Утилиты O&K для работы с принтерами

Автор: Марат Давлетханов
Опубликовано: 14.11.2013
Источник: SoftKey.info

Ни для кого не секрет, что современный офис просто-напросто не может существовать без принтеров. Как бы нам ни хотелось перейти на электронный документооборот и полностью отказаться от "бумажек", на практике сделать это абсолютно невозможно. При этом с принтерами связан целый ряд проблем, которые касаются как пользователей, так и обслуживающего персонала. Чего стоит только поиск свободного принтера (ведь в подавляющем большинстве офисов используются сетевые печатающие устройства, обслуживающие сразу же по десять, а то и более сотрудников), контроль над рациональным использованием расходных материалов и т. д. К сожалению, в современных операционных системах отсутствуют средства для эффективного решения этих, а также многих других задач, связанных с печатью. Поэтому приходится использовать дополнительные утилиты. Например, программное обеспечение от ООО "ОК Софт": O&K Print Router, O&K Print Watch и O&K Printer Viewer.

ООО "ОК Софт" – достаточно старая компания, которая существует с 1999 года. Она изначально специализировалась на разработке программного обеспечения для контроля и аудита печати документов в операционных системах семейства Windows. На сегодняшний день в ее активе есть несколько небольших специализированных утилит, которые могут помочь решить те или иные проблемы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием принтеров практически в любом офисе. В нашем сегодняшнем обзоре мы рассмотрим три такие программы: O&K Print Router, O&K Print Watch и O&K Printer Viewer.

O&K Print Watch

Программа O&K Print Watch, по заявлениям разработчиков, является самым популярным их продуктом. И в этом нет абсолютно ничего удивительного. Дело в том, что эта утилита предназначена для контроля использования принтеров в организации. Эффективное решение этой задачи позволяет практически исключить нецелевое или просто нерациональное применение печатающих устройств сотрудниками организации и тем самым снизить затраты на приобретение расходных материалов и обслуживание печатающих устройств.

Главное окно O&K Print Watch

В большинстве случаев, когда разработчики программного обеспечения анонсируют утилиту для контроля процессов печати в организации, речь идет исключительно о сборе статистики и теневом копировании. С помощью такого инструмента администратор или другое ответственное лицо может просмотреть, кто из сотрудников сколько страниц распечатал, а также увидеть, что именно было на тех страницах. В O&K Print Watch тоже есть подобные возможности. Так, например, можно просматривать статическую информацию по принтерам, компьютерам и пользователям (общее количество распечатанных страниц и документов за период, среднее число распечатанных страниц и документов в день и пр.). Помимо этого в рассматриваемой программе есть встроенная система генерации наглядных отчетов, которые можно распечатывать или экспортировать в форматы HTML и XLS.

Однако необходимо отметить, что просмотр статистики позволяет решить проблему нецелевого и нерационального использования принтеров в организации лишь частично. Во-первых, просмотреть все распечатываемые документы даже в небольшой компании – задача очень трудоемкая. А поэтому, скорее всего, речь будет идти о выборочной проверке в случае неестественно высокой активности. Во-вторых, при таком подходе можно лишь выявить нерациональное использование принтеров, но не предотвратить его. И вот в этом плане рассматриваемая программа заметно отличается от многих конкурентов. Дело в том, что в ней реализована интересная система ограничения доступа к принтерам, которая позволяет построить в организации эффективную политику использования печатающих устройств.

Для этого используется целый ряд функций. Во-первых, это управление правами на принтеры. Каждому пользователю или целой группе пользователей можно разрешить печать (вообще или на определенных принтерах), запретить ее или разрешить с подтверждением. В последнем случае печать отправленных документов осуществляется только после подтверждения администратором. Во-вторых, гибкие правила доступа, с помощью которых можно автоматически разрешать и запрещать печать документов в зависимости от числа страниц в них и наличия ключевых слов в названии.

Есть еще и третья функция, о которой стоит рассказать немного подробней. В O&K Print Watch можно задавать стоимость печати страницы. Причем она является не статической величиной, а формируется автоматически на основе размера листа, типа печати (монохромная или цветная, дуплексная и пр.) и процента заполнения листа тонером в соответствии с заданными администратором "тарифами". Впоследствии рассчитанная стоимость печати листа может использоваться в двух инструментах. Первый из них – это квоты на печать (квоты задаются в виде максимально возможной стоимости), которые могут выделяться как для отдельных пользователей, так и для целых их групп. Если пользователь или группа превысили лимит, доступ к принтерам у них будет автоматически отключен. Второй инструмент – ограничение стоимости печати одной страницы для пользователя (например, с его помощью можно предотвратить печать рисунков и прочих "тонероемких" страниц).

