Автоматизация учета аппаратного и программного обеспечения

Автор: Марат Давлетханов
Опубликовано: 26.05.2011
Источник: SoftKey.info

В представлении большинства пользователей работа системного администратора заключается исключительно в обслуживании серверов, компьютеров, принтеров и прочей вычислительной техники. Однако это не совсем верно. Помимо всего прочего системный администратор должен вести подробный учет аппаратного обеспечения и лицензий на использующиеся в компании операционные системы и программы. Если число ПК в офисе не превышает 10-15 штук, то ИТ-специалисты в большинстве случаев пренебрегают этой обязанностью. Или же просто сохраняют списки железа и ПО в Excel или просто в текстовом файле. Однако если количество машин исчисляется десятками, а их обслуживанием занимаются несколько человек, то ручной учет может превратиться в настоящий кошмар. В этом случае рекомендуется использовать специальное программное обеспечение, которое может существенно облегчить и упростить работу системных администраторов. Одним из самых известных таких продуктов на российском рынке является Hardware Inspector. Именно о нем мы с вами, уважаемые читатели, и будем сегодня говорить.

Как мы уже говорили, в большинстве малых, да и, чего греха таить, во многих средних компаниях учет аппаратного и программного обеспечения не ведется. Когда же необходимость в нем все-таки возникает, то заполнение данных десятков или даже сотен пользователей и компьютеров со всеми устройствами может отнять огромное количество времени. К счастью, разработчики Hardware Inspector позаботились об этом. Данная программа позволяет запустить систему учета буквально за несколько часов.

Начинается процедура с создания базы данных, в которой будет храниться вся информация. Их может быть несколько. Однако в каждый момент пользователь может работать только с одной базой данных. Дополнительно необходимо указать папки, в которых будут размещаться отчеты о конфигурациях компьютеров, изображения устройств, фотографии пользователей, карты, файлы, прикрепленные к заявкам и т. д.

После этого можно заполнить список сотрудников компании. Он необходим для привязки к рабочим станциям конкретных людей. Заполнять список можно вручную или импортировать из CSV-файла. Понятно, что эти варианты могут использоваться лишь в малых компаниях. Для более крупных информационных систем в Hardware Inspector реализован импорт данных из Active Directory. Стоит отметить высокую гибкость этого процесса. Системный администратор может задавать поля, значение которых должно быть уникальным (для исключения повторного занесения пользователей при последующих процедурах импорта), а также так называемые стоп-слова, позволяющие предотвратить перенос служебных учетных записей.

Главное окно программы Hardware Inspector

Следующий этап внедрения Hardware Inspector – создание списка рабочих мест. Сделать это можно вручную. Однако гораздо удобнее использовать один из автоматических способов. К ним относятся импорт списка компьютеров из сетевого окружения, загрузка информации напрямую из Active Directory, сканирование диапазона IP-адресов и проверка отчетов о конфигурации ПК. Примечательно, что список компьютеров можно привязать к организационной структуре предприятия и карте. Это позволит всегда точно знать, какому подразделению принадлежит любой ПК, а также где именно он расположен территориально.

Далее можно приступать к заполнению базы данных устройствами. Понятно, что ручное выполнение такой операции отнимет уйму времени. Поэтому в Hardware Inspector предусмотрена возможность его автоматизации. Для этого используется внешнее программное обеспечение: ASTRA, ASTRA32 и EVEREST. Эти утилиты собирают данные о всем аппаратном обеспечении, установленном на компьютере. Причем делают это на низком уровне, что обеспечивает максимальную полноту и достоверность данных. Удобнее всего запускать их в режиме командной строки средствами домена, указывая параметры таким образом, чтобы отчеты собирались в одной папке (эта операция подробно описана в справочной системе). После этого Hardware Inspector может просматривать сгенерированные отчеты, привязывая их к внесенным ранее рабочим станциям. Таким образом, практически вся работа выполняется в автоматическом режиме.

Ну и в заключение внедрения можно заполнить дополнительные справочники, реализованные в рассматриваемой программе. Их очень много. Они используются для хранения всевозможной информации, используемой в документах.

Основная работа с Hardware Inspector заключается в просмотре и выполнении различных операций с рабочими местами и привязанными к ним устройствами. В первую очередь системный администратор может просматривать компьютеры. При этом ему доступна такая информация, как полный перечень устройств и установленного программного обеспечения, сетевые данные (сетевое имя, IP-адрес, данные сетевой карты и пр.), карта размещения, материально-ответственное лицо и пр. По каждой рабочей станции можно просмотреть историю пользователей и журнал ее технического обслуживания.

Отдельного упоминания заслуживает список устройств. Начать нужно с его иерархичности. Устройства можно "вкладывать" друг в друга, что существенно упрощает восприятие списка. Так, например, процессор, видеоадаптер, оперативную память, сетевую карту можно отнести к материнской плате. А ее, в свою очередь, вместе с DVD-приводом и жестким диском "вложить" в корпус. Таким образом, на первом уровне рабочей станции останутся только периферийные устройства и системный блок, который можно раскрыть и посмотреть, что у него внутри.

