Склад и торговля

Автор: Софья Перовская
Опубликовано: 25.12.2013
Источник: SoftKey.info

Программы для учета товаров и ведения торговли являются одними из самых востребованных на рынке программного обеспечения. И рынок отзывается на этот спрос, предлагая всё новые и новые решения ведения складского учета, бухгалтерии, продаж, создания отчетных документов и прочих аспектов торговли и бизнеса. Большой объем информации, с которой приходится работать, зачастую масштабность той базы данных товаров, которой нужно оперировать в ходе трудовой деятельности, накладывают свою специфику и требования к программному обеспечению, пытающемуся всю эту деятельность упростить и отрегулировать. Выделим главные минусы, проявляющиеся в таких обслуживающих приложениях. Первое – это их неповоротливость. Зачастую все необходимые действия выполнить можно, но вот каким путем и сколько на это уйдет времени – это уже другой вопрос. Сложность в освоении и применении, неприветливость интерфейса уже давно стали фирменным знаком такого типа программ. ООО "Простой софт" предлагает воспользоваться его продуктом "Склад и торговля", предназначенным для автоматизации торговли и складского учета. Разберем его подробней.

После стандартной процедуры установки, в ходе которой вам предложат указать ваши имя и организацию (прямо как при установке системы Windows), выскочит окно выбора загружаемой базы данных. Выберите базу данных для открытия. Новая база данных создается из меню "Файл", в котором выбирается пункт "Создать базу данных". Есть два варианта формата новой базы данных: MS Access и MS SQL Server. В базе данных помимо таблиц с данными, которые являются единицей построения всей программы, хранятся также все настройки, сделанные пользователями в процессе работы с программой. С этим файлом можно производить все стандартные файловые операции: копировать, переименовывать, посылать по электронной почте, назначать права на уровне ОС. Базу выбрали, дальше надо указать, под каким пользователем заходим. Каждая учетная запись защищена паролем. И вот перед нами предстает главное окно "Склада и торговли"! Не растеряйтесь, ведь сразу заметная масштабная, но мягко представленная функциональность поражает.

Но не пугайтесь, все разработано на удивление понятно и удобно. К тому же с помощью контекстных меню вы можете убрать некоторые наименее полезные вам элементы. Есть основная таблица с записями, представляющая собой как бы абстрактную единицу открытой в данный момент вкладки. Есть дополнительная таблица, в которой раскрывается конкретный состав выбранной записи основной таблицы. "Склад и торговля" допускает даже отображение картинки товара, что, конечно, отличает ее от многих скучных приложений для работы с базами данных, наполнение которых лишено каких-либо графических представлений информации. Если от таблиц на экране у вас рябит в глазах, вы всегда можете уменьшить их количество, сняв галочку в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по панели с вкладками. Интуитивно понятный фильтр поможет вам произвести отбор записей таблицы по выбранным критериям. Кроме того, щелкнув по названию столбца, вы отсортируете данные таблицы по значениям данного столбца. Но и это еще не всё. Зажав клавишу Shift и кликнув по названиям столбцов, вы обеспечите сортировку по нескольким значениям одновременно, приоритет в таком случае зависит от порядка, в котором вы отметили мышкой столбцы. То есть если первая сортировка у вас по дате, то вторая сортировка коснется записей с одинаковыми датами. Максимальное число параметров сортировки – три. Вот такой вот умный фильтр. Наверное, к сказанному уже будет лишним добавлять про группировку записей таблиц по значению полей?

Для работы с главной таблицей у вас всегда под рукой многофункциональная панель инструментов, расположенная над фильтром. Быстренько пройдемся по основным таблицам программы. На вкладке "Поступление" осуществляется опись прихода товаров от поставщиков, список которых может вами пополняться в таблице справочника "Поставщики". Во вторичной таблице раскрывается детальный состав того, что поступило. После регистрации поступления вы, не отходя от кассы, можете распечатать автоматически формируемую с помощью кнопки на панели инструментов приходную накладную в MS Excel. Но если для поступлений предусмотрен только один вид документов, то для продаж, расположенных на одноименной вкладке, их целых восемь: расходная накладная, счет, счет-фактура, накладная "Торг-12", акт, договор, товарно-транспортная накладная, чек. Для фирмы, гордо имеющей производственную направленность, будет востребована таблица "Производство". Причем по вашему согласию производится списание сырья (вкладка "Списание").

На вкладке "Перемещение" заносится движение товаров между складами, но подробнее остановимся не на ней, а на вкладке "Сотрудники": именно тут прописан персонал вашей компании.

На подчиненной таблице можно работать как с записями расходов, так и с зарплатой. Согласитесь, более чем разноплановый продукт предложил нам "Простой софт". Для подробной идентификации вы можете загрузить фотографию сотрудника, а также сканированный документ паспорта. Рассмотрим настройки. Можно произвести конфигурацию как общих настроек программы, так и персональных для каждого пользователя (читайте об этом в разделе "Многопользовательский режим"). В меню "Сервис – Глобальные константы" можно задать информацию о компании и реквизиты. Там же, в "Сервисе", установите для себя напоминания и отрегулируйте меню.

