Электронное общежитие – учет свободных мест и граждан-проживающих

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 07.02.2013
Источник: SoftKey.info

Залог успешного бизнеса – четко налаженный механизм учета бизнес-процессов, простые и прозрачные схемы и качественный и удобный инструмент для работы. Программа "Электронное общежитие" в первую очередь предназначена, конечно, для студенческих и рабочих общежитий, которые мало связаны с бизнесом. Однако имеющаяся система сбора платы за проживание, учет предоставленных услуг и выставления счетов на их оплату значительно расширяют возможную сферу ее применения. Это может быть и просто общественное общежитие, хостел (что, впрочем, одно и то же), приют и даже небольшая частная гостиница. С виду программа не большая, но достаточно функциональная. Хотя она и не лишена недостатков. Проще всего пошагово рассмотреть все этапы работы, чтобы понять все ее возможности.

Сразу стоит сказать, что изучить удалось лишь демоверсию, предлагаемую разработчиком для бесплатного скачивания. Отсутствие ограничений по времени использования компенсировано в ней запретом на сохранение любых изменений в таблицах с данными, а также невозможностью получить готовые квитанции на оплату, отчеты и другие результаты работы. Общение с автором привело лишь к заверению, что платная версия программы полностью работоспособна и все проблемы, с которыми я столкнулся во время тестирования, проявляются лишь в демонстрационном режиме. Поэтому остается лишь поверить ему на слово.

Справочники

Первым делом необходимо заполнить базовые справочники. "Электронное общежитие" может работать как в однопользовательском, так и в сетевом режиме. В совокупности со справочником "Общежития" это позволяет вести учет в одной базе сразу всех имеющихся жилых объектов, получать сводные отчеты и следить за глобальным состоянием дел. Первым заполняется справочник комендантов общежитий. Функционально эти фамилии ни на что не влияют, но используются в документах в виде подписи. Далее заполняется справочник общежитий – каждое со своим комендантом. По сути, каждое отдельно стоящее здание (корпус) должно быть зарегистрировано отдельно. Затем для каждого общежития заполняется список имеющихся этажей и блоков. Что здесь подразумевается под блоком, я нигде не нашел. Скорее всего, это что-то типа "жилой блок", "семейный блок", "мужской", "женский" и так далее, то есть виртуальная группировка комнат по какому-либо логическому принципу. И, наконец, заполняется справочник комнат, включающий в себя количество мест в каждой комнате, метраж и принадлежность к этажу и блоку. Таким образом, по сути, получается цифровой аналог всего общежития со всеми нужными подробностями.

Второй важный этап – это справочник услуг. Именно этот справочник обеспечивает доход от заведения. На вид он достаточно прост – название да стоимость. Но в дальнейшем с помощью него начисляются как разовые, так и автоматические ежемесячные платежи и выписываются квитанции.

Карточка проживающего

Вспомогательные справочники – категории проживающих, факультеты и группы можно заполнить по необходимости. Если категория проживающих как-то может быть использована в более широком диапазоне, то факультеты и группы, соответственно, пригодятся исключительно для учебных заведений. В работе все эти три справочника нужны в основном для формирования отчетности, группировок и получения документации.

В итоге, когда все готово, можно приступать к регистрации постояльцев. В карточке проживающего нет ничего неожиданного – паспортные данные, фотография, контактные данные. Основная работа по заселению представляет собой пошаговое оформление документов и назначение ежемесячных платежей. В набор документов входят ордер на заселение, договор найма и заявление на регистрацию по месту жительства. Судя по всему, шаблон документов можно редактировать, но в демонстрационной версии этого нет, поэтому приходится надеяться, что эта логичная возможность есть в платной версии. В ежемесячные начисления можно включить любой набор зарегистрированных в программе услуг. Как минимум это плата за проживание.

Сформированная квитанция

Немного непонятно сделан обратный процесс – выселение. Карточка выселяемого не удаляется (что хорошо), но и никуда не переносится и никак не помечается. Хотя, конечно, понятно, что отсутствие у проживающего такого реквизита, как "комната", говорит о том, что он либо выселен, либо еще не заселен. В карточке проживающего очищаются поля с оформленными для него документами, и он остается в общем списке. Кстати, выселение происходит одним нажатием пункта контекстного меню (которое еще надо найти) без всякого подтверждения действий и после этого список проживающих не обновляется и кнопки обновить его принудительно тоже нет. В итоге результат довольно серьезных действий с данными никак не отображается и не подтверждается их успешное выполнение. Учитывая, что список проживающих никак нельзя отфильтровать, при большом количестве записей работать будет не просто. Помогает только сортировка по колонкам. Также нет никакого инструмента для отслеживания истории заселения и выселения. Косвенно отследить, кто и где жил, можно по журналам оформленных документов на заселение, где есть хотя бы фильтр по датам.

Следующий этап – это оплата проживания и других услуг. Ежемесячные платежи начисляются массово в полуавтоматическом режиме по нажатии кнопки. Все неоплаченные начисления видны в списке должников, из которого можно попасть в отдельное окно с перечнем всех выписанных квитанций для конкретного проживающего (наконец, тут есть фильтр по статусу записи – в данном случае это статус оплаты). Там же квитанции можно распечатать и проставить отметку об оплате. Массовой печати квитанций нет, как нет возможности просмотреть и обработать все квитанции без привязки к одному должнику. Помимо ежемесячных платежей есть возможность формировать разовые квитанции на любые имеющиеся услуги.

Регистрация нарушений

Последний имеющийся инструмент – это регистрация административных нарушений. В первую очередь это актуально, видимо, для учебных заведений. Нарушения записываются в подробную форму, позволяющую выделить роль каждого участника с привязкой непосредственно к справочнику проживающих. В дальнейшем по журналу нарушений можно сформировать отчет и распечатать его. Аналогичные нарушениям отчеты существуют для списка должников и для списка проживающих.

В целом видно, что "Электронное общежитие" разрабатывалось с учетом всех особенностей предметной области. Потребности сотрудников общежитий, вполне вероятно, были изучены на живых примерах. В результате получится качественный профессиональный продукт с точки зрения его возможностей. Но вот с точки зрения удобства использования есть некоторые замечания. Интерфейс выглядит разрозненным. Одни и те же данные представлены в разных списках и окнах, хотя логично для каждого массива данных иметь универсальный интерфейс и для редактирования, и для просмотра, поиска и печати отчетов. Возможно, тут сыграло отрицательную роль все то же упомянутое выше обстоятельство тесного сотрудничества с потенциальными пользователями. Хорошо бы, конечно, качественно пересмотреть этот аспект программы, потому что в остальном видно, что продукт сделан аккуратно, все связи и логические цепочки между справочниками и таблицами четко настроены, вся информация надежно хранится. Учитывая опыт разработчика в производстве целых серий тематических отраслевых программ, возможно, и "Электронное общежитие" получит развитие для возможности его использования и в других смежных областях по указанию услуг населению.