Мегапланы на будущее. Система управления бизнесом

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 13.12.2012
Источник: SoftKey.info

Эволюция деловых отношений в свое время привела бизнес к пониманию, что удобнее, когда все сотрудники находятся в одно время в одном офисе. Так появилось требование приходить на работу в одно и то же время, садиться в свою клетушку, заваленную бумагами, и работать до вечера. Постепенно бизнес стал переходить в сеть, в облачные решения. Естественным стало желание дать возможность сотрудникам работать в единой информационной среде, в которой они могут и общаться друг с другом, и работать с документами, и оформлять сделки, и готовить отчеты для руководства. Да и самому руководству интересно в реальном времени смотреть за состоянием дел. Программных решений для этого много, но мало кто может похвастаться гибким подходом к ценам вплоть до бесплатного использования и участием в разработке ведущих дизайнеров страны.

А вот компания "Мегаплан", разработчик одноименного SaaS-приложения, может предложить своим клиентам набор готовых решений от бесплатных до дорогих, интерфейс для которых разрабатывался в самой известной дизайн-студии. SaaS расшифровывается как "Software as a Service", то есть "программное обеспечение в виде услуги". В двух словах: вам просто предоставляется доступ ко всему функционалу через веб-сайт и ничего не нужно устанавливать. Хотя "Мегаплан" существует и в коробочном варианте, предназначенном в первую очередь для крупных компаний с развитой сетевой инфраструктурой, которая может себе позволить отдельный защищенный сервер для развертывания собственной копии "Мегаплана".

Сайт "Мегаплана"

"Мегаплан" – это система управления бизнесом, полноценный электронный офис. В нем создается структура компании, с сотрудниками, отделами, уровнями полномочий, обязанностями и личными предпочтениями. Каждый сотрудник может вести здесь свое личное расписание, перечень дел, общаться в коллегами, вести обсуждение различных тем. И самое главное – это возможность регистрировать сделки, выписывать счета и вести базу клиентов. Весь функционал существует в единой дружественной информационной среде, схожей с социальной сетью. Всегда доступен глобальный поиск по всем разделам, любой объект можно добавить себе в избранное. Сотрудники могут в формате форума или блога вести обсуждение сделок, назначать друг другу задачи, получать бонусы за достижение определенных целей, создавать документы и выкладывать их для общего доступа. Руководство может строить информативные диаграммы по эффективности труда менеджеров, количеству совершенных сделок. "Мегаплан" имеет уже готовую интеграцию с "1С" и клиент-банками, а также с популярными социальными сетями. Кроме того, благодаря встроенному API можно настроить связь "Мегаплана" с вашим сайтом, интернет-магазином и любым другим используемым приложением, поддерживающим нужную технологию.

Сравнение решений

"Мегаплан" состоит из трех базовых решений, различающихся набором функций и предназначенных для компаний разного масштаба деятельности. Самая простая и дешевая комплектация – это "Совместная работа". В нее включено:
- Отчеты. Контроль работы сотрудников и оценка эффективности труда.
- Задачи. Управление задачами и проектами.
- Сообщения. Управление корпоративными коммуникациями.
- Сотрудники. Организация совместной работы и управление сотрудниками.
- Дела. Планирование дел и встреч. Ведение персонального и корпоративного календарей.
- Документы. Структурированное хранение и совместная работа над документами.
- Обсуждения. Создание единого информационного пространства для обсуждения актуальных вопросов.

Самый полный вариант – "Бизнес-менеджер", дополнительно имеет в наличии:
- Финансы. Контроль всех финансовых процессов. Ведение операционного учета.
- Клиенты. Учет и управление взаимоотношениями с поставщиками, клиентами и партнерами. Подключение их к задачам и проектам.
- Счета. Контроль над ходом всех сделок.
- Сделки. Автоматизация процесса продаж.

Рабочий стол "Мегаплана"

Промежуточное альтернативное решение называется "CRM: Клиенты и продажи". Его функционал почти полностью идентичен варианту "Бизнес-менеджер", кроме модулей "Обсуждение" и "Документы", которые тут отсутствуют, что позволяет снизить немножко цену. Кроме того, у функционалов "Совместная работа" и "CRM: Клиенты и продажи" есть полностью бесплатные варианты, ограниченные по количеству одновременно работающих пользователей, занесенных в систему не уволенных сотрудников и активных документов. Ограниченного функционала более чем достаточно для полноценной работы небольшой фирмы. Кроме того, вы можете протестировать в течение стандартного месяца любой вариант "Мегаплана". Ценовая политика разработчика основана в первую очередь на абонентской плате. За почти несущественные 200-300 рублей на одну лицензию вы получаете мощный и удобный инструмент автоматизации бизнеса. Кроме того, стоит упомянуть один существенный момент – благодаря доступу к "Мегаплану" через онлайн-сервис вы и ваши сотрудники смогут работать с ним из любой точки, где есть Интернет: из дома, в отпуске, на больничном, ночью и в других странах. Для мобильных устройств существуют отдельные приложения-клиенты, позволяющие полноценно пользоваться всеми доступными возможностями.

