Недорогое решение для автоматизации пре-селлинга

Автор: Даниил Буров
Опубликовано: 23.11.2012
Источник: SoftKey.info

Развитие рынка в условиях экономических колебаний приводит к еще большему обострению конкуренции, что является актуальным и для дистрибьюторских фирм. Как правило, в такой борьбе берут верх крупные оптовики - за счет своего размера и большего запаса прочности. Что делать в подобной ситуации небольшим оптовым фирмам и частным предпринимателям, чтобы удержать и расширить свою долю рынка? Выход прост: необходимо увеличивать свою эффективность всеми доступными средствами, в том числе и с помощью специального программного обеспечения.

Еще недавно позволить себе внедрение программных комплексов, отвечающих за автоматизацию бизнес-процессов, могли только крупные международные компании. Однако прогресс не стоит на месте, и к настоящему моменту появилось множество полезных программ с узкой специализацией и приемлемой ценой. Благодаря этому их использование стало доступно и для представителей малого бизнеса, которым ввиду своих небольших оборотов зачастую требуется решение лишь отдельных ключевых вопросов. К примеру, значительно повысить эффективность дистрибьюторской фирмы можно за счет ускорения сбора и обработки заказов от клиентов. Ведь не секрет, что многие торговые представители до сих пор приходят к клиентам с кипами прайс-листов, заказы регистрируются лишь после возвращения сотрудников в офис, из-за чего товары доставляются с задержкой в день или более. В такой ситуации система "СуперСклад-М" может существенно ускорить процесс обработки заказов, а следовательно, и увеличить обороты фирмы.

Крупным планом

Концепция системы "СуперСклад-М" описывается двумя словами: ничего лишнего. Интерфейс не перегружен деталями, функционал сосредоточен только на заполнении заявки, а пользователь не теряется во множестве "тонких настроек". Программа готова к использованию сразу после установки и ввода лицензионного кода. Благодаря такой простоте для поддержания ее работоспособности фирме не требуется наличие в штате соответствующего специалиста, а торговый представитель может приступить к работе с системой уже после пятиминутного инструктажа.

Функциональные возможности. Программа "СуперСкалад-М" предназначена для мобильных устройств. Она работает в паре с центром обмена данными "СуперСклад-МЦ", устанавливаемом на ПК пользователя (как правило, в офисе дистрибьюторской компании). Центр обмена отвечает за загрузку прайс-листов, списка клиентов, а также выгрузку заказов. Для удобства использования Microsoft Excel, OpenOffice.Calc и аналогичных программ, так популярных в небольших фирмах, загрузка данных осуществляется в форматах Excel и CSV или же вручную - непосредственно через интерфейс "СуперСклад-МЦ". Экспорт данных возможен в форматах Excel, CSV, TXT, HTML, либо заказ можно просто распечатать на принтере.

Мобильное приложение используется для осуществления пре-селлинга. Торговый представитель регистрирует заявки клиентов, подставляя в форму заказа данные из соответствующих списков:

• название фирмы заказчика;
• дату поставки;
• способ оплаты;
• скидку (если она предусмотрена);
• название товарной позиции.

Все эти данные присылаются коммерческому агенту из офиса, и ему остается лишь указать количество, добавить примечание (единственный пункт, где предоставлена полная свобода) и нажать на кнопку отправки данных на сервер. Таким образом, минимизируется возможность совершения ошибки по вине человеческого фактора. Хотя отсутствие возможности самостоятельно внести в список нового клиента можно расценивать как пусть и решаемый, но все же недостаток.

Также при желании сотрудник может на своем мобильном устройстве просмотреть отчет по собранным им за день заказам. И если у него назначен план по сумме привлеченных заявок, это может стать дополнительным стимулом для мобилизации своих сил и самодисциплины.

Дополнительные возможности. Также в программе "СуперСклад-М" существуют еще пара опций: просмотр статистики по долгам клиентов и функция назначения маршрута торговому представителю, которые становятся доступны при использовании мобильной программы вместе с учетной системой "СуперСклад". Если же у дистрибьюторской фирмы установлена другая учетная система (вроде "1С") и есть необходимость загружать из нее какие-либо данные в автоматическом режиме, разработка соответствующего модуля осуществляется компанией самостоятельно, исходя из ее потребностей. Лицензия распространения и открытый интерфейс программы "СуперСклад-М" допускают возможность такой доработки.

Технические особенности. Система "СуперСклад-М" работает на любом мобильном устройстве под управлением операционной системы Android версии 2.1 и выше. Хотя в ходе тестирования выяснилось, что для программы принципиальным является вертикальная ориентация экрана, потому использовать ее на нетбуке было несколько... неудобно. Центр учета работает на платформе Windows XP и старше. По словам разработчика, мобильная часть для Windows Mobile версий 5.x и 6.x тоже есть. Однако самих устройств в продаже, к сожалению, уже нет, а Windows Mobile 7 работу программы уже не поддерживает (за что Microsoft снискала заслуженную "благодарность" множества программистов).

Принцип взаимодействия системы "СуперСклад-М" с центром обмена данными показан на иллюстрации. В цепи между мобильной частью и приложением "СуперСклад-МЦ" находится сервер обмена. Через него прайс-листы и список клиентов попадают на смартфон, а в обратную сторону направляются собранные заказы. Данные архивируются, и обмен ими осуществляется в ручном режиме - после нажатия соответствующей кнопки (какого-либо таймера периодической проверки в настройках обнаружено не было). После того как информация попадает адресату, она удаляется с сервера обмена. По словам разработчика, данный сервер размещен на хостинге "Мастерхоста", что гарантирует стабильность его работы и снимает с покупателя обязанности по его обслуживанию. Однако по желанию клиента сервер его программы можно разместить даже на его персональном компьютере.

Выгоды от использования программы с таким узким функционалом, как это ни удивительно, непропорционально велики. Разумеется, предприниматели могут отнестись скептически, но давайте разберемся. Оперативный обмен информацией по товарам, клиентам и заказам между торговым представителем и офисом позволяет существенно ускорить товарооборот, что непременно скажется на положительном изменении прибыли компании. Время, которое сотрудники тратят, добираясь в офис утром (для получения инструкций, распечатки прайс-листов и остатков) и вечером (для сдачи заказов), может быть использовано для дополнительной работы на маршруте. В некоторых случаях небольшая фирма даже может позволить себе нанимать коммерческих агентов в других городах. И для этого нет нужды держать полноценный филиал: инструктировать сотрудников можно по "скайпу", а контролировать их работу можно посредством регистрации времени при оформлении заказа в торговой точке. К тому же получение заявок в удобном для экспорта формате позволяет сократить количество обслуживающего персонала, задействованного на их ручном вводе в учетную систему, а также затраты на офисное оборудование и расходные материалы для их рабочих мест. Такая экономия в годовом масштабе может составить значительную сумму в бюджете коммерческого предприятия. Помимо этого лояльность заказчиков за быстро доставленный товар также можно засчитать как определенное преимущество в соперничестве с конкурентами.

Итого

Система автоматизации работы торговых представителей "СуперСклад-М", будучи ориентированной на малый и средний бизнес, заметно выделяется на фоне своих аналогов. При небольшой цене она обладает всем необходимым функционалом для сбора и обработки заказов. Простой и понятный интерфейс системы, а также отсутствие скрытых затрат на обеспечение ее работоспособности позволяют легко и быстро внедрить ее в жизнедеятельность дистрибьюторской фирмы. А оперативное получение заявок из любой точки, где есть интернет-соединение, даже для небольших компаний открывает интересные перспективы для расширения бизнеса.