LeaderTask 8.0 – тайм-менеджмент и управление проектами

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 22.10.2013
Источник: SoftKey.info

LeaderTask – это электронный органайзер для ведения личных дел и коллективного управления проектами. Продукт включает в себя базу контактов, проектов, календарь, заметки – стандартный набор того, что в таких случаях нужно. Но, несмотря на то что у LeaderTask есть множество конкурентов (тот же OutLook), у этой программы есть интересные преимущества, на которые стоит обратить внимание. Прежде всего – это не просто программа, это целая концепция по тайм-менеджменту, которую предлагает разработчик. С помощью его рекомендаций, а также использования всемирно известных методик Getting Things Done Дэвида Аллена, Do It Tomorrow, "Автофокус", систем Брайна Трейси, Джона Вон Эйкена, Александра Любищева и других можно повысить эффективность работы себя, как руководителя (фрилансера, секретаря, предпринимателя), так и целого коллектива сотрудников.

На сайте, посвященном программе, размещена обширная база знаний по тайм-менеджменту и по применению различных методик с использованием программы LeaderTask. Видеоуроки помогут быстро разобраться в технологии и начать управлять своим временем. Возможности LeaderTask расписаны в виде примеров для различных профессий, требующих учета дел, поэтапного выполнения проектов, отслеживания выполнения поручений и так далее.

LeaderTask

LeaderTask позволяет использовать бесплатную пробную версию достаточно длительное время, чтобы можно было не спеша и вдумчиво ознакомиться с его возможностями и принять решение о дальнейшей покупке. Причем тестировать можно полную профессиональную версию со всеми ее интересными сервисами и инструментами, такими как:

Неограниченное кол-во исполнителей
Прием задач с электронной почты (Е-майл-шлюз)
Доступ к задачам с мобильных устройств
Хранение задач в облаке

Кроме того: задачи, встречи, заметки, контакты, календарь, напоминания, гибкая система фильтрации и классификации задач.

Поясню некоторые из перечисленных возможностей. Во-первых, насколько я понял, сотрудники, работающие с LeaderTask, разделяются на собственно зарегистрированных и оплаченных пользователей и простых исполнителей. Полноценные пользователи – это руководители, которые управляют проектами, ставят задачи. От числа зарегистрированных пользователей зависит стоимость лицензий. С другой стороны, существует возможность регистрировать неограниченное количество исполнителей, которые имеют доступ в LeaderTask только к тем проектам, на которые они назначены. Зарегистрированные в системе пользователи могут создавать задачи, просто отправив на специальный адрес письмо. LeaderTask превращает это письмо в запись в списке задач для того пользователя, который был отправителем. Естественно, что это удобно, если у вас нет под рукой компьютера с установленной полноценной версией LeaderTask. Хотя на этот случай как раз и предусмотрено наличие специальных мобильных версий программы для любой из существующих в настоящее время популярных операционных систем. Основное приложение и мобильные устройства синхронизируются друг с другом через облако. Соответственно, и сама программа, установленная на разных компьютерах, благодаря этому будет работать с вашей единой базой данных.

Методологии тайм-менеджмента

Сама база данных представляет собой один файл, который легко портируется и переносится. Для него автоматически производится резервное копирование (создаются копии файла базы данных в указном месте, дальнейшие действия по сохранению информации зависят от пользователя). Более того, LeaderTask поддерживает свободное ведение нескольких баз данных под одним аккаунтом. С сайта программы вы можете скачать готовые примеры с уже заполненными задачами и проектами, подключить их к своей версии LeaderTask и самостоятельно увидеть и "поиграться" с данными. Сама программа также изначально является полностью автономной и не привязывается к конкретному компьютеру. Ее можно хранить на "флешке" и запускать с любого места.

Так как во многих компаниях корпоративные стандарты требуют использование Outlook (особенно если используются Exchange-сервер и другие корпоративные решения Microsoft), то LeaderTask позволяет синхронизировать свои данные с этой программой. LeaderTask умеет забирать из Outlook задачи, заметки, встречи, календарь, контакты. В обе стороны работает обмен контактами.

Рабочее пространство LeaderTask хорошо продуманно. Все элементы находятся там, где и ожидаешь их увидеть. Разработчики, с одной стороны, не стали изобретать что-то кардинально новое и взяли за основу классическую компоновку аналогичных программ – календарь, список задач, категории. С другой стороны, все это рабочее место достаточно гибко настраивается. Вы можете убрать ненужные инструменты, изменить (в пределах допустимого) расположение блоков с информацией.

Напоминание

Основная фишка LeaderTask – это обширное использование методов идентификации задач. Это всевозможные маркеры, ярлыки, категории. Причем и сроки, и исполнители, и проекты – это тоже, в общем-то, все те же самые идентификаторы, по которым одна задача отличается от другой. Большинство из этих сущностей поддерживает иерархическое подчинение элементов – каждая в своем отдельном справочнике. Причем использовать все вышеописанное очень просто, буквально одним-двумя кликами мыши можно изменить статус задачи, повысить приоритет, назначит в проект, сделать подчиненной другой ветке дерева и так далее. К тому же логическую нагрузку на категории и другие пометки вы устанавливаете самостоятельно. Кому-то нужно разделение по срочности, а кому-то по направлению деятельности. Благодаря такой гибкой и удобной классификации LeaderTask обеспечивает быстрый и точный поиск нужных задач и событий.

Для каждой задачи существует целый арсенал сервисов, позволяющих эффективно вести дела, общаться с исполнителями – и все это будет сохранено в одном месте. Речь идет, например, о возможности прикреплять любые документы. Причем файлы будут внедрены в базу данных и физически связаны с задачей. Помимо этого LeaderTask может хранить отдельно ярлыки (ссылки) на файлы и папки на данном компьютере, создавать заметки в виде вложений. Сама задача также может быть сохранена в отдельный файл документа, на случай если вам необходимо кому-то переслать материалы. Еще одна удобная возможность – это система обсуждения. По сути, это практически тематический чат, хранимый в каждой задаче. Любой уполномоченный сотрудник или руководитель может оставить свои комментарии.

Мобильное приложение

Визуализация записей в расписании обеспечивается инструментом под названием "маркер". Это готовые преднастроенные пользователем шаблоны, позволяющие менять цвет строки задачи в таблице. Настроек не так много – слишком гибкие возможности испортили бы общий стиль отображения данных. Но и возможностей изменить цвет фона, цвет шрифта и его стиль вполне достаточно, чтобы выделить то, на что необходимо обратить внимание.

LeaderTask – мощная, интуитивно понятная и удобная система управления проектами и тайм-менеджмента. Профессиональная методологическая поддержка разработчика, включающая очное обучение на курсах, видеоинструкции на сайте и предлагаемые подробные инструкции позволят использовать возможности программы с наибольшей эффективностью и получить соответствующий результат.