Сотрудники

Сотрудники

Это первый раздел, с которым необходимо познакомиться. По сути, это база HR, в которую заносятся "дела" на всех сотрудников организации. Вносятся все официальные данные (паспорт, ИНН), а также некоторая личная информация. При заведении нового сотрудника ему автоматически создается доступ в "Мегаплан", генерится пароль и отправляется уведомление на электронную почту с требованием начать работу. Из сотрудников создается иерархическая структура фирмы с отделами и системой подчинения. Кроме того, здесь ведется учет отпусков с возможностью представить отпуска всех сотрудников графически, реестр бонусов и штрафов, зарплатная ведомость (нужна синхронизация с "1С").

Сообщения

Это внутренняя система электронной почты для пользователей "Мегаплана". Сотрудники могут обмениваться сообщениями, пересылать вложения. Факт получения сообщения, как и многие другие события, может быть продублирован на обычную электропочту сотрудника, через мессенджер или по СМС.

Задачи

Мегаинструмент для ведения личных или совместных проектов с отслеживанием стадий выполнения, указанием этапов работы. В каждой задаче есть множество удобных инструментов, позволяющих качественно и количественно оценить стадию выполнения, назначать исполнителей, устанавливать подчиненные задачи, привязывать к задаче финансовые операции, если ее выполнение требует затрат. Несколько задач могут быть объединены в проект.

Задачи

Дела

Дела – это личный календарь, расписание. Сюда заносятся встречи, совещания, корпоративы, личные и коллективные мероприятия. Может быть настроена синхронизация с календарем Google. На главной странице "Мегаплана", в интерфейсе так называемого рабочего стола, все назначенные дела графически отображаются на циферблате часов, имитирующем маркерную доску "Тасквоч" от все той же известной дизайн-студии.

Документы

Это архив документов и площадка для совместной работы одновременно. Здесь можно хранить всю необходимую корпоративную документацию, а также разрабатывать вместе с коллегами новые документы с автоматическим отслеживанием версий.

Обсуждения

Раздел объединяет в себе форум, новостную ленту и блог. Сотрудники могут размещать для обсуждения сообщения на любую тему. В режиме новостной ленты можно добавлять свои комментарии к любому событию, произошедшему в системе: создание клиента, принятие нового сотрудника, добавление проекта и так далее.

Клиенты

Второй по важности после сотрудников раздел. Здесь ведется база клиентов. Для каждого контрагента заполняется официальная информация, а также любые подробности, которые могут помочь в бизнесе. Ваша организация и ее филиалы также должны быть внесены в эту же базу. Это необходимо для оформления сделок и выставления счетов. Каждому клиенту могут быть назначены свои статус и индекс надежности.

Сделки

После того как наняты менеджеры и заведены клиенты, можно приступать к оформлению сделок. Этот раздел имеет гибкие настройки, позволяющие сделать форму регистрации наиболее подходящей под конкретный бизнес, будь то продажи, оказание услуг или нечто иное. Сделки напрямую связаны со счетами.

Настройка схемы продаж для сделок

Счета

Реестр выставленных клиентам счетов. Счет может быть либо создан отдельно, либо сформирован автоматически на основе сделки. Счета напрямую связаны с ведением финансов внутри "Мегаплана". Сам документ счета формируется в виде PDF и может быть послан контрагенту для оплаты либо распечатан. Причем подписи можно вставить в графическом виде уже в сам документ.

Финансы

Некий упрощенный вариант бухгалтерии, хотя он может быть связан с "1C", как для получения оттуда выписок, так и экспорта операций в бухгалтерскую систему.

Отчеты

Наконец, последний инструмент – отчеты. Руководитель может самостоятельно получить любую интересующую его сводку о состоянии дел в организации. В программе есть предустановленные самые важные отчеты по продажам, по эффективности менеджеров, по зарегистрированным сделкам и выполненным задачам. Но любой сотрудник может сформировать свой отчет по любому разделу "Мегаплана", настроить колонки, фильтры. Готовый сформированный отчет с данными можно сохранить в виде файла в разделе документов.

Заключение

"Мегаплан" выглядит достаточно мощной и полезной системой, которая может сильно облегчить задачу ведения бизнеса. Первое, что бросается в глаза, – это удобство интерфейса. С одной стороны, множество функций и настроек, в предназначении которых нужно разобраться, с другой – все они на своем месте и их использование интуитивно понятно. Хотя лучше, конечно, внимательно почитать документацию, чтобы быстрее и эффективнее использовать возможности "Мегаплана". Целевая аудитория пользователей системы определена разработчиком весьма точно – малый и средний бизнес. Хотя и для крупных мегакорпораций "Мегаплан" может быть весь полезен в качестве средства автоматизации отдельных участков, филиалов.