"ОфисМЕТРИКА" – мониторинг действий сотрудников и учет рабочего времени

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 20.06.2013
Источник: SoftKey.info

Программа "ОфисМЕТРИКА", разработанная компанией AMS Software, поможет решить четыре проблемы: узнать список программного обеспечения, которым пользуются сотрудники, и список сайтов, которые они посещают, узнать долю каждой программы и каждого сайта в общем времени работы сотрудника на компьютере, посмотреть активность пользователя (действительно ли он работает или просто оставил компьютер включенным), проконтролировать общее время и эффективность труда. Возможно, не для каждого работодателя пригодятся все четыре инструмента контроля сразу, но "ОфисМЕТРИКА" позволяет гибко настраивать режимы работы вплоть до индивидуального графика сотрудника. Программа не предназначена для репрессивных мер – только для наблюдения и предоставления информации для дальнейшего принятия решений.

Функционал и настройки "ОфисМЕТРИКИ" позволяют гибко применять эту программу для каждого конкретного случая. От тотального контроля за сотрудниками до получения сводных отчетов по общему характеру использования корпоративных ресурсов. Первый вариант, например, наверняка пригодится для службы поддержки, для операторов, рабочий день которых жестко связан с компьютером и использованием одной-двух корпоративных программ. В других случаях профессиональные обязанности могут позволять человеку вообще не притрагиваться к "мыши". В таком случае программа поможет проконтролировать, если он все-таки сел за клавиатуру, как именно используется рабочее время, на какие сайты подчиненный ходит, в какие игрушки играет.

План быстрого старта

Принцип работы "ОфисМЕТРИКИ" в целом стандартен – на отслеживаемых компьютерах должна быть установлена специальная небольшая программа-агент, которая собирает статистику и пишет ее в единую базу данных. База данных и административный модуль (собственно сама "ОфисМЕТРИКА") могут быть установлены на любом компьютере в рамках общей локальной сети. Для справки, в качестве базы данных используется SQL-сервер FireBird – небольшая и нетребовательная к ресурсам система с высокой производительностью. Агент, устанавливаемый на рабочие станции, устроен более хитро. Упоминание о чем-то похожем на "ОфисМЕТРИКУ" или ее внутреннее техническое имя отсутствует во всех возможных местах, где может "висеть" программка, работающая в фоновом режиме. Таким образом, модуль слежения буквально не виден пользователю. Обладая полномочиями, он, конечно, может просто удалить соответствующее приложение через панель управления, но это уже, скорее, административный вопрос, связанный с политикой безопасности на предприятии.

Для начала работы в первую очередь необходимо создать дистрибутив модуля слежения. Модуль создается непосредственно в самой "ОфисМЕТРИКЕ" и может быть создан многократно, на случай если вы потеряли копию. Созданные дистрибутивы устанавливаются с правами администратора на компьютерах пользователя. Установка модуля элементарна и сводится до классических "да-да-да-завершить" (хотя можно было и сократить количество шагов). В правильно настроенной локальной сети этот процесс не должен занять много времени и может осуществляться централизованно. Сразу после этого модуль слежения начинает следить за пользователем и отправлять данные в общую базу данных.

Настройки

Пока данные собираются, можно настроить структуру вашего предприятия. "ОфисМЕТРИКА" позволяет создать трехуровневую иерархию организации по принципу фирма - отдел - сотрудник. Некоторые отчеты позволяют получать сводную статистику по нескольким сотрудникам в рамках одного отдела, плюс настройки программы по учету рабочего времени также работают по отделам или индивидуально по сотрудникам. Пользователи появляются в списке автоматически по мере поступления данных от модулей слежения. Имена сотрудникам по умолчанию присваиваются согласно именам пользователей в операционной системе, но их можно изменить вместе с должностью и номером телефона. Помимо имени и телефона для сотрудника назначается упоминаемый выше график работы. График бывает трех видов – фиксированный (от и до), свободный (никаких ограничений) и отработка по часам. Соответственно, для фиксированного графика устанавливается время начала и окончания рабочего дня, время перерыва. Для отработки по часам необходимо указать, сколько часов должен трудиться сотрудник. Для свободного графика указываются только рабочие и выходные дни. Те же самые настройки времени применимы в целом для отдела и для фирмы, в этом случае все сотрудники будут работать одинаково, если не указано иное.

