа для сотрудника могут быть выбраны документы, с которыми он может работать. Это могут быть все документы, внесенные в программу, документы подразделения или отдела либо только те документы, которые внес в программу этот сотрудник.

К правам доступа относятся и общие назначения: может ли сотрудник при работе со справочниками видеть удаленные записи, может ли получить доступ к заблокированным, имеет ли он право добавлять, удалять, копировать или скрывать записи. Еще одно ограничение накладывается на доступ к финансовым документам. Либо сотрудник имеет право с ними работать (добавлять, удалять и так далее), либо может только просматривать их.

Администратор также является тем лицом, кто обеспечивает работу с отчетами. Администратор, используя возможности Access, может создавать новые отчеты, редактировать имеющиеся, назначать им статус — действующий или отмененный (в последнем случае отчет не удаляется из программы, но в списке доступных отчетов для пользователей не показывается). Администратор назначает также программу, в которую будет выводиться сформированный отчет, — это может быть Access, Word или Excel. Поскольку в программе предусмотрены два вида договоров — основные и субподрядные, в отчетах учитываются эти различия, и администратор устанавливает, по каким договорам будет формироваться тот или иной отчет.

Теперь о справочниках. Заказчики. Помимо основных данных — реквизиты, вид деятельности, контакты — по каждому из заказчиков можно в карточке предприятия просмотреть все сформированные по этой организации отчеты. Удобно: не надо более нигде их выискивать, все на месте. Аналогичная информация заносится и по субподрядчикам, разница в том, в каких ситуациях используется информация по заказчикам и соисполнителям.

Для удобства работы в программе есть справочники видов выполняемых работ, состояний договоров, видов деятельности, оплат, стран и городов (даже небольшая организация может иметь отношения не только с российскими клиентами, но и с зарубежными).

Теперь, собственно, об основном назначении программы — работе с договорами. Сразу отмечу, чего здесь не хватает: текстов (файлов) самих договоров. Было бы намного удобнее иметь не только основные данные, взятые из договора (этапы, стоимость, исполнители и соисполнители), но и тексты, чтобы можно было, не выходя из программы, при необходимости открыть текст договора и прочитать нужный раздел.

Тем не менее разберем, какую информацию мы можем ввести и что получим в результате. Добавление нового договора выполняется с помощью специальной карточки (формы). В форме несколько вкладок. Первая предназначена для ввода основных данных договора — номера и заказчика, темы договора и вида работ, состояния и ведущего исполнителя. Здесь же — дата подписания договора, даты начала его выполнения и завершения. Также — общая сумма договора. Перейдя на вкладку "Этапы", можно внести информацию, взятую из договора, по всем этапам работ, включая сведения по срокам и стоимости каждого этапа.

Если в исполнении работ по договору участвуют субподрядчики, информацию об этом можно внести на вкладке "Субподрядные". По таким договорам информация вносится аналогично основным договорам. Разница лишь в том, что договоры с соисполнителями сразу связываются с основными договорами, что упрощает работу сотрудника основной компании, ведущего договор.

После внесения начальной информации договор необходимо отслеживать, точнее, отслеживать его выполнение. Этот процесс заключается в добавлении в карточку договора информации о выполнении работ (если есть этапы, то поэтапную информацию), информации об оплате и оформленных документах. Сами документы (к ним относятся счета-фактуры, акты, накладные) в программе не формируются, да и проще их делать все же в бухгалтерских программах, таких как "1С" или подобные. В эту же программу заносится лишь информация из этих документов — дата и номер, вид оплаты и сумма. Нужно отметить, что желательно данные вносить в определенной последовательности: вначале информацию о документах, а затем об оплате (чтобы документ можно было связать с платежом).

Показалось удобным, что с выполнением договоров может быть связана и информация о командировках. Если таковые были, то вы сможете внести данные о сроке командировки, сотруднике, который выезжал на объект, длительности, стоимости проезда и суточных. (Как вы понимаете, здесь вводятся только те командировки, которые включены в стоимость работ по договору.)

При большом количестве договоров удобно пользоваться возможностью вывода данных только о действующих, закрытых или просроченных договорах (выборка выполняется на вкладке работы с договорами), а также расширенными возможностями поиска. В качестве реквизитов, используемых для поиска, используются все данные, которые вы заполняете при оформлении карточки договора.

И, наконец, отчетность. На вкладке "Отчетность" основного окна программы перечислены все доступные отчеты. Пользователю остается лишь выбрать нужный отчет, щелкнуть по названию и вывести его в предусмотренном приложении. Как правило, это отчет в формате Access. Но у пользователя есть возможность вывести его и в виде таблицы Excel, если до формирования отчета отметить соответствующий переключатель.

Вот, собственно, и все возможности программы. Простая, не сложная в освоении (настолько простая, что разработчики даже не стали готовить документацию), удобная для небольших организаций.