Легкий учет клиентов для вашего бизнеса

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 01.10.2012
Источник: SoftKey.info

Каждая уважающая себя компания, работающая ли с контрагентами или живыми клиентами обязательно ведет их подробный учет. По-научному это называется CRM – Customer Relationship Management (управление взаимоотношениями с клиентами). Для разного бизнеса, разного уровня и масштаба нужны разные системы CRM. Кому-то достаточно адресной книги в почтовой программе, а кто-то покупает за миллионы глобальное клиент-серверное решение, интегрированное с системами учета, управления финансами и принятия решений. Так или иначе, ведение коммерческой деятельности требует наличие программного обеспечения, где будет храниться вся информация о контрагентах – от списка выписанных счетов до дня рождения директора и клички его собаки. Для малого и среднего бизнеса, не обремененного сверх-прибылями, существует простое и недорогое решение.

Компания EasyPrograms предлагает целую линейку простых программ для физических и частных лиц, позволяющих грамотно организовать ведение дел, учет денежных средств и так далее. Флагманской разработкой является программа EasyClients – как раз та самая CRM. Возможно, интерфейс не самый красивый и удобный, и ему далеко до стиля "Metro", но не это в программе главное. Главное – это сбор и хранение данных о клиенте, составление статистических отчетов и возможность быстро получить всю историю взаимоотношений в разных разрезах. EasyClients существует как в локальной версии, так и в многопользовательской, в которой можно назначать роли и предоставлять доступ разным сотрудникам компании, в соответствии с их полномочиями. Основных таблиц в EasyClients три. Первая – это данные по клиентам со всеми их реквизитами, контактными лицами и так далее. Вторая таблица – это инструмент для менеджера, позволяющий планировать и отслеживать взаимоотношения с контрагентом. Третья – это история продаж, ведение заказов, выписка счетов, отслеживание статусов по оплате, отгрузке и тому подобном.

Клиенты

В плюсе к основным таблицам, в программе существует множество вспомогательных справочников, позволяющих подробно описать всю, собственно, хозяйственную деятельность фирмы и использовать эти данные при работе с клиентами. Имеется в виду иерархия продаваемой продукции или услуг, различные классификаторы и статусы клиента по роду деятельности, степени надежности и тому подобном. Все эти справочники, как, естественно, и основные таблицы в первоначальной поставке программы пусты. Поэтому если вы планируете использовать EasyClients, то необходимо подумать также и о затратах на внедрение и наполнение ее базовыми данными. Можно, конечно, делать это по мере необходимости, но такой подход, как правило, бывает чреват замусориванием базы невозможностью в дальнейшем получить актуальную информацию, особенно если, к тому же, в компании нет специально сотрудника, отвечающего за централизованное ведение справочников. К достоинствам программы можно отнести ее гибкость по отношению к бизнесу. Помимо упомянутых справочников, EasyClients позволяет изменять состав колонок в используемых интерфейсных таблицах, переименовывать их и организовывать интерфейс так, как это необходимо для организации конкретных бизнес-процессов. И хотя, по-науке, считается правильным адаптировать работу компании под возможности системы, де-факто получается наоборот. Поэтому это свойство EasyClients весьма ценно. Хотя, конечно, вносить доработки в основной алгоритм работы не получится.

События

Процесс работы в EasyClients начинается с регистрации клиента. Как минимум, это должно быть название. Для полноценных взаимоотношений необходимо заполнить все банковские, налоговые и другие официальные реквизиты, способы связи, как официальные, так и с отдельными представителями фирмы. Все это необходимо не только для обеспечения надежных взаимоотношений, но и для быстрой выписки документов. Программа поддерживает использование шаблонов, на основании которых создается готовый документ (договор, счет, накладная, коммерческое предложение, акты и так далее), где уже заполнены как ваши данные (они заполняются в настройках программы или прямо в шаблоне), так и информация по клиенту. Остается только распечатать и подписать. Такие шаблоны можно создавать самостоятельно и добавлять их в программу для дальнейшего использования.

После того, как клиент зарегистрирован, можно начинать с ним работать. Ответственный за клиента менеджер должен заносить в программу все свои удачные и не очень взаимоотношения с контрагентом и его представителями. Все звонки, письма, встречи должны находить отражения в EasyClients с обязательным дальнейшим отчетом. Когда, наконец, вы уговорили клиента отдать вам свои деньги, в разделе заказов регистрируется конкретная сделка, ну или, по крайней мере, намерение ее совершить. На основании заказа можно сформировать платежные и отгрузочные документы и отслеживать всю ее историю от занесения, до оплаты и отгрузки, включая предоставление скидки и контроль задолженности.

Продажи

Следующий этап – это получения отчетов. Во-первых, EasyClients позволяет экспортировать любую видимую таблицу в Excel или OpenOffice для дальнейшей работы с ней в этих приложениях. Кроме того, в программе есть встроенные отчеты для анализа эффективности деятельности менеджеров, статистики продаж, оценки динамики по контрагентам. Также можно распечатать готовые карточки клиентов, с историей взаимоотношений или наклеек на конверты для рассылки. Электронная рассылка тоже поддерживается и ее можно осуществить непосредственно из программы.

Общие впечатления от программы достаточно разнообразны. Как уже было сказано, программа требует серьезного внедрения. Чтобы понять целесообразность использования EasyClients разработчик дает месяц бесплатного тестирования. За это время необходимо проанализировать, как продукт "ложится" под конкретный, уже работающий бизнес, заполнить все справочники, хотя бы по-минимуму и составить план внедрения в учетом всех необходимых изменений. В серьезных компаниях-разрабочиках программного обеспечения такую работу проводят собственные специалисты, стоимость услуг которых, порой, в несколько раз превышает стоимость владения программой. В данном случае, по-видимому, такого рода сервис отсутствует, поэтому придется справляться своими силами, либо привлекать стороннего специалиста. Хотя отзывы счастливых обладателей EasyClients на официальном сайте вполне положительные. Внедренная и запущенная в работу программа, очевидно, реально поможет облегчить работу с клиентами и привести в порядок процесс общения с ними. Кроме того, руководитель получит инструмент для контроля менеджеров и для получения данных с целью дальнейшего принятия управленческих решений. Результаты использования EasyClients можно будет выразить в привычных цифрах, а с цифрами вести бизнес немного проще и эффективнее.