Каталогизатор файлов и документов "МодусДок"

Автор: Иван Афанасьев
Опубликовано: 05.09.2011
Источник: SoftKey.info

Если деятельность человека связана с компьютером, будь то бизнес, творчество, программирование или иная деятельность, то постепенно накапливаются различные файлы. Тексты, фотографии, изображения, сканы документов, электронные таблицы, письма, страницы из Интернета и так далее. Большинство из них как-то группируются, складываются в одну папку. Но часто бывает, что требуется объединить разнотипные файлы в одну единую сущность, иметь возможность управлять ими и создать некий каталог. Посмотрим, чем сможет помочь в этом случае каталогизатор данных.

Те, кто сталкивался с программированием, знает, что описанная выше сущность, объединяющая разномастные файлы, не что иное, как проект. В средах программирования проект представляет собой иерархическую структуру, объединяющую различные файлы с возможностью работы с ними в одном интерфейсе. В областях, далеких от программирования, подобные проекты организовать сложнее. Программ для управления документами мало, и в основном они являются замкнутыми системами, позволяющими работать только с известными ими форматами данных и только внутри себя. Программа "МодусДок", разработанная серьезной организацией ООО "НОВЕЙШИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ", имеет ряд выгодных отличий.

Первое ощущение, что программа изначально разрабатывалась для внутренних отраслевых нужд. Весь стиль интерфейса и логика работы наводят на мысль о закрытом советском НИИ. Однако после более тесного знакомства с программой проникаешься ее полезными свойствами и перестаешь обращать внимание на некоторые неудобства.

Окно программы

Какие основные возможности "МодусДок"? Программа позволяет создавать линейную или иерархическую структуру – так называемые группы. Внутри группы можно объединять любые файлы, добавлять к ним комментарии, назначать имя. Файлы текстовых документов и электронных таблиц можно внедрить в проект, и они будут храниться в базе данных. Остальные файлы привязываются в виде ссылки. Также можно добавлять текстовые заметки и ссылки на веб-сайты. Таким образом, мы имеем возможность создать некий проект и накапливать в нем все относящиеся к нему материалы. Документы в проект можно "кидать" непосредственно из списка файлов. Их можно редактировать непосредственно в той программе, для которой они предназначены (MS Word, MS Excel и так далее). В общем, удобство замысла не вызывает сомнения. Но есть некоторые замечания по реализации, о которых будет сказано ниже.

Рассмотрим на примере весь цикл - от создания базы данных до добавления документов. Самый глобальный объект в программе – это база данных. Она имеет физическое воплощение в виде каталога на диске с файлами таблиц внутри. Изначально работа ведется в базе данных "Основная" (имя можно изменить). Но по желанию можно создавать неограниченное число баз данных. Чтобы перенести базу данных на другой компьютер или сделать резервную копию (похоже, это и есть изначальное предназначение этого функционала), в программе существует механизм так называемой архивации – каталог с базой копируется в указанное место, откуда его можно забрать и скопировать, например, на "флешку". Также есть обратный процесс восстановления из архива. Еще есть возможность сжимать базу данных с помощью архиваторов в один файл, но в "МодусДок" используются экзотические бесплатные архиваторы, которые не входят в дистрибутив программы и где их брать обычному пользователю непонятно.

Управление базами данных

Создав и открыв базу данных, нужно добавить группы. Группы представляются либо в виде линейного списка-индекса, либо в виде иерархии-дерева. Причем иерархия организовывается автоматически по весьма оригинальному алгоритму. Программа объединяет группы по веткам на основе одинаковых слов в названии. То есть группа с именем "INFO Модус" будет дочерней для группы "INFO". И этот порядок можно изменить, только изменив имя. В качестве помощи при создании групп есть режим "Ввод новой группы на основе реквизитов текущей" – при этом в новую группу копируется имя и достаточно добавить к ней какой-либо текст через пробел, чтобы добавить подчиненную группу.

Индекс и дерево

Теперь можно добавлять документы. Как уже говорилось, документы можно либо создавать непосредственно в программе и они будут храниться вместе с проектом в базе данных, либо добавлять уже существующие файлы или каталоги. Внедренные документы могут быть или текстовыми, или табличными.

И хотя в списке отображаются различные версии офисных программ, фактически документ будет создан с использованием установленной у вас версии MS Office. При добавлении уже существующих файлов, если они соответствуют этому списку, программа предложит на выбор связать их с проектом или внедрить в базу данных. Прочие файлы можно только привязать.

Внедренный файл можно извлечь из базы данных, сохранив его на диске. При этом образуются два независимых документа – в базе и на диске. В целом механизм удобный, только не хватает возможности создавать файл, не внедряя его, и извлечь внедренный файл с последующей автоматической привязкой. Возможно, пригодилась бы функция перемещения файла в базу данных с удалением его на диске.

Веб-ссылки также можно или сразу "кидать" из адресной строки браузера, или вводить вручную. Еще один специфичный объект – это каталог. Можно "перетащить" папку в проект и открывать ее из программы. Если же необходимо добавить содержащиеся в каталоге файлы, то можно или воспользоваться специальной функцией в программе, или просто выделить все файлы и "перенести" их в список, как это делалось с одним файлом.

Теперь несколько слов об интерфейсе. В целом он хоть и непривычный, но удобный. Строки в списке файлов подсвечиваются разными цветами в зависимости от типа документа, но хотелось бы иметь возможность самостоятельно указывать цвет или вообще отказаться от этого. Сильно не нравится обязательность некоторых полей (номер, например) и отсутствие возможности выбрать отображаемые в таблице колонки. Жаль, что тип документа обозначается буквой, так же как и колонка с меткой ("!"). Было бы красивее использовать иконки. Как программист я знаю, с чем это связано, но возможность сделать графический табличный список существует. Необычно сделана фильтрация – отдельное поле над каждой колонкой. Впечатление, что это наследие DOS-интерфейса. Для коммерческого продукта можно было бы сделать удобнее, красивее и проще.

По поводу группы уже была высказана критика. Существующий способ их организации приемлем, хотя интуитивно хочется просто создавать подчиненные узлы, добавляя их к родительскому уровню. Также было бы удобно, если бы программа запоминала способ отображения групп – индекс или дерево.

В общем, при условии дальнейшего развития программы в сторону дружественного интерфейса и стандартизации ее функций я бы порекомендовал ее к использованию. Из всего малого числа аналогичных программ она, на мой взгляд, наиболее удобная и ближе всего к организации понятия "проект".