Пример работы: на вкладке "Товары" добавим новую запись "Клавиатура HTC". Заполним все необходимые поля данной записи (переходить между ними удобно с помощью клавиши Enter), причем отметим, что после указания цены (2250 руб.) значения цены продажи и оптовой цены проставились автоматически, поскольку на данные поля заранее указаны наценки. Зарегистрируем поступление данной клавиатуры на одноименной вкладке. Здесь, как и в целом по программе "Склад и торговля", всё интуитивно понятно. Отметим разве только, что поле "Сумма" наполняется по мере ввода данных в подчиненную таблицу поступивших товаров.

Укажем поступление десяти клавиатур HTC. Название выбрано наобум, а потому любое совпадение с реальными наименованиями компьютерных комплектующих является случайным. Это так, перестраховались от рекламы сейчас. С рекламой или без нее, но клавиатуру HTC уже хотят купить, поэтому по тому же принципу оформим в таблице "Продажи" сделку на пять клавиатур.

Но одна клавиатура пострадала во время перевозки, что делать? Спишем ее по браку в таблице "Списание"! После всех этих операций с товаром нас интересует его количество на складе. Заглянем в таблицу "Состояние складов".

Мы видим, что оставшееся количество на первом складе – четыре штуки. Что верно: пять продано, одна списана, остается четыре. Наверняка ваше внимание привлекли записи в данной таблице оранжевого цвета. Им выделяются товары, количество которых меньше предела, заданного в свойствах товара (поле "Лимит"). Таким образом, мы сразу видим, в чем есть потребность и что нужно заказать.

Отчеты и экспорт

Конечно же, в таком продукте есть система составления отчетов, вызываемая с помощью одноименного пункта главного меню. Формат отчета: HTML и Excel.

Нажмите кнопку HTML для редактирования шаблона отчета. Если вы обладаете знаниями языка SQL, то это даст вам возможность комбинировать исходные данные для отчетов, что, по сути, открывает практически неограниченные возможности в данном аспекте ведения учета!

При настройке параметров отчета либо создании нового вы можете не только выбирать поля таблицы, строить графики и подводить итоги по полям, но и применять фильтр и группировку. Программа предлагает хороший ряд возможностей экспорта – тут есть экспорт в Word, Excel, RTF, HTML, CSV, текстовый формат и график. Кроме того, есть такая интересная вещь, как создание документа по шаблону с использованием данных текущей выделенной записи таблицы. То есть в определенные места документа, шаблон которого вы можете подобрать сами, вставляются данные записи, отмеченной вами в таблице.

Многопользовательский режим

В контексте достаточно большой фирмы необходимо, чтобы доступ к базе данных мог быть у каждого сотрудника одновременно. "Склад и торговля" обеспечивает такую возможность, предусмотрев три роли для работы: гость, пользователь, администратор. Гостю можно просматривать и производить фильтрацию в тех таблицах, доступ к которым у него разрешен. Пользователю уже можно что-то редактировать, ну и у администратора, соответственно, самые большие права, включающие еще возможность удаления и конфигурирования настроек. После того как пользователи программы расписаны, а роли им заданы, можно включить многопользовательский режим в меню "Сервис – Параметры". Здесь же есть поля выбора нужного сотрудника для детальной настройки того, что он сможет видеть в программе и с чем работать.

Глубина настройки доходит до ограничения прав доступа к полям таблиц и даже пунктам меню! К примеру, видит всю таблицу, за исключением, скажем, поля "Цена". Да что там пунктам, можно ограничить просмотр записей таблицы, которые удовлетворят заданным вами условиям. Например, сделать недоступными записи таблицы "Товар", цена в которых больше 12 000. Всё делается несколькими нажатиями мыши!

Не нужно, чтобы кладовщик имел доступ к отчетам? Закройте вообще для него меню "Отчеты"! Упростите людям жизнь и ускорьте работу, оставив для каждого лишь ту функциональность и ту часть базы данных, которая необходима для работы. И, конечно, такой подход облегчит процесс внедрения программы и ее освоения сотрудниками, которые смогут приступить к своей работе непосредственно в день переноса базы данных в программу "Склад и торговля"!

Краткий итог

Общий итог по настолько всеобъемлющей системе и такой насыщенной функциональности можно подвести зачастую только общими словами похвалы. Ведь конкретные вещи, да и то не все, уже отмечены нами ранее по тексту. Надо сказать, что "Склад и торговля" – это действительно удобная программа для автоматизации торговли и складского учета, с широкими, буквально детальными возможностями настройки как интерфейсовой части, так и функциональной. Причем для каждого пользователя индивидуально. А использование кода на языке Visual Basic Script во внешних модулях позволяет неограниченно расширять функциональные возможности программы. В программе есть упорядоченная система документации, есть и страница на сайте "Простого софта", посвященная персонально "Складу и торговле", на которой вы можете найти видеоруководство. Приобрести программу можно на сайте Softkey.ru, там же возможна и закачка демонстрационной версии. Там же, на страничке программы на Softkey, нажав кнопку "Предпросмотр", вы попадете на сайт разработчика, где можно получить массу информации о программе – как обновить версию, обучающий видеоурок, полезные ссылки, в том числе на видеопрезентацию программы.