Жизнь как проектная деятельность: формализуем идею.

Автор: Алексей Таченков
Опубликовано: 28.01.2011
Источник: SoftKey.info

К текущему дню вся наша деятельность, как на работе, так и за ее пределами все больше напоминает череду проектов. У кого-то это проявляется сильнее, у кого-то слабее. Переезды, отпуска, совещания, мозговые штурмы, проведение или подготовка лекций - все это маленькие, но тем ни менее каждый раз уникальные проекты. Кроме этого факта есть еще и тенденция к тому, что современный человек стремится максимально облегчить себе такую проектную жизнь методами электронной формализации действий, планирования, иногда анализом результатов. И в принципе, на рынке программного обеспечения довольно много программных продуктов, которые позволяют это сделать . Но, к сожалению, чаще всего это разрозненные программы, каждая из которых решает строго свою функцию, например только планирование, или только визуальное представление, и не позволяет получить от нее большего.

Собственно эту проблему решили в пакете программ ConceptDraw Office от компании Computer Systems Odessa Corporation. Актуальной на сегодня является 10 версия пакета, и позиционируется он как решение для управления проектами, портфелями проектов, обеспечивающее весь цикл управления, от идеи и мозгового штурма, планирования задач проекта и управления ресурсами до мониторинга хода проекта, подготовки отчетов и создания презентаций.

В пакете три основных компонента, каждый из которых, в общем-то, можно использовать как вместе с остальными, так и по-отдельности: инструмент для составления интеллектуальных карт ConceptDraw MINDMAP, удобный менеджер для планирования задач и ресурсов ConceptDraw PROJECT, и визуальный редактор диаграмм и блок-схем ConceptDraw PRO. Каждая из программ заслуживает отдельного обзора, и следует начать, конечно, с продукта, который позволяет формализовать и визуально представить идею. В данном случае это программа для построения “карт ума”.

Вообще, несмотря на широкую известность самих по себе “карт ума” или, в английском варианте, MindMap , все же следует сказать пару слов о том, что же это за инструмент.

Если совсем кратко, то MindMap - это весьма эффективный механизм для запоминания информации, создания разнообразных линейных и нелинейных иерархий, сбора идей, моделирования и оценки окружающих процессов. В основе этого механизма лежит особенность человеческого восприятия, которому удобнее представлять данные не в виде монотонных списков, как учили в школе, а в виде визуальных, цветных, иерархических структур.

ConceptDraw MINDMAP 10 обладает довольно богатыми возможностями по созданию интеллектуальных карт. Да и в комплект поставки входит пара десятков уже сформированных шаблонов. Это всевозможные шаблоны для проведения SWOT-анализа, построения бизнес-плана, организационной структуры или стратегической карты предприятия, подготовки к презентации и так далее . Можно даже не рисовать что-то свое, а заполнить нужный шаблон по ключевым полям и получить готовый продукт.

Также в пакете присутствует инструмент для проведения мозгового штурма: в отдельном окне задается тема, по которой нужно работать, время на проведение штурма, нажимается кнопка стартующая процесс и после начала, в специальное поле вводятся идеи, которые генерируют участники процесса. В процессе работы, можно сразу же проранжировать полученные идеи и сопоставить их друг другу, создать иерархию (хотя обычно это делается несколько позже). Завершается мозговой штурм либо в момент окончания установленного для него времени, либо по нажатию соответствующей кнопки, после чего результаты работы переносятся в основное окно программы.

Есть правда один неприятный момент, который возникает при работе с этим инструментом. В частности идеи штурма после ввода автоматически выстраиваются в столбцы, и когда окно развернуто на весь экран, то при достижении “столбцом” края экрана, новый столбец создается автоматически. Но если же окно раскрыто не на весь экран, то новый столбец не создается при достижении “края”, а идеи начинают “вываливаться” за границы экрана, в результате чего не удается охватить все наработанное в целом; и только когда по “мысли” программы развернутое окно “закончилось”, она начинает “писать” идеи в следующий столбик.

Само построение интеллектуальной карты в целом классическое для такого рода программ: от основной идеи рисуются топики под-идей, те разбиваются далее по любому удобного признаку и так далее. Вобще не рекомендуется делать более семи подтем на каждом топике, но программа сама по себе количество не ограничивает. С топиками и ветками можно экспериментировать, задавая разные цвета, формы, используя возможность добавить или убрать нумерацию, связать ветви между собой. Можно автоматически менять форму рисунка и ее выравнивание. Есть инструменты для простого рисования (линии, овалы, прямоугольники и прочее), что позволяет удобно визуализировать какие-то аспекты карты.

Если необходимо свернуть любой уровень карты, или наоборот развернуть, то это также можно сделать по одной кнопке, разворачивающей или сворачивающей иерархию в нужном виде.

К каждому объекту реально поставить в соответствие иконку и / или картинку, которую можно взять из встроенной библиотеки, а можно подтянуть с диска. Удобным представляется и “привязывание” к элементу карты одного из вариантов ссылок – web-ссылка, ссылка на другой топик (элемент) на карте, файл или папку на диске, электронную почту. Жаль, что нельзя привязать несколько ссылок на один элемент.

Очевидная “вкусность”, которая есть в ConceptDraw MINDMAP – это как раз использование карты не просто в качестве хоть и весьма удобной, но все же “картинки”, а возможность сделать из нее проект в ConceptDraw PROJECT. Это востребовано, конечно, только если пользователь формализует не просто идею, а именно готовит проект, и тогда каждый элемент является некой задачей, которую нужно в этом проекте выполнить. Причем здесь речь идет не о банальной выгрузке, а именно о связи между продуктами. Т.е. можно поменять данные в MINDMAP-е, и они автоматически обновятся в PROJECT-е. Да и наоборот сработает точно также. Связи, которые установлены между топиками в MINDMAP-e, автоматически будут восприняты PROJECT-ом как нелинейные связи между задачами, когда одна однозначно начинается строго после выполнения предыдущей.

Дополняет эту возможность то, что для каждого элемента карты можно задать дату старта и финиша, продолжительность задачи в часах, днях, неделях или месяцах; установить (хотя и только в текстовом поле) необходимый для данной задачи ресурс – например, конкретного человека, деньги или машину; также указать, что эта задача и не задача вовсе, а веха, или контрольная точка (веха – это событие или просто дата в ходе осуществления проекта, и используется она, как правило, для отображения состояния завершенности тех или иных работ); можно написать заметку или рекомендацию по данной задаче.

Очень порадовали возможности ConceptDraw MINDMAP в части экспорта из программы. Построенные карты можно выгрузить в самые различные форматы: можно в pdf, и тогда на выходе получится картинка; можно в Microsoft PowerPoint, причем в двух различных видах: как собственно картинка MindMap или как списки, которые выгружаются “послайдово”, по количеству веток отходящих от основной идеи; можно в Microsoft Word, тогда получится простой маркированный список (формат rtf). Есть функция сохранения карты в виде графических файла наиболее распространенных форматов: jpg, bmp, gif и tiff. Еще есть выгрузки в HTML формат, а также в Microsoft Project. Хотя, конечно же, удобнее использовать в данном конкретном случае для проектной деятельности собственный продукт пакета - ConceptDraw PROJECT.

В целом этот продукт пакета действительно весьма удобен в части построения интеллектуальных карт для формализации проекта или идеи и его можно использовать как отдельный продукт, но совместно с другими программами пакета его возможности расширяются и усиливаются. Что собственно и требуется как проектному менеджеру, так и любому человеку, который вынужден решать проектные задачи.