Компактный набор в помощь кадровику и секретарю: LRL Date Calculator, Расчёт стажей, Командировки+, InOut Docs

Автор: Сергей Колганов
Опубликовано: 02.12.2013
Источник: SoftKey.info

Введение

Кадровик и секретарь – профессии схожие тем, что и в той, и в другой большой объем обязанностей связан с выполнением однообразных, рутинных операций – а они, как мы знаем, всегда хорошо поддаются автоматизации. Ведь типовые формы кадровых документов утверждены и используются повсеместно, а уж секретарские функции и вовсе не предполагают какого-либо творческого подхода. В этом, конечно же, могут помочь крупные программные комплексы, но они дорогостоящи и обладают очень широким набором возможностей, который не всегда может быть полностью востребован. Так почему бы не использовать простые и универсальные программы, чтобы избавиться от постоянно повторяющихся действий и рационально организовать свое рабочее время?

В этом обзоре мы рассмотрим 4 небольшие и недорогие программы, которые призваны помочь упростить выполнение отдельных функций кадровика-секретаря.

Основной интерфейс программы

Считаем дни

Программа LRL Date Calculator выполняет простую функцию – подсчет рабочих дней. Вроде бы ничего такого – но вспомните, сколько раз на Вашу просьбу подсчитать стаж на определенную дату кадровик со вздохом брал календарь и вручную высчитывал общее количество дней. Что может быть проще?

Так и данная программа устроена максимально просто: мы указываем, какие дни считаются рабочими, выбираем начальную и конечную дату и нажимаем кнопку «Рассчитать». Формируется достаточно подробный отчет, содержащий полное количество дней, недель, месяцев и лет, а также разделяющий их в зависимости от того, являются они рабочими или выходными. Результаты подсчета можно сохранить в формате RTF, скопировать в буфер обмена, а также напрямую сгенерировать в отчете Microsoft Word или Excel. Буквально одна-две минуты – и любой период трудовой деятельности подсчитан с точностью до дня.

Однако у программы есть один подводный камень, который можно обнаружить практически сразу. Дело в том, что трудовой стаж она помогает подсчитать достаточно точно, а вот с количеством рабочих дней может выйти ошибка. Для этого поставим период расчета с 1 по 12 мая 2013 года и с удивлением обнаружим, что за этот период наш работник трудился целых 6 дней, тогда как по данным производственного календаря их должно быть всего 3, и то один сокращенный. Это встречается не везде – например, Международный женский день 8 марта программа учитывает, причем указывает это и в отчете, а с новогодними праздниками тоже есть несоответствие.

Авторы программы, судя по всему, этот момент предусмотрели, так как в комплект поставки входит и LRL Редактор праздников. Там пытливый сотрудник при желании сможет лично проставить праздничные и выходные дни, импортировать полученный результат в основное приложение и пользоваться им уже с уверенностью, что не ошибется. Но на мой взгляд эта возможность должна быть полезна для предприятий, которые работают по своему графику, не учитывая или заменяя официальные выходные и праздничные дни. А разработчикам программы хотелось бы предложить интегрировать производственный календарь в стандартную версию приложения. Для большинства организаций этого будет более чем достаточно, а вот заставлять кадровиков самостоятельно дорабатывать программу, тем более платную – не совсем корректно.

Создание нового периода

Подсчитываем страховой стаж

В отличие от предыдущей программы, приложение «Расчет стажей» напрямую направлено на помощь кадровому работнику в подсчете стажа работы. Для этого по каждому сотруднику в соответствии с трудовой книжкой указываются периоды трудовой деятельности, занимаемые должности, названия организаций и причины увольнения. По результатам программа формирует сведения о текущем и общем стаже работы, которые можно выгрузить в Excel.

Интерфейс «Расчета стажей» очень прост: по левую сторону располагается список сотрудников, по правую сведения о текущем работнике – периоды работы и рассчитанный стаж. Вместе с тем судя по всему разработчики программы достаточно интересные люди: вместо стандартных Windows-пиктограмм здесь есть большие кнопки «Свернуть» и «Выход». А типовой список сотрудников содержит таких интересных личностей, как Буш Джордж Петрович и Гейтс Билл Иванович. Впрочем, есть и недостаток – основной цвет интерфейса подобран неудачно: сине-зеленый цвет морской волны слишком напрягает глаза, а дополнительные меню и вовсе сливаются с основным окном программы.

Организация командировки

Отправляем в командировку

Велика страна Россия, много в ней областей, городов и сел! В этих условиях практически каждая организация неизбежно сталкивается с необходимостью отправить работника в командировку – в соседний город или на другой конец страны, на день-два или на месяц-другой. А это требует достоверного оформления документов – приказа на командировку и командировочного удостоверения. Максимально упростить этот процесс призвана программа Командировки+.

Функционал приложения очень доступен: сначала нужно забить в базу сведения об организации, подразделениях и сотрудниках, отправляемых в командировку, указать основные места назначения. После этого просто нажимаем на кнопку «Добавить командировку», указываем необходимые данные и все – командировка занесена в программу. Отсюда можно распечатать командировочное удостоверение и приказ и отнести начальнику на подпись – дело всего лишь 4-5 минут. Кроме того, если хорошенько поискать, можно найти и другие полезные функции. Так, если зайти в раздел «Сотрудники» и нажать на кнопку с изображением принтера «Печать», то вместо очевидной распечатки списка сотрудников программа предлагает напечатать на выбор 8 заявлений – на отпуск, отгул, об увольнении и пр. При желании готовые формы документов можно отредактировать или добавить новые варианты заявлений и приказов.

Единственное нарекание к программе – некоторая неряшливость разработчиков. Зайдя в раздел «Места назначения», мы сталкиваемся с такими названиями городов как «Екатиринбург» или «Перьм». Вроде бы невнимательность, а в глаза бросается. В остальном, как уже было сказано выше, Командировки+ помогает эффективно организовать работу по полному оформлению поездок ваших сотрудников.

Занесение документа

Организуем документооборот

Как бы нам не хотелось полностью перейти на электронный обмен документами, пока окончательно сделать это не удается. Постоянный прием официальных бумаг и подготовка собственных писем съедает много времени, а ведь их обязательно надо зарегистрировать в журнале и подшить в папку. Так и копятся на полках толстые архивы документов, в которые заглядывают в лучшем случае несколько раз в год. Но и без них нельзя – а как иначе доказать, что ответил на запрос государственного органа или получил письмо от поставщика? Но если отказаться не получается, то хорошо бы упростить и автоматизировать, считают разработчики InOut Docs.

Принцип работы программы достаточно прост: заносим в базу сведения о компании и сотрудниках, при необходимости редактируем список документов. Затем создаем новый объект и указываем его тип – входящий или исходящий, а также сведения о номере и дате, отправителе документа. При желании можно кратко или подробно переписать содержимое и добавить в качестве вложения отсканированный файл входящего письма. На этом все – сохраняем готовый документ и видим его в общем списке.

Программа может служить своеобразной напоминалкой для руководителя. Входящему документу можно назначить исполнителя и указать контрольную дату. Отдельный фильтр поможет увидеть просроченные дела и оперативно принять необходимые меры. Отсортировать документы можно также по отправителю и по получателю, однако на этом список фильтров заканчивается. Поиск как таковой отсутствует – мы можем только нажимать на кнопки в верхней панели, сортируя письма по типам, но ограничить вывод на экран документов только определенной категории нельзя. Пожалуй, это единственная недоработка без того хорошей программы.

Как результат

Анализ возможностей программ показал, что они вполне подходят для повседневного использования кадровика или секретаря. Да, есть определенные недостатки и недоработки, но они искупаются низкой стоимостью и простотой интерфейса. Пожалуй, единственная особенность этих программ, которую следует учитывать – необходимость заново забивать каждый раз перечень сотрудников. Поэтому в первую очередь можно их порекомендовать организациям с небольшим штатом, нуждающимся в программном обеспечении для автоматизации рядовых функций секретарей и кадровых работников.