На этом этап настроек закончен, можно откинуться в кресле руководителя и наблюдать за своими подчиненными. Наблюдение осуществляется с помощью четырех видов отчетов, каждый из которых может быть сохранен в виде отдельного файла и распечатан.

Обзор

Обзор

Обзорный отчет покажет в графической или табличной форме, кто сколько отработал. Именно здесь используются настройки рабочего времени, перерывов и тому подобного. При использовании табличного представления "ОфисМЕТРИКА" покажет, во сколько сотрудник начал работать (на компьютере), когда прерывался, суммарное время его трудовой деятельности за день, на сколько он опоздал. В графическом виде на временной шкале, ограниченной заданными часами начала и окончания рабочего дня, отмечаются отрезки, в которые зафиксированы трудовая активность и пробелы, когда сотрудник не прикасался к компьютеру. Сводно посмотреть информацию в данном отчете нельзя – для каждого сотрудника в каждом отделе на каждый день рисуется новая таблица.

Активность

Активность

График активности показывает зафиксированные события, которые пользователь совершал на компьютере. Установленный у него модуль слежения перехватывает клики мыши, движения курсора, нажатия клавиш. Соответственно, исходя из этой информации и фиксируется факт того, что пользователь работает в определенный период времени. На основании данных активности можно проанализировать, когда сотрудник загружен сильнее или, наоборот, проявляет низкую активность, а значит, как следствие, почти ничего не делает. График строится только для одного конкретного работника.

Содержание

Содержание

Следующие два отчета показывают в подробностях, что именно сотрудник делает и на какие сайты заходит. График содержания рабочего времени в процентном соотношении расскажет, какие программы используются чаще всего, на каком сайте работник проводит больше всего времени. Данные доступны как в виде таблицы, так и в виде наглядной круговой диаграммы.

Подробности

Подробности

В подробностях можно изучить детально все те же программы и сайты, причем как для одного сотрудника, так и для отдела в целом. Время сотрудника, которое он провел за тем или иным занятием, можно проследить с точностью до секунды: когда зашел, как долго что-то делал (или не делал), когда вышел. Программа четко различает именно работу и бездействие, благодаря этому пользователю не удастся обмануть систему, просто открыв рабочую программу и ничего не делая в ней. Если программы подразумевают работу с документами, то "ОфисМЕТРИКА" покажет, какой файл был открыт в данный отрезок времени. Для удобства в каждой строке таблицы есть кнопочка "Узнать больше". Для сайтов она ведет собственно на сам сайт, а для программ – на страницу поиска по наименованию программы.

В целом "ОфисМЕТРИКА", несмотря на свою видимую простоту, - достаточно мощный и функциональный продукт. Большинство сложных расчетов происходит внутри. Пользователю же предоставляются понятные и исчерпывающие отчеты. Интерфейс не перегружен элементами управления и позволяет использовать "ОфисМЕТРИКУ" в режиме "быстро глянуть, чем заняты мои подчиненные". Возможно, не хватает больше сводных отчетов, например, было бы интересно общую статистику по рабочему времени посмотреть на усредненном графике: в какое время большинство работает, а в какое – отлынивает от оплачиваемого труда. В процессе тестирования был замечен один странный недостаток – время активности сотрудника фиксируется по часам его компьютера, а не общего сервера. Это дает возможность обмана программы. С другой стороны, это, наоборот, удобно в случае использования "ОфисМЕТРИКИ" в офисах, расположенных в разных часовых поясах. Разработчик пообещал учесть этот "баг" в следующем релизе. В остальном "ОфисМЕТРИКА" вполне заслуживает положительной оценки.