Просмотр устройств рабочего места

Для каждого устройства можно просматривать и при необходимости изменять широкий спектр различной информации. Среди нее есть как технические характеристики аппаратного обеспечения, так и чисто бухгалтерские данные: дата приобретения, фирма-продавец, гарантийные обязательства, номер накладной и счет-фактуры и т. п. Дополнительно указываются серийный и визуальный номера, номер стикера и штрихкода. Последние два параметра позволяют промаркировать все имеющиеся в компании устройства, что существенно облегчает их учет и инвентаризацию в будущем.

С устройствами можно выполнять различные действия. У администратора есть возможность их списания, переноса на другую рабочую станцию, группировки с другим аппаратным обеспечением, просмотра истории перемещений, инвентаризации и обслуживания и т. д. Подобным образом организован и учет лицензий на программное обеспечение. Они также привязываются к рабочим станциям, могут переноситься между ними, обслуживаться ИТ-специалистами и т.д.

Еще одной очень интересной возможностью Hardware Inspector является учет кроссировки сети. С ее помощью системный администратор может составить подробнейшую карту сетевой инфраструктуры, в которой указано не просто место размещения всех устройств, но и информация об их соединениях друг с другом (вплоть до указания номеров портов свитчей, маркировки сетевых кабелей и пр.). Эта возможность существенно облегчает планирование расширения сетевой инфраструктуры, ее обслуживание, а также ознакомление с ней новых ИТ-специалистов.

Интересной особенностью рассматриваемого продукта является работа с расходными материалами. С помощью Hardware Inspector системный администратор может вести их список, в котором указываются поступление на склад и передача конечным пользователям. Кроме того, программа может учитывать скорость потребления расходных материалов и планировать потребность в них. Благодаря этому закончившийся тонер в картридже не станет для ИТ-отдела неприятным сюрпризом.

Также нельзя не отметить функцию проведения инвентаризации. Hardware Inspector позволяет максимально автоматизировать выполнение этой нудной операции и сделать ее максимально быстрой. Для этого используются нанесенные производителем или созданные самостоятельно (прямо с помощью Hardware Inspector) штрихкоды. Внося их в систему с помощью сканера или вручную (путем ввода номера) можно в любой момент проверить реальное наличие на рабочем месте всего приписанного к нему оборудования.

Кроссировка локальной сети

В рассматриваемой программе реализован учет обслуживания аппаратного и программного обеспечения. Речь идет о выполнении чистки, профилактики, обновления и прочих действиях, которые должны периодически осуществлять ИТ-специалисты. Выполнив любую операцию, системный администратор может внести ее в базу данных. При этом будет создаваться полная история обслуживания каждого устройства или лицензии.

Отдельного упоминания заслуживает система поиска информации в базе данных, выполненная в виде фильтра. С ее помощью можно искать аппаратное обеспечение практически по любой характеристике: производителю, модели, техническим параметрам, инвентаризационному или серийному номеру, бухгалтерским документам и т. п. При этом можно задавать перечень полей, которые должны отображаться в списке. Но и это еще не все. В Hardware Inspector реализован механизм запросов к базе данных. С их помощью можно выбирать из таблиц практически любую информацию по любым признакам. Это обеспечивает непревзойденную гибкость системы. Примечательно, что запросы можно сохранять и многократно использовать в будущем.

Ну и, конечно же, нельзя не отметить реализованную в рассматриваемой программе систему отчетности. Одних только стандартных отчетов в Hardware Inspector насчитывается почти 30 штук (а помимо них есть возможность создания собственных отчетов)! При этом каждый из них может очень тонко настраиваться пользователем с помощью простого и удобно встроенного инструмента. Дело в том, что в качестве генератора отчетов используется система Fast Report. А она базируется на применении шаблонов, с помощью которых пользователи могут управлять внешним видом документов. Кстати, генерируемые отчеты могут не только распечатываться, но и экспортироваться в форматы PDF, DOC, XLS и т. д.

Дополнительной возможностью Hardware Inspector является система учета заявок на обслуживание компьютерной техники. Она позволяет формализовать взаимодействие сотрудников компании со специалистами ИТ-отдела и повысить его эффективность. Заявки в базу данных пользователи могут вносить самостоятельно через специальный веб-интерфейс. Кроме того, они могут обращаться в службу поддержки и любым другим привычным способом (по телефону, внутреннему чату, электронной почте). А ИТ-специалист заведет заявку непосредственно в Hardware Inspector. Реализованная система позволяет ответственным сотрудникам отслеживать выполнением ИТ-отделом своих обязанностей. Правда, для этого необходимо приобретение дополнительной лицензии.

Учет аппаратного и программного обеспечения – действительно очень непростая задача. Особенно в компаниях, в которых количество компьютеров исчисляется десятками или даже сотнями, а в ИТ-отделе работают несколько человек. В этом случае без специальных средств добиться действительно эффективного ее решения просто-напросто невозможно. Программа Hardware Inspector позволяет существенно облегчить ведение учета, а также попутно решить целый ряд других задач. У данного продукта есть клиентсерверная версия, которая позволяет использовать ее даже в крупных информационных системах, обслуживанием которых занимаются большое количество специалистов.