Простой бизнес – автоматизация бизнес-процессов и электронный офис

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 23.10.2013
Источник: SoftKey.info

Грамотные владельцы бизнеса со временем приходят к пониманию необходимости автоматизации всех процессов при помощи единой компьютерной системы. Точечная автоматизация, конечно, лучше, чем вообще ничего, но ее разрозненность сильно снижает эффективность и увеличивает расходы. Крупный бизнес может себе позволить большую и дорогую ERP-систему. Для тех же, кто хочет получить полезный и мощный продукт по адекватной цене, существует, например, "Простой бизнес". Он сочетает в себе CRM, управление проектами, управление персоналом, IP-телефонию, видеоконференции, CMS, внутрикорпоративную социальную сеть, чат, базу знаний, личный календарь сотрудников, электронный документооборот и многое другое, работающее в едином информационном пространстве и позволяющее использовать ресурсы на любом устройстве, даже без подключения к Интернету.

"Простой бизнес" ориентирован в первую очередь на малый и средний бизнес, связанный с большим документооборотом, проектными работами, ориентированием на клиента, заинтересованный в переводе практически всех процессов в электронную форму. Компания-разработчик предоставляет гибкие возможности по использованию "Простого бизнеса" – начиная с подписки на продукт как на сервис и заканчивая коробочной версией для установки на собственные серверы. Причем для совсем небольших компаний есть бесплатный вариант почти без ограничения по возможностям. При этом пользователь автоматически получает хостинг для сайта, хостинг почты, возможность осуществлять звонки, отправлять СМС, факсы, организовывать видеосвязь. Компания "Простой.Ру" (разработчик системы) постоянно проводит семинары, мастер-классы, вебинары и обучение клиентов по эффективному использованию "Простого бизнеса" и по технологиям ведения бизнеса в целом, в том числе и бесплатные.

Веб-интерфейс

Так как "Простой бизнес" имеет вариант с бесплатной лицензией, то это позволяет сразу начать использовать систему на реальных данных. С другой стороны, "Простой бизнес" не так прост – он требует начального этапа внедрения и обучения персонала. С ходу разобраться во всех его возможностях не получится, а справочники и таблицы требуют, чтобы их заполнили данными, используемыми в конкретной компании. Причем разработчик декларирует, что возможности системы позволяют достаточно гибко изменить настройки под определенные нужды и логику каждого отдельного бизнеса. Именно поэтому у меня не получилось протестировать "Простой бизнес", как обычно, целиком самостоятельно – пришлось сильно полагаться на обучающие материалы на сайте и на общение с сотрудниками департамента развития системы "Простой бизнес", за что им большое спасибо.

Первое, что бросается в глаза, – это нестандартный подход к интерфейсу, который вы встречаете уже сразу, как только заходите на официальный сайт компании-разработчика. Он четко ориентирован на использование на планшетных устройствах, причем с операционной системой Microsoft, то есть выглядит как тот самый революционный интерфейс WIndows 8, признанный не самым удачным решением. На планшетах Apple протестировать его мне не удалось, а вот на Android он работает явно некорректно, хотя в том же Chrome для Windows никаких проблем не наблюдается. На обычном компьютере им пользоваться, конечно, можно, но нужно привыкнуть к горизонтальному скроллингу и огромным элементам интерфейса. Этот же стиль реализован в браузерном варианте системы, а также присутствует в виде отдельного интерфейса в основной десктопной версии.

Что касается основного приложения, то оно выполнено в виде коммуникатора. Сначала я вообще подумал, что это просто окошко встроенного в "Простой бизнес" джаббера (аналог ICQ-клиента для быстрых сообщений). Но оказалось что отсюда осуществляется доступ ко всем разделам программы, включая проекты, календарь, CRM и все остальное. Третий вариант – это приложение для Android. Оно выглядит более-менее стандартно, но не создано для полноценной работы, как мне показалось. В нем есть только самые необходимые разделы – контакты, проекты, новости, то есть это мобильное приложение предназначено именно для того, чтобы быть в курсе событий вне офиса и быстро реагировать на наиболее важные события.

Возможности системы "Простой бизнес"

Менеджер проектов (PM) позволяет организовывать разветвленные проекты с иерархической структурой для удобной группировки задач. Каждый проект и задача имеют собственные настройки доступа, назначения ответственных, блоки обсуждения и комментариев. Проекты могут быть представлены в виде диаграммы Ганта.

Управление отношениями с клиентами (CRM) построено на основе универсальных таблиц. У меня сложилось впечатление, что эти таблицы могут быть использованы не только для CMR, но и вообще для любой другой структурированной информации. Суть в том, что под конкретную задачу можно сформировать некое хранилище с абсолютно любым набором полей и структурой. Эти таблицы могут быть обработаны всеми доступными стандартными инструментам типа фильтра, поиска, экспорта данных. Таблицы активно взаимодействуют с другими модулями системы, и информация в них может быть использована для построения отчетов, печати документов, осуществления коммуникаций.

Коммуникации

Коммуникации (COM) в системе "Простой бизнес" действительно уникальны. На моем опыте это единственная система со своими собственными модулями для всех возможных средств связи. "Простой бизнес" не только предоставляет пользователю свой почтовый клиент, но и саму услугу почты. Для любого пользователя можно создать почтовый ящик в домене prostoy.ru. Кроме того, сервер системы обеспечивает телефонную связь, в том числе и с видео, организацию чата, отправку СМС и даже документов по факсу. Отправку СМС можно протестировать в бесплатной версии, а по факсу можно отправлять обычные офисные документы (Word, Excel, фотографии). Соответственно, коммуникацию любого рода можно осуществить из любого места программы для любого контакта – как сотрудника компании, так и для контрагента.

Электронный документооборот (DOC) позволяет быстро формировать документы для клиентов, а также проводить "по этапу" внутренние документы типа счетов, актов. "Простой бизнес" позволяет создавать готовые шаблоны и на основе, например, данных из таблицы CRM быстро создать пакет документов и тут же отправить его клиенту. Отдельный модуль для работы со счетами позволяет вести бухгалтерскую отчетность, контролировать финансы.

Управление сайтом (CMS) также встроено в "Простой бизнес" вместе с готовым хостингом и доменным именем. При этом сайтов может быть несколько, для каждого их них настраивается отдельный шаблон дизайна, формируется контент. Единственная особенность: CMS - единственный раздел, который не связан с остальной системой и представляет собой практически автономный редактор сайта.

Проекты

Все вышеперечисленное – это сильно укрупненная схема функционала системы. В каждом разделе есть множество более точных и узконаправленных инструментов, так или иначе связанных между собой и с системой в целом. Благодаря этому все сотрудники организации работают в едином информационном пространстве и могут вести как личные, так и корпоративные дела и проекты совместно из любого места – офиса, дома, командировки. Мобильные информационные технологии дали нам возможность работать из любого места в любое время суток, но, к сожалению, это быстро стало нашей обязанностью.