Comanda.Su - облачный командный дух

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 15.07.2013
Источник: SoftKey.info

Онлайн-сервисы для управления бизнесом выглядят на удивление мощным и полезным средством для упорядочивания дел фирмы и для контроля за выполнения поставленных задач. Прежде всего, это инструмент для руководителя и для хозяина компании. Сфера применения сервиса совместной работы обширна и многозадачна. Она пригодится и для ведения проектов внутри отдельного подразделения крупной корпорации, и для взаимоотношения с удаленными сотрудниками или фрилансерами, для организации компании без физического офиса, для координации работы нескольких филиалов, торговых точек, выездных менеджеров. Все, что нужно, – это наличие компьютера (стационарного или мобильного), почтового аккаунта и Интернета практически любого качества. Все эти возможности предлагает компания AMS Software с помощью своего облачного сервиса "Команда".

Comanda.su

Использование "Команды" осуществляется в виде подписки на услугу на месяц. Базовых три тарифа отличаются ограничениями на максимальное количество активных проектов, число зарегистрированных в системе сотрудников и места на удаленном сервере под все ваши данные и загруженные в систему документы. Стандартные цены начинаются от 295 рублей в месяц (пять сотрудников, двадцать проектов, один гигабайт на сервере). Помимо этого разработчик декларирует возможность индивидуального подхода к каждому клиенту вплоть до предоставления специальных условий по тарифу и выделения отдельного сервера. Коробочный вариант здесь смысла не имеет, так как основное преимущество облачного сервера – доступность их любой точки, где есть Интернет, а не замкнутость в рамках локальной сети.

Работа с "Командой" начинается с регистрации сотрудников. Первый зарегистрировавшийся пользователь автоматически становится администратором системы и назначается генеральным директором. В дальнейшем роли, естественно, можно перераспределить, раздав полномочия разным сотрудникам. Второе, что после регистрации в системе должен сделать директор-администратор, – это настроить "Команду" под свою фирму. По сути, кроме ввода названия компании на первом этапе больше ничего делать не надо. Следующий шаг – рассылка приглашений сотрудникам на регистрацию. У сотрудников уже должен быть свой почтовый адрес, зарегистрированный в любом почтовом сервисе, которым они пользуются. Получив приглашение, сотрудник может либо принять его, либо отклонить. В первом случае ему предстоит пройти несложную процедуру регистрации в системе – указать свое полное имя. После этого сотруднику будет выслан пароль и он может уже начинать работать. В случае отказа от регистрации, очевидно, что кроме увольнения работника больше ничего не ждет.

Команда сотрудников

После того как все члены вашей бизнес-команды зарегистрировались в системе, их необходимо разделить на руководителей и исполнителей. Отличие одно – руководители могут создавать новые проекты и назначать на них ответственных. Создавать задачи внутри проекта могут все сотрудники. Собственно, система проектов и задач – это основной механизм работы "Команды". Проект – это самая большая сущность и может соответствовать любому логическому или физическому объекту в бизнес-процессе конкретной компании. Например, что софтверной фирме это может быть выполняемая работа для каждого отдельного заказчика или самостоятельное направление разработки какого-либо программного продукта. Для строительного бизнеса – обслуживаемый объект, для торгового – торговая точка и так далее. Все зависит от целей использования системы и потребностей бизнеса. Внутри проекта выделяются более мелкие сущности – задачи. Задача, как правило, это некая конкретная цель, которую необходимо достичь, или работа, которую необходимо выполнить. Задачи, в том числе, могут быть циклическими и возобновляемыми по желанию руководителя. Внутри проекта задачи могут быть сгруппированы по папкам. Сущность папки предназначена исключительно для удобства разделения направлений деятельности внутри проекта и для упорядочивания полномочий.

Создание задачи

С полномочиями следует разобраться особо. У каждого сотрудника, в применении к каждому проекту и задаче, могут быть две роли – исполнитель и проверяющий. Этот механизм работает параллельно с управлением доступом на создание проекта. Исполнитель, соответственно, выполняет работу и ставит отметку о выполнении. Проверяющий подтверждает выполнение, и после его отметки задача считается выполненной. При создании проекта на него назначается фиксированный список сотрудников исполнителей и проверяющих. Дальше этот список по цепочке передается вниз – к папкам и к задачам. Если сотрудник не указан как возможный исполнитель на уровне проекта или, например, на уровне папки, то в подчиненной задаче он не может быть выбран как исполнитель. В обратную сторону этот принцип работает так, что руководитель не сможет снять человека с проекта, если он в какой-то задаче указан как исполнитель или проверяющий. Субъективно - это единственная сложность, с которой пользователи могут столкнуться при работе с "Командой". Не всегда удается вспомнить, что какого-то сотрудника нет в списке только потому, что руководитель не указал его при создании проекта.

Все события, происходящие с проектами или задачами, дублируются сообщениями на электронную почту сотрудника, который участвует в том или ином процессе: назначен исполнителем или проверяющим. Некоторые уведомления можно отключить в настройках у каждого пользователя. Если сотрудник предпочитает работать онлайн, то и здесь есть некоторые удобные инструменты. Прежде всего, это система так называемых виджетов. Здесь под этим термином подразумеваются настраиваемые списки задач с фиксированными фильтрами, которые отображаются на главной странице "Команды". Сотрудник может настроить себе постоянно отображение его задач, задач которые он должен подтвердить, задачи, помеченные как важные, просроченные и так далее. Естественно, что любые фильтры и поиск можно осуществить и на отдельной странице для работы с задачами. Отдельно существуют готовые страницы для всех задач пользователя и всех задач, которые он поручил другим пользователям.

Главная страница с оповещением и виджетами

Еще один интересный инструмент – оповещения. По сути, это объявления, которые имеют срок действия и отображаются у всех сотрудников на главной странице над всеми виджетами с задачами. К сожалению, оповещения, похоже, не отправляются на почту. На случай если сотруднику удобнее отслеживать изменения в "Команде" с помощью почты, было бы лучше, если, например, в день, когда оповещение вступило в силу, отсылать всем письмо. Иначе кто-нибудь может пропустить важные сообщения от руководителя или информацию о срочных изменениях.

Интерфейс "Команды", как и заявлено разработчиком, действительно легкий и может быть использован даже через мобильный Интернет. Минимум графических элементов состоит в основном из небольших иконочек, которые один раз кешируются браузером и больше на объем трафика не влияют. Несмотря на это, разобраться с системой совсем не сложно. Все инструменты и возможности сервиса интуитивно понятны и не требуют особого обучения. Тем не менее на официальном сайте продукта можно ознакомиться с подробным обучающим роликом. Разработчик осуществляет профессиональную поддержку зарегистрированным пользователям. По прошлому опыту общения могу подтвердить, что служба поддержки AMS Software действительно работает и помогает. Из того, чего не хватает, можно назвать справочник клиентов. Хотя бы в самом примитивном его виде. Ведь все равно любой бизнес в конечном счете замыкается на сотрудничестве с другими компаниями, которые становятся либо поставщиками, либо потребителями товаров и услуг. Понятно, что при наличии такого модуля система, по сути, поднимается на ступеньку выше и превращается уже в полноценную CRM. А это, в свою очередь, уже и другой уровень цен на сервис, и другой объем обрабатываемых данных. У некоторых конкурентов, предоставляющих аналогичный облачный сервис, подобный функционал есть, так что надеюсь, что и AMS Software со временем подтянется и добавит в свою "Команду" новый полезный инструментарий.