Ваше собственное "облако" (продолжение)Автор: Михаил Брод
Опубликовано: 27.11.2012
Источник: SoftKey.info  Пользователю программы, вне зависимости от того, где она развернута, требуется удобство при работе с ней и возможность хотя бы небольшой настройки под себя. Если это применить к системе Kerio Workspace, то здесь пользователь должен иметь возможность выбирать и настраивать структуру страниц для размещения своей информации.
В системе имеется три варианта страниц, отличающихся числом колонок: от одной до трех. Каждая колонка может иметь свою уникальную цветовую схему и ширину, что позволяет приспособить их к размещению различных типов данных. Размещать мы можем графику и текст, видео и таблицы, используя при этом специальные решения - компоненты.
Компоненты системы
Что такое компонент? Это средство для размещения и управления различными видами контента. Есть компонент, предназначенный для работы с текстами, есть - для работы с изображениями, файлами, ссылками и так далее. Есть у них общие элементы управления - это редактирование элемента, смена наименования (или скрытие его), удаление или перемещение компонента, добавление комментариев, задание фонового цвета. А у некоторых компонентов есть специфические элементы управления, зависящие от выполняемых компонентом функций.
Компонент "Текст" позволяет размещать на странице текстовую информацию. Текст можно создавать во встроенном редакторе (он включает базовые функции форматирования, а также имеет возможность вставки текста, подготовленного в редакторе Word, как с сохранением форматирования, так и без него). Подготовленный текст можно одним кликом преобразовать в HTML-формат и отредактировать его.
А вот редактирование изображений онлайн, к сожалению, не предусмотрено - можно лишь изменять их размеры. Для редактирования изображение потребуется сохранить на локальном компьютере, обработать его в имеющемся у вас редакторе и загрузить обратно. Есть и некоторые ограничения по форматам изображений и видеоматериалов (для загрузки видеофайлов есть отдельный компонент), которые могут быть добавлены в систему. Так, видеоматериалы, которые можно просматривать через сервис, могут быть размещены в компоненте только в формате flv. Файлы иных форматов могут быть размещены лишь в библиотеке файлов. Но зато можно использовать компонент "Мэшап", чтобы просматривать видео с видеохостингов, таких как YouTube и Vimeo.
Следующие компоненты следует отнести к группе, которая чаще всего используется для управления проектами и задачами, - это библиотека файлов, календарь, список задач и список ссылок. В календаре можно создавать события, организовывать встречи, проводить обсуждения. Задачи можно снабжать детальными описаниями и инструкциями по их выполнению (ну и отчетами, конечно, тоже). Важным моментом является то, что и события, и задачи можно синхронизировать с календарями (например, с MS Outlook, iCal и другими ics-совместимыми клиентами) на компьютере или смартфоне.
Любое пространство в рамках системы можно представить как отдельный проект. В рамках этого проекта формировать задачи, составлять календарные планы, загружать и работать с файлами. Страница может соответствовать отдельным задачам, на которых будет вестись их обсуждение всеми привлеченными к решению задачи сотрудниками. При этом неважно, находится ли сотрудник в офисе или вне его - доступ к информации возможен и с мобильных устройств, а при использовании iPad можно не только просматривать, но и редактировать тексты с помощью встроенного редактора.
Кроме того, в Kerio Workspace реализован полнотекстовый поиск, который позволяет находить нужную информацию в любом контенте, размещенном в системе, включая файлы в форматах программ MS Office, PDF и других. В версии 2.0 и старше поиск по умолчанию осуществляется во всех пространствах, но после получения результатов по всем можно применить поиск к текущему пространству.
Любой проект включает в себя не только задачи, планы, тексты, но и документы, представленные в виде файлов. Удобство облачного решения для работы с файлами заключается в том, что оно обеспечивает простой доступ к самой новой версии файлов, при этом не требуется рассылать их заинтересованным лицам с помощью электронной почты либо выкладывать в иное файловое хранилище.
Работа с документами
Помимо хранения файлов с ними требуется и работать. Просмотр обычных текстовых файлов возможен с помощью встроенного просмотрщика. Единственный минус - текстовый файл должен быть сохранен в кодировке UTF-8. В противном случае для русского языка вместо символов букв будут показаны нечитаемые символы. Кроме текстовых файлов имеется возможность просмотра документов и других типов (pdf, офисных).
Процесс редактирования файла можно запустить из системы - для этого будет запущено соответствующее приложение на вашем компьютере. Если с этим же файлом в это же время решит работать еще кто-либо, система предупредит, что файл уже "занят" и доступен только для просмотра. А вот после завершения редактирования, нажав кнопку "Сохранить", система обновит файл и на вашем компьютере, и в онлайновом хранилище, и на локальных компьютерах других сотрудников. Любой сотрудник может увидеть подробную информацию о том, кто и когда вносил изменения в тот или иной файл.
Можно редактировать и исходный файл, вне системы. Но в этом случае необходимо самостоятельно выполнить загрузку новой версии, после чего она будет растиражирована и по компьютерам других сотрудников (если включена опция синхронизации с сервером).
Синхронизация документов
Для целей синхронизации файлов в "облаке" и на локальном компьютере используется специальное клиентское приложение (оно может быть загружено с сервера). Это приложение позволяет синхронизировать и получать доступ к библиотекам файлов без аутентификации в "облаке" через браузер. Каждая из библиотек (а они могут быть в любом пространстве и на любых страницах) синхронизируется с локальным компьютером индивидуально и в интерфейсе клиентской программы отображается в виде отдельных разделов. Поэтому для удобства рекомендуется давать каждой библиотеке индивидуальное наименование.
После завершения синхронизации вы можете вносить изменения в файлы, хранящиеся локально. Ваши изменения будут загружены на сервер в соответствующую библиотеку, старая копия файла будет храниться как устаревшая. Доступ к предыдущим версиям можно получить через опцию контекстного меню "Журнал этого файла", и при необходимости вы сможете "откатить" документ до предыдущей версии. Выполнять синхронизацию можно сколь угодно большого количества библиотек файлов, при этом важно помнить о необходимости наличия свободного места на жестком диске вашего компьютера.
В том случае, если вы удалите синхронизируемую библиотеку из системы, все локальные файлы будут удалены. Если в библиотеке есть модифицированные файлы, которые еще не были синхронизированы с Kerio Workspace, будут созданы резервные копии данных файлов. Если вы удалите синхронизируемую библиотеку с вашего компьютера, то файлы останутся в системе, а вот новые файлы загружаться уже не будут.
Для удобства совместной работы с файлами вы можете передать своим коллегам не только ссылку на страницу, где расположена библиотека, но и ссылку на конкретный файл (получить ссылку можно с помощью контекстного меню). Система при этом предлагает две ссылки - одна предназначена для предварительного просмотра, вторая - для скачивания файла. Как и для всех иных элементов, используемых в системе (тексты, планы, задачи и так далее), для библиотеки файлов и каждого отдельного файла можно добавлять свои комментарии, проводить обсуждение.
Варианты поставки и использования
Система Kerio Workspace предлагается в двух вариантах. Первый вариант - Kerio Workspace Starter Edition (предоставляется бесплатно), второй - полноценная платная версия, которая приобретается по необходимому числу пользователей. Бесплатная версия ограничена только размером хранилища - оно не может превысить 10 гигабайт, а количество пользователей и срок бесплатного использования - не ограничены.
Кроме этих версий компания Kerio предлагает данный продукт как услугу. Хостинг-провайдеры Kerio Workspace обязуются предоставлять клиенту его собственное приватное "облако", правами на содержимое которого обладает только клиент. Арендованные виртуальные серверы Kerio Workspace полностью отделены друг от друга, даже если находятся на одном физическом сервере. "Облачный" Kerio Workspace использует собственную выделенную операционную систему; таким образом, ваши данные находятся в большей безопасности и могут быть легко перенесены на другую площадку.
|