Настройка прав пользователя

Важной особенностью рассматриваемой программы являются универсальность и простота развертывания и эксплуатации. O&K Print Watch состоит из двух частей. Первая из них – сервис, который инсталлируется на принт-сервере организации. Он поддерживает практически все распространенные на сегодняшний день языки управления принтерами: PCL (3, 4, 5, 5E, 5C, 6), POSTSCRIPT(level 2, 3), ESC/PAGE, ESC/P(с поддержкой Remote Mode Commands), ESC/P2, 9-Pin ESC/P, FX, Zj-Stream, CPCA, BJL Commands, BJ Raster Image Commands. Это позволяет рассматриваемому продукту успешно работать практически с любыми печатающими устройствами и заданиями, отправляемыми на них с любых операционных систем.

Вторая часть – консоль управления. С ее помощью администратор может непосредственно со своего рабочего места управлять O&K Print Watch и осуществлять мониторинг работы пользователей. Помимо этого в рассматриваемой программе реализовано веб-приложение, с помощью которого можно удаленно просматривать статистическую информацию об использовании принтеров организации.

O&K Print Router

Как видно из названия, данная утилита является неким маршрутизатором для принтеров. Она способна существенно облегчить жизнь пользователей в тех офисах, в которых несколько сетевых принтеров обслуживают целую группу сотрудников. Использование O&K Print Router позволяет равномерно распределить нагрузку между печатающими устройствами, уменьшить время ожидания печати документов, ускорить сам процесс печати.

Схема работы O&K Print Router

Принцип работы рассматриваемой программы следующий. При ее установке на сервере создается виртуальный принтер. Именно на него пользователи впоследствии будут отправлять задания на печать. Получая их, O&K Print Router обрабатывает в соответствии с установленными администратором правилами и отправляет на реальные печатающие устройства. В рассматриваемой программе реализованы две основные функции: распределение нагрузки и параллельная печать.

Распределение нагрузки обеспечивает автоматическую печать отправленного документа на наиболее свободном на данный момент принтере. Все очень просто. После поступления задания на печать от пользователя O&K Print Router проверяет очереди всех указанных в настройках принтеров и направляет документ на самое свободное печатающее устройство. Причем если принтер неисправен (например, в нем застряла бумага), то он автоматически будет исключен из списка доступных. Такой подход позволяет распределить нагрузку между разными принтерами и сокращает очереди на печать. Кроме того, он существенно облегчает жизнь пользователей, которым нужно распечатать документы срочно. Ведь им не придется самостоятельно искать наиболее свободный принтер. Достаточно просто отправить документ на печать, и можно быть уверенным, что задание выполнится в минимальный срок.

При параллельной печати поступивший от пользователя документ разделяется на несколько частей, каждая их которых печатается на отдельном физическом принтере. У такого решения есть определенное неудобство. Ведь пользователю, отправившему документ на принтер, придется собирать его с нескольких устройств. Но зато это позволяет распечатывать сотни страниц буквально за несколько минут.

Кроме того, у O&K Print Router есть еще одна интересная функция. Речь идет об автоматическом сохранении копий всех распечатываемых документов в формате PDF. Эта возможность может использоваться по-разному. Например, с ее помощью можно просматривать, что именно печатали сотрудники на корпоративных принтерах (хотя, конечно же, это не может заменить программы O&K Print Watch). Другой вариант применения – некое резервное копирование, которое позволит в любой момент распечатать документ или его часть повторно в том же самом виде вне зависимости от наличия и состояния исходного файла.

O&K Printer Viewer

Программа O&K Printer Viewer предназначена для просмотра документов, которые были распечатаны на принтере. Использовать ее очень просто. После установки программа начинает собирать информацию. И в произвольное время пользователь может запустить ее и просмотреть любой из распечатанных за этот период документ. Сохраняется не сам документ, а именно его "изображение". Таким образом, всегда можно увидеть именно то, что было распечатано. Примечательно, что сохраненные копии можно не только просматривать, но и сохранять в PDF или в одном из поддерживаемых графических форматов (EMF, BMP, GIF, PNG, TIFF, JPG).

Просмотр распечатанного документа в O&K Printer Viewer

Заключение

Сегодня мы рассмотрели программы O&K Print Router, O&K Print Watch и O&K Printer Viewer от разработчика "ОК Софт". Все они относятся к категории узкоспециализированных утилит и предназначены для облегчения эксплуатации и обслуживания печатающих устройств в организациях разного масштаба. С их помощью можно решить такие задачи, как реализация политики использования принтеров в компании, мониторинг процессов печати, балансировка нагрузки на печатающие устройства, просмотр распечатанных документов